Бумагам, которыми оформляют списание безнадежного долга, советуем уделить особое внимание. Проверьте, все ли документы у вас есть на руках, и оформите недостающие. Так вы будете готовы в случае проверки предоставить налоговикам полный пакет подтверждающих бумаг.
Вот основной перечень документов, которыми оформляют списание безнадежных долгов
| Причина, по которой можно считать долг безнадежным | Особые документы, которые понадобятся для списания долга | Основной набор бумаг, который должен быть |
| По задолженности прошел срок исковой давности (три года) | Акты сверки или другие документы, которые подтверждают, что контрагент признал долг, когда срок давности прерывался | Договор, первичные документы, акт инвентаризации расчетов, бухгалтерская справка, приказ руководителя о списании долга |
| У контрагента отсутствует имущество. Или невозможно установить местонахождение должника | Постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства (п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ) | -----//----- |
| Партнер признан банкротом | Выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника | -----//----- |
| Контрагент ликвидирован | -----//----- | -----//----- |
Итак, вам нужно иметь бумаги, которые подтверждают, что контрагент действительно должен вашей компании. В первую очередь это, конечно, договор. Но не только. Чтобы учесть задолженность в расходах, понадобится также первичка по той сделке, в результате которой образовался долг. Скажем, если клиент задолжал вашей компании за товары, работы или услуги, у вас должны быть накладные или акты сдачи-приемки. Возможно, контрагент, наоборот, получил от вашей организации деньги, но товары не поставил. Тогда понадобятся платежные документы, по которым компания перечислила ему аванс. Без этих документов списание безнадежных долгов будет не обосновано.
По старой задолженности у вас есть только акты сверки, а первичку вы не сохранили? Что ж, в этом случае учесть безнадежный долг в расходах вряд ли получится. По крайней мере представители ФНС России против этого (письмо ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955).
Но если цена вопроса высока и вы готовы к судебным разбирательствам, то можете попробовать отстоять затраты в суде. Вот пример положительного решения — постановление ФАС Центрального округа от 26 августа 2011 г. по делу № А64-3070/2010.
Как видите, документы, связанные с просроченной дебиторской задолженностью, надо хранить так долго, насколько это возможно. Тем более что срок исковой давности может прерываться (об этом мы расскажем дальше).
То есть полный набор подтверждающих бумаг у вас должен быть на тот момент, когда вы спишете долг на расходы в налоговом учете. И еще в течение четырех лет с учетом возможных налоговых проверок.
Инвентаризацию расчетов желательно проводить ежеквартально или ежемесячно. В зависимости от того, как часто ваша компания отчитывается по налогу на прибыль. Это подтверждает письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/38.
Первичным документом тут будет акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. Если вы продолжаете использовать типовые бланки, то это форма № ИНВ-17. Если нет — та, что вы утвердили в учетной политике.
Регулярно проверяя список долгов, вы сможете своевременно относить на расходы те из них, по которым в текущем периоде истек срок исковой давности. Ведь многие инспекторы на местах настаивают на том, что произвольно выбирать период для учета безнадежных долгов нельзя. Мол, это надо сделать в том периоде, когда истек срок исковой давности. Не раньше и не позже. Пример — письмо УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1@. Свою позицию ревизоры подкрепляют постановлением Президиума ВАС РФ от 15 июня 2010 г. № 1574/10.
Чиновники из Минфина России не против того, чтобы компании списывали безнадежную дебиторку в том периоде, в котором ее выявили. Так поступать позволяет пункт 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ. Об этом — письмо ведомства от 7 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/127.
Советуем следить за сроками по долгам и учитывать их в расходах вовремя. Но если уж по какой-то причине вы этот срок пропустили, можно признать старую дебиторку в расходах в текущем периоде, сославшись на разъяснение Минфина России.
В любом случае не забывайте, что вернуть переплату налога можно только в течение трех лет. Это означает, что в большинстве случаев признать старый долг в текущем периоде удастся, если со дня уплаты налога за тот период, в котором вы должны были списать дебиторку на расходы, прошло не более трех лет.
Чтобы обосновать списание безнадежных долгов, составьте бухгалтерскую справку. Прежде всего, назовите в этом документе реквизиты должника, сумму задолженности, ссылки на договор и первичные документы.
Затем в справке важно привести расчет срока исковой давности. Так вы покажете, что правомерно отнесли задолженность на расходы. Три года отсчитывайте с даты, обозначенной в договоре с должником. То есть с того дня, когда контрагент обязан был исполнить свое обязательство. А не с того момента, как вы, к примеру, отгрузили ему товары или оказали услуги.
Пример
ООО »Продавец» отгрузило товары ООО »Клиент» 24 декабря 2010 года. Согласно условиям договора ООО »Клиент» должно было оплатить товары до 25 января 2011 года включительно. Срок давности нужно считать со следующего дня — то есть с 26 января 2011 года. Истекает данный срок 26 января 2014 года. Это следует из пункта 1 статьи 192 кодекса.
Таким образом, бухгалтер ООО »Продавец» может отразить списание безнадежных долгов в I квартале 2014 года.
Наряду с этим проверьте, не подтверждал ли контрагент в течение этих трех лет тот факт, что должен вам. Он мог это сделать разными способами. Наиболее распространенные приведены ниже. Если хоть одно из них имело место, срок давности прерывается и его придется считать заново (ст. 203 Гражданского кодекса РФ). Это означает, что списать долг на расходы вы сможете только через три года после того, как партнер подтвердил, что у него есть задолженность.
Важно!
В этих случаях трехлетний срок давности надо отсчитывать заново
1. Стороны подписали акт сверки.
2. Контрагент оплатил часть своей задолженности.
3. Должник перечислил проценты за просрочку долга.
4. Компании составили дополнительное соглашение к договору. В нем срок, в который контрагент должен исполнить свое обязательство, продлили.
5. Партнер прислал письмо с просьбой отсрочить платеж.
6. От контрагента поступило гарантийное письмо, в котором он привел предполагаемый график погашения задолженности.
7. Контрагент прислал ответ, в котором признал претензию компании. Пусть даже согласился уплатить только часть задолженности.
Добавим, что во всех этих ситуациях должно быть понятно, о какой именно задолженности идет речь. То есть, например, в акте сверки или в письмах от контрагента приведены ссылки на договор, накладные или акты, на основании которых возник долг. И указан размер задолженности.
Если контрагент пришлет письмо с предполагаемым графиком платежей уже после того, как срок давности прошел, это не повлияет на ваше право списать долг.
Пример
ООО »Клиент» 14 апреля 2011 года прислало ООО »Продавец» гарантийное письмо, в котором сообщило, что планирует расплатиться поэтапно в срок до 7 июля 2011 года. В этом случае срок исковой давности нужно считать с 15 апреля 2011 года. Истекает он 15 апреля 2014 года. Бухгалтер ООО »Продавец» сможет учесть задолженность ООО »Покупатель» в расходах в декларации за полугодие 2014 года.
Срок давности прерывает акт сверки. Что из этого следует? Если вы хотите побыстрее списать долг партнера, акты сверки с ним подписывать не нужно. С другой стороны, вполне возможно, что ваш интерес не учесть долг в расходах, а взыскать с контрагента деньги через суд. Тогда вам выгодно в отношении старой задолженности получить акт сверки. Это продлит срок, в который компания может обратиться в суд.
На основании бухгалтерской справки издайте вместе с руководителем приказ о списании долга. В приказе обозначьте задолженность, сумму которой включаете в расходы. Но все детали приводить не стоит, ведь они есть в справке. На основании приказа можно отразить списание безнадежных долгов.