Вести кассовые операции и оформлять кассовые документы надо по правилам, изложенным в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Этот же документ подскажет, как правильно вести кассовую книгу 2016. Указания заменили Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, которое с 1 июня 2014 годабольше не действует. Итоговый вариант Указания № 3210-У оказался не таким революционным, каким был проект. Приходники, расходники, кассовая книга 2016 и ведомости не изменились, хотя планировалось их упростить.
Формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У). Так, организация может сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов. Подробно о том, как теперь рассчитывать лимит кассового остатка, — в статье «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам».
Малые предприятия ведут кассовый учет в упрощенном порядке. Они вправе не устанавливать лимит кассы – абз.10 п. 2 Указаний №3210-У. Решение не устанавливать лимит нужно оформить приказом. Посмотреть и скачать образец >>>
Требования к тем, кто отвечает за оформление и подписание приходников и расходников – в таблице ниже.
Кто в компании может оформлять кассовые документы и работать с наличностью в кассе
| Сотрудник | Вправе ли оформлять приходники и расходники | Вправе ли подписывать приходники и расходники | Вправе ли прини- мать и выдавать наличные в кассе |
| Главный бухгалтер | Да | Да | Да* |
| Директор | Да, если нет главбуха и бухгалтера | Да, если нет главбуха и бухгалтера | Да |
| Бухгалтер или другой штатный работник | Да* | Да* | Да* |
| Частный бухгалтер или сотрудник организации, если заключен договор бухгалтерского обслуживания | Да | Нет | Нет |
| Кассир | Да* | Да* | Да |
* На основании приказа директора.
Раньше оформлять эти документы мог только кто-то из работников компании — главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный директором, либо он сам. А теперь директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У). Приказ директора о назначении ответственного за оформление ордеров главбух может не визировать.
Важная деталь. При отсутствии штатного или внештатного бухгалтера подписывать кассовые документы должен руководитель, в том числе за кассира.
Выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе, может только штатный работник (п. 4 Указания № 3210-У). Разобраться в этом вам поможет таблица выше.
Заявление о выдаче денег под отчет подписывает директор. Но от него не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги. Такой вывод следует из пункта 6.3 Указания № 3210-У.
Все эти сведения обязательны. Но в отличие от прежних правил писать в заявлении сумму, срок и дату выдачи денег может подотчетник или бухгалтер. Озадачивать этим директора нет надобности.
Чтобы было проще, оформите шаблон заявления так, чтобы подотчетник смог сразу внести все эти данные в нужные строчки. Образец заявления можно посмотреть тут >>>
Важная деталь. С 1 июня на заявлении о выдаче подотчетных нужна только подпись директора. Остальную информацию может вписать сам подотчетник или бухгалтер.
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуВ расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).
Таким образом, теперь расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами. Первый — напечатать на компьютере. Второй — написать от руки.
Важная деталь. В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник или другой человек, можно печатать в учетной программе.
В расходниках компаний, где есть бухгалтер, не нужна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухучет, он визирует расходник за главбуха (п. 4.3 Указания № 3210-У).
Вместе с тем составлять расходник нужно по унифицированной форме. Она предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе произвольно удалять те или иные показатели.
Поэтому безопаснее все же, чтобы в расходниках была подпись руководителя компании. Иначе есть риск, что налоговики посчитают расходник недействительным. И если с учетом выданной по нему суммы остаток в кассе окажется сверхлимитным, оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Не пропустите! Другие важные статьи по правилам работы с наличкой:
- Как безопаснее всего переустановить лимит кассы;
- Пять обязательных правил, по которым нужно получать и расходовать наличку.
Как правильно вести кассовую книгу в 2016 году? Распечатывать ее можно в одном экземпляре, а не в двух. Но кассовая книга 2016 обособленного подразделения – исключение.
Еще одно правило — при бумажном документообороте хранить кассовую книгу 2016 в электронном виде не надо. Такого требования нет. Но старый кассовый порядок обязывал хранить кассовую книгу электронно и на бумаге.
У всех компаний есть возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры расходников, приходников, кассовой книги 2016 и ведомостей оформлять не обязательно. Но только при одном условии: электронные документы и электронную кассовую книгу 2016 надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).
Осторожно! Вести кассовые операции можно электронно, только если все документы вы подписываете квалифицированной электронной подписью. Иначе их надо распечатывать.
Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные приходники и расходники, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников или так называемой кадровой текучки. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно и хлопотно. Поэтому удобнее оформлять приходники, расходники, кассовую книгу 2016 и ведомости на бумаге.
Банк России уточнил порядок исправления документов. Во-первых, в Указании № 3210-У есть оговорка о том, что электронные документы нельзя исправлять после того, как они подписаны. Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него надо создать новый, правильный. Аналогичный порядок предусмотрен и для электронной кассовой книги 2016, если она уже подписана квалифицированной подписью.
Во-вторых, в пункте 4.7 Указания № 3210-У теперь прямо сказано, что можно исправлять бумажные кассовую книгу 2016, платежные и расчетно-платежные ведомости. А приходники и расходники нельзя. Старый порядок тоже запрещал корректировать ордера. Но не было ясно, можно ли при этом править остальные документы. Теперь вопрос отпал.
Чтобы исправить кассовую книгу или расчетно-платежную ведомость, надо зачеркнуть ошибочные данные, рядом указать верную информацию, поставить дату исправления. Сотрудники, которые подписывали ошибочный документ, должны повторно поставить свои подписи с расшифровкой.
Предприниматели и малые компании тоже должны соблюдать кассовый порядок, но в упрощенном виде.
Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы.
Предприниматели освобождены от ведения кассовой книги 2016. Бизнесменам не нужно заботиться о том, как правильно вести кассовую книгу 2016 (п. 4.6 Указаний № 3210-У). Ведь они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов. А на вмененке рассчитывают налог исходя из потенциально возможного дохода, и для них показатели наличной выручки значения не имеют.
Безопаснее всегда оформлять приходники и расходники. Малые компании на каждую кассовую операцию должны выписывать ордера. А с предпринимателями вышла неясность.
С одной стороны, они вправе не оформлять приходники и расходники. Об этом прямо сказано в пункте 4.1 Указаний № 3210-У. Но с другой — пункт 5 этого документа требует оформлять приходник всякий раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу. И никаких исключений в данной норме нет. Поэтому мы рекомендуем составлять кассовые документы. К тому же на практике можно столкнуться с ситуациями, при которых без приходников и расходников не обойтись.
Взять хотя бы налоговый учет доходов и расходов. Его предпринимателю надо вести на основании первичных документов. Например, при получении наличной выручки от покупателя предприниматель раньше оформлял приходник. И на основании этого документа вносил запись о полученном доходе в книгу учета. Если приходный ордер больше не оформлять, то не будет оснований для внесения записи в книгу.
Компания может сдать сверхлимитную наличку только в банк или инкассаторам. Об этом прямо сказано в пункте 3 Указания № 3210-У. Прежний порядок позволял сдать выручку в отделение федеральной почтовой связи. Сейчас возможность зачислить деньги на счет через почту не предусмотрена.
Для обособленных подразделений Указания № 3210-У ввели три новых правила.
Во-первых, новый порядок уточняет понятие обособленного подразделения. Раньше было не ясно, что понимать под ним. Это любое подразделение или только представительство и филиал? Теперь прямо сказано, что обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали.
Во-вторых, все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных. В каком порядке устанавливать этот лимит, зависит от того, имеет ли право подразделение самостоятельно сдавать наличку на счет в банке («Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам»).
В-третьих, все обособленные подразделения — и сдающие, и не сдающие деньги в банк — должны вести свою кассовую книгу 2016 (п. 2, 4.6 Указаний № 3210-У). Причем в головной офис подразделение должно передавать не листы кассовой книги 2016 (как раньше), а их копии, заверенные руководителем подразделения (п. 4.6 Указания № 3210-У).
Изменение связано с тем, что теперь можно оформлять листы кассовой книги 2016 в одном экземпляре. И больше не требуется передавать их в головной офис на следующий рабочий день. Главное успеть к подготовке бухгалтерской отчетности. То есть сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис теперь можно и раз в год.
Другие правила кассового порядка
1. Не надо составлять кассовую книгу 2016 за дни, в которых не было наличных расчетов. Раньше формулировка была путаной, поэтому некоторые компании заводили листы даже на пустые дни.
2. На квитанции к приходнику кассир должен поставить штамп. Для подписи четких правил нет. Но в унифицированной форме на квитанции есть строка для подписи кассира. Поэтому покупателям безопаснее проверить, чтобы кассир продавца завизировал квиток.
3. Деньги между кассирами можно передавать без расходника. Достаточно сделать запись в книге учета принятых и выданных кассиром наличных.
4. Суммы из всех бланков строгой отчетности за день можно объединить в одном приходнике. Раньше такое правило было прописано только для сумм, пробитых по ККТ.