На что важно обратить внимание, чтобы списать безнадежные долги, по которым прошел срок исковой давности?
Первым делом перед тем, как списать безнадежные долги, убедитесь, что срок давности действительно истек. Для этого определите, в какой срок контрагент должен был исполнить свое обязательство исходя из условий договора. И дополнительных соглашений к нему, если таковые были.
Вот со следующего дня после того, как прошло отведенное на оплату долга время, и нужно отсчитывать срок исковой давности. Он составляет три года. Такие правила установлены в статье 196 и пункте 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.
Пример 1.
Как посчитать срок исковой давности.
ООО «Продавец» отгрузило товары ООО «Покупатель» 16 марта 2011 г. По условиям договора ООО «Покупатель» должно было перечислить оплату за товары в течение месяца с момента поставки. Таким образом, крайний срок оплаты — 16 апреля 2011 года.
Значит, срок исковой давности по этой задолженности нужно считать с 17 апреля 2011 года. Истекает срок давности 17 апреля 2014 года.
Однако срок давности может прерываться. Это если контрагент совершил какие-либо действия, которые говорят о признании им долга. Например, подписал акт сверки, в котором фигурирует просроченная задолженность. Другие типичные случаи, в которых срок давности прерывается, приведены ниже.
Во всех подобных ситуациях срок исковой давности нужно считать заново. Это указано в статье 203 Гражданского кодекса РФ. Поэтому задолженность контрагента можно будет списать на расходы только через три года после перерыва срока давности.
1. Компания подписала акт сверки с контрагентом.
2. От контрагента поступило гарантийное письмо, в котором указан предполагаемый срок или график уплаты задолженности.
3. Партнер прислал письмо с просьбой об отсрочке платежа.
4. Контрагент перечислил компании хотя бы часть оплаты.
5. Партнер полностью уплатил неустойку за просрочку платежа.
Здесь следует добавить, что примерный перечень действий контрагента, которые подтверждают признание им долга, приведен в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18.
Пример 2.
Как учесть перерыв срока исковой давности.
Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, стороны договора провели сверку взаиморасчетов. В результате ООО «Покупатель» подтвердило сумму задолженности по оплате товаров и 25 марта 2014 года подписало акт сверки.
Поэтому срок исковой давности нужно считать заново начиная с 26 марта 2014 года. Истечет он 26 марта 2017 года.
Теперь о документах, которые вам нужно иметь в наличии, чтобы при необходимости представить их ревизорам.
1. Первичка, которая подтверждает факт задолженности контрагента. Прежде всего понадобятся бумаги, которые подтверждают само наличие задолженности партнера перед вашей компанией. А именно первичка по той хозяйственной операции, в результате которой у контрагента образовался долг.
Например, если речь идет о задолженности покупателя по договору поставки, понадобятся товарные накладные. Для долга по оплате услуг или работ — акты приемки-сдачи.
Обратите внимание, что одного договора в данном случае недостаточно. Столичные налоговики подчеркивают, что договор сам по себе, как правило, не является первичным документом, который подтверждает хозяйственную операцию. Об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2012 г. № 16-15/032847@.
2. Документы по инвентаризации. Следующий документ, который обычно хотят видеть контролеры, — это акт инвентаризации дебиторской задолженности. Он подтверждает, что задолженность контрагента не погашена.
Заметим, что с этого года унифицированные формы первички стали необязательными. Поэтому вы можете использовать вместо акта по форме № ИНВ-17 другой бланк. Главное, утвердить его в учетной политике. Или отдельным приказом руководителя.
Проводить инвентаризацию расчетов лучше на конец каждого отчетного или налогового периода, чтобы своевременно выявлять просроченные долги и относить их на расходы. Ведь ревизоры считают, что дебиторскую задолженность нужно включать в состав затрат именно в том периоде, когда прошел срок исковой давности. Кстати, такого же мнения придерживаются и судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 15 июня 2010 г. № 1574/10).
Пример 3.
В каком периоде нужно учесть в расходах дебиторскую задолженность.
Продолжим рассматривать пример 1. Срок исковой давности по задолженности ООО «Покупатель» истекает в апреле 2013 года. Поэтому ООО «Продавец» должно отразить данную сумму долга во внереализационных расходах в декларации за полугодие. Это если ООО «Продавец» отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. Если же ООО отчитывается ежемесячно, то сумму безнадежного долга надо отразить в декларации за январь — апрель.
3. Приказ руководителя о списании задолженности. Желательно составить бухгалтерскую справку, в которой обосновать необходимость списания долга. То есть показать, что срок давности по задолженности прошел, и сослаться на подтверждающую первичку. На основании бухгалтерской справки руководитель издает приказ, чтобы списать безнадежные долги. Образец этого документа приведен ниже.
Вот еще одна достаточно распространенная ситуация. Судебные приставы не обнаружили у контрагента активов, за счет которых можно взыскать долг. Либо не нашли самого должника. Долгое время вопрос о том, можно ли в данном случае учесть задолженность в расходах, был неоднозначным.
Все дело в том, что в законодательстве такое основание для списания долга прописано не было. Поэтому на практике нередко возникали споры по этому поводу. Причем судьи не всегда поддерживали налогоплательщиков.
Но с 1 января 2013 года вступили в силу поправки в Налоговый кодекс РФ, которые разрешили этот вопрос. Теперь в кодексе четко указано, что компания вправе списать долг, если есть постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства по следующим основаниям:
— невозможно установить местонахождение должника, а также его имущества;
— у должника отсутствует имущество, за счет которого можно взыскать долг.
Это установлено в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса.
Впрочем, представители московского УФНС и раньше разрешали включать в расходы подобные долги. Это следует из письма УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2012 г. № 16-15/032849@. При этом контролеры основывались на аналогичном мнении чиновников Минфина. Пример — письмо Минфина России от 19 августа 2011 г. № 03-03-06/2/131.
Как видите, учесть в расходах сумму долга на основании постановления об окончании исполнительного производства можно, даже если этот документ составлен до ввода новых поправок. Если же местные инспекторы с этим не согласятся, сошлитесь на указанное письмо УФНС по г. Москве.