Многие компании укладываются в лимит остатка в кассе, не сдавая излишки наличных в банк. Для этого директор или другой сотрудник берет деньги под отчет, на следующий день возвращает их, а потом получает сумму еще больше. И так ежедневно.
В бесконечной выдаче и возврате подотчетных нарушения нет. Но на практике это рискованно. Налоговики на местах могут решить, что компания выдала новый аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тогда инспекторы прибавят незаконно выданную сумму к остатку в кассе на конец дня. И если окажется, что общий итог превышает лимит наличных, оштрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., директора — от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Причем есть вероятность, что отменить штраф не удастся даже в суде. Часто судьи соглашаются с тем, что закон не предусматривает ответственности за нарушение правил выдачи подотчетных (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2014 г. по делу № А67-5875/2013). Но есть и решения в пользу налоговиков. Они обращают внимание судей на то, что руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства. Компания просто периодически оформляет приходник на возврат аванса, а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению инспекторов, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в банк. В такой ситуации судьи иногда признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7–1920/2013).
На выездной проверке существенные суммы подотчетных, которые работник не тратит, а только наращивает, инспекторы могут посчитать его доходом. И исчислить с него НДФЛ. А проверяющие из фондов с этой же суммы, вполне возможно, начислят взносы.
Есть несколько способов избежать конфликта. Малая компания имеет право издать приказ о том, что она больше не устанавливает лимит наличных денег в кассе (см. статью «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам»). Тогда можно будет хранить в ней сколько угодно наличных.
Другие организации могут чаще пересматривать лимит кассы, устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самой большой наличной выручкой или самыми крупными расходами. Тогда выдавать лишние деньги под отчет понадобится реже.
Что касается долгов, которые уже накопились у директора или другого подотчетника, их безопаснее обнулить. Практические советы на этот счет можно найти в статье «Решения на случай, если вам надо обнулить длительный подотчет директора ».