Когда потребуется документ
Допустим, налоговики запросили документы в связи с проверкой компании — камеральной или выездной. А некоторых бумаг просто-напросто нет, их прежде уже изъяли полицейские. Тогда нужно уведомить инспекцию об отсутствии документов. Специального срока для такого уведомления в Налоговом кодексе РФ нет. В нем сказано, что если нет возможности представить документы в течение 10 рабочих дней, то об этом нужно уведомить инспекцию в течение дня, следующего за тем, как получили требование. В письме нужно назвать причины, по которым нельзя представить документы вовремя, а также тот срок, когда компания сможет это сделать. Поэтому безопаснее уведомить про документы на следующий день после того, как получили требование.
Если ваша компания на «упрощенке»
Использовать приведенный нами образец письма могут как компании на общем режиме, так и применяющие упрощенную систему.
Теперь предположим, что вы получили требование о представлении документов в связи с проверкой контрагента. А их у вас нет. Об этом уведомить инспекторов нужно в течение пяти рабочих дней со дня получения требования (ст. 93.1 Налогового кодекса РФ). То же касается и случая, когда инспекторы запросили сведения о контрагенте — то есть не документы, а информацию. Если вы не сообщите, что бумаги или сведения представить невозможно, компанию могут оштрафовать (ст. 126, 129.1 Налогового кодекса РФ). Кстати, по мнению судей, штраф правомерен только в том случае, если в распоряжении компании были требуемые бумаги (сведения), но инспекторам она их не предоставила. Если же запрошенных документов или сведений в принципе нет, то штрафовать ее нельзя (постановление ФАС Поволжского округа от 28 апреля 2011 г. по делу № А55-17604/2010).
Обратите внимание! Требование о представлении документов может быть передано лично под расписку или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Если этими способами его передать невозможно, то налоговики направляют требование по почте заказным письмом. И в этом случае считается, что требование получено по истечении шести рабочих дней с даты направления заказного письма.
По каким правилам составлять уведомление
Утвержденной формы не существует. Об отсутствии документов уведомите налоговиков в произвольной форме. Приведите причину отсутствия у вас запрошенных документов. Например, документы были изъяты. Либо компания никогда не продавала товар конкретной организации и т. д.
Пример: Как составить уведомление о том, что документы отсутствуют
23 сентября 2011 года инспекция в связи с проводимой выездной налоговой проверкой ООО «Восход» затребовала у ООО «Запад» документы, касающиеся продажи товаров, вручив документ представителю компании. В требовании указаны следующие документы:
— накладная от 2 февраля 2011 г. № 565;
— счет-фактура от 2 февраля 2011 г. № 565.
ООО «Запад» документами не располагает, поскольку никогда товары ООО «Восход» не реализовывало. Об этом ООО «Запад» сообщило в свою инспекцию (см. образец ниже).