Если ваша компания на «упрощенке»
Порядок заполнения и учета трудовых книжек един для всех компаний, независимо от режима налогообложения.
На сегодняшний день трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работника. Об этом четко сказано в статье 66 Трудового кодекса РФ. А что делать, если трудовая пропала или пришла в негодность? Тут есть два варианта: оформить дубликат или завести новую трудовую. Все зависит от того, кто и при каких обстоятельствах потерял этот важный документ.
Работник пришел в компанию без трудовой книжки
Вы оформляете на работу новенького, который признался, что трудовую книжку он потерял. Как вам поступить? Тут вам придется выдать человеку новую трудовую. После того, как работник напишет соответствующее заявление. Такой порядок предусмотрен статьей 65 Трудового кодекса РФ.
В новой книжке заполните титульный лист и сделайте единственную запись. О приеме на работу в вашу компанию. То есть как будто человек трудоустраивается впервые. Кстати, стоимость бланка трудовой книжки в этом случае вы вправе удержать с новенького.
Сотрудник хочет все-таки восстановить записи о предыдущих местах работы? Тогда подскажите ему: нужно обратиться к бывшему работодателю. В течение 15 дней после того, как он напишет там заявление, ему должны выдать дубликат трудовой. Так указано в пункте 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.
И уже когда новый сотрудник принесет вам полученный дубликат, вы сделаете в нем же запись о приеме на работу. Как в обычной трудовой. При этом новую книжку вам самим оформлять не нужно.
Утратили трудовую уже работающего в организации человека
А вот другая ситуация. Человек давно работает в вашей компании. И по каким-то причинам его трудовую книжку потеряли или, скажем, утратили в результате пожара. В общем, вины самого владельца книжки нет.
Здесь выход один — сразу оформлять дубликат. Естественно, после того, как сотрудник напишет соответствующее заявление. И само собой, потребуется собрать документы с предыдущих мест работы, чтобы восстановить информацию о трудовом стаже. Это могут быть справки, выписки из приказов, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты. Главное, чтобы на них стояла подпись руководителя или ответственного кадровика, а также печать каждой такой компании.
Со всех полученных документов снимите копии. Заверьте их своей подписью с расшифровкой, укажите свою должность, поставьте текущую дату и сделайте надпись «Копия верна». После этого заверенные копии документов подшейте в личное дело.
Кто будет заниматься сбором всех сведений? По большей части вы сами — как ответственный за хранение и ведение трудовых книжек. Хотя никто не запрещает подключить к процессу и самого работника. Ведь он тоже заинтересован в том, чтобы информация о его трудовом стаже была восстановлена как можно быстрее и полностью.
А при массовой утере трудовых книжек сведения о работе каждого сотрудника, по идее, должна установить специальная комиссия. Членами таковой являются опять же представители работодателя, профсоюзов и других заинтересованных организаций.
В любом случае, собрав все необходимые сведения, стоит составить акт. А при массовой утрате это надо сделать обязательно. В акте укажите должность, периоды работы в той или иной компании и общий стаж сотрудника.
Итак, документы собраны, можно приступать к заполнению дубликата. Образец вы найдете ниже.
Для начала на первой странице в правом верхнем углу сделайте надпись «Дубликат». Теперь надо заполнить раздел «Сведения о работе». Особенность состоит в том, что в дубликате сначала пишут не название организации, а продолжительность труда. Стаж здесь указывают общий и (или) непрерывный. Так определено пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. То есть здесь необходимо написать, сколько лет, месяцев и дней сотрудник провел на прежних местах работы. Например, можно так: «Общий стаж работы составляет 3 года 8 месяцев 17 дней».
Далее, после записи о суммарном стаже, внесите информацию по каждому прошлому месту работы. Графу 1 оставьте пустой, в графе 2 поставьте дату принятия на работу или увольнения. В графе 3 укажите название организации, полное и сокращенное, если есть. А также подразделение или отдел и должность, на которую принят работник.
Если документами подтверждены переводы на другую работу, их тоже нужно обозначить. В этой же графе делают запись об увольнении с указанием причины при наличии такой информации. В графе 4 сошлитесь на документы или их копии, на основании которых сделаны записи в остальных графах.
Важная деталь
Если стаж подтвержден заверенными копиями документов, в графе 4 трудовой книжки нужно указывать именно «копии документов».
Обратите внимание: информацию надо заносить в строгом соответствии с подтверждающими документами. Даже если каких-то данных не хватает и вывод напрашивается сам, сотрудник не вправе вносить ничего от себя. Только то, что есть в бумагах.
Завершить оформление дубликата нужно записью о периоде работы на последнем месте. Так, под порядковым номером 01 должна быть запись о приеме на работу.
Главное, о чем важно помнить
1. Если бывший сотрудник просит восстановить трудовую книжку, выдайте ему дубликат в 15-дневный срок.
2. Заполняя дубликат трудовой книжки, сначала посчитайте общий трудовой стаж и впишите его в раздел «Сведения о работе».
3. Информацию о прошлой работе нужно брать строго из документов.