Первичные бухгалтерские документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 6 декабря 2011 н. № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете». Положения этого закона не означают, что вы обязаны разработать свои бланки первичных бухгалтерских документов для всех операций. Вы можете принять решение о том, что компания продолжит применять все унифицированные формы или некоторые из них. Закон этого не запрещает. Скачать бланки первичных документов унифицированной формы вы можете по ссылке.
До 2013 года унифицированные формы первичных документов вы применяли по умолчанию. Специального решения руководителя не требовалось. В учетной политике вы закрепляли лишь собственную неунифицированную первичку. Теперь решение о том, что компания продолжит применять первичные бухгалтерские документы на унифицированных бланках, должно быть зафиксировать на бумаге. Например, в учетной политике или отдельном приказе руководителя компании. Этого прямо требует статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Главное убедиться в том, что в прежних первичных бухгалтерских документах есть все обязательные реквизиты, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Как правило, в унифицированных формах они есть.
Первичные бухгалтерские документы: обязательные реквизиты
Вы вправе удалить из унифицированной формы первичного документа лишние графы и добавить новые. Например, из накладной по форме № ТОРГ-12 исключить сведения о виде упаковки или массе. При этом в отношении первичных кассовых документов подобные изменения не допускаются.
Многие первичные документы вы подписываете вместе с контрагентом компании (например, товарные накладные, акты приемки-передачи имущества). Считается, если ваш руководитель или другой уполномоченный работник поставил свою подпись в бланке, разработанном контрагентом, то вы с этой формой согласны. Поэтому, полученная от контрагента первичка по умолчанию отвечает требованиям Закона о бухучете. Но все-таки в учетной политике лучше предусмотреть, что двухсторонняя первичка будет считаться согласованной после подписания сторонами.
Первичные бухгалтерские документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Первичные документы в электронном виде, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не приравниваются к документу, составленному на бумажном носителе и заверенному собственноручной подписью. Соответственно, они не принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.
При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи первичные электронные документы приравниваются к собственноручно подписанным и принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.
Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190. Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.
Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных бухгалтерских документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Поэтому печать на документе проставьте:
Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.