Если в вашей компании есть сотрудники, которым приходится использовать свое имущество на работе, то вобязательно выплачивается компенсация за личное имущество. Это предусмотрено статьей 188 ТК РФ. Но никаких подробностей о том, в какой сумме выплатить компенсацию и как ее оформить, законодательство не содержит.
Как раз об этом и пойдет речь. Мы разберемся, где прописать такую компенсацию, как отразить ее в учете и как она повлияет на налоги.
Вообще компенсация за личное имущество полагается всем работникам, которые используют личное имущество на службе. Это правило распространяется даже на тех сотрудников, кто работает удаленно.
Причем не имеет значения, какое личное имущество использует сотрудник во время работы. Это может быть легковой автомобиль, компьютер, сотовый телефон. Как правило, компании выплачивают компенсацию раз в месяц – в одной и той же сумме.Размер компенсации и порядок ее выплаты пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Забегая вперед, скажем, что если правильно оформить все необходимые документы, то компания сможет признать компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль. Более того, с такой выплаты не придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Подробно о расчете налогов и взносов - позже. А сейчас поясним, что нужно проверить, прежде чем начислять компенсацию.
Во-первых, убедитесь в том, что имущество принадлежит сотруднику. Во-вторых, для выплаты компенсации необходимо удостовериться, что сотрудник действительно использовал свое оборудование на работе. Это могут быть квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ и т. д.
В таблице перечислены документы, которые вам понадобятся, чтобы выдать компенсацию по всем правилам.
| Документ | Что подтверждает | Как влияют на налоги |
|---|---|---|
| Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему | Размер компенсации, сроки выдачи | Документы являются основанием для того, чтобы признать сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль, а также не удерживать НДФЛ и не перечислять страховые взносы |
| Копия ПТС, чеки на покупку сотового телефона, компьютера | Право собственности работника на имущество | |
| Телефонные счета, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ | Расходы работника |
Здесь названы все те бумаги, на которых обычно настаивают проверяющие из налоговых инспекций.
С компенсации за использование работником личного имущества на службе удерживать НДФЛ не придется. То есть никаких нормативов здесь придерживаться не нужно. С этим соглашаются и чиновники из Минфина России в своем письме от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996.
Объяснение такое. Статья 188 ТК РФ обязывает компанию выплачивать компенсацию сотруднику, который применяет свое имущество на работе. Причем работодатель самостоятельно определяет, в какой сумме выдавать такую компенсацию. Другими словами, какой бы размер выплаты вы не прописали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, она будет считаться компенсацией, выданной в соответствии с законодательством. То же самое и со страховыми взносами, в том числе от несчастных случаев на производстве. Никаких нормативов по компенсации для расчета взносов нет.
Исключение: сотрудник управляет транспортом на основании доверенности. Если компания выплатит работнику компенсацию и проведет ее в учете, то проверяющие потребуют удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Компенсацию за использование личного имущества на работе списывайте на расходы в последний день месяца, в котором сотрудник использовал личное имущество на работе в служебных целях. При этом используйте счет 73 «Расчеты с персоналом». Чтобы отразить начисление и выдачу денег, делайте в бухгалтерском учете такие записи:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации за использование личного имущества»
– начислена работнику компенсация за личное имущество, используемое на службе;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации за использование личного имущества» КРЕДИТ 50 (51)
– выдана компенсация за использование личного имущества на службе.
Ну а поскольку компенсация за личное имущество не облагается НДФЛ, работник получит ту же сумму, которую начислила бухгалтерия в учете.
ВОПРОС – Нам впервые предстоит выплатить сотруднику компенсацию за использование личного имущества на работе. Предполагается, что работник принесет в компанию свой компьютер и еще будет использовать личный легковой автомобиль. Возникнут ли какие-то разницы между бухгалтерскими и налоговыми расходами по ПБУ 18/02?
– Только в том случае, если вы будете компенсировать сотруднику использование личного транспорта. Да и то лишь когда размер выплаты превысит нормы налогового учета (1200 руб. или 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя машины). Тогда у вас возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство.
В других случаях, если все документы оформлены верно и вы признали всю сумму компенсации в налоговых расходах, разниц не будет.
Большинстве случаев всю сумму компенсации можно списать в расходы при расчете налога на прибыль. Этого мнения придерживаются чиновники. И вот подтверждение: письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Исключение – ситуация, когда сотрудник получает деньги за использование в работе личного автомобиля или мотоцикла. В этом случае в налоговые расходы можно включить только ту часть компенсации, которая укладывается в нормативы.
К слову, лимит за использование работником личного автомобиля равен 1200 руб. (для машин с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно) или 1500 руб. в месяц. А по мотоциклам норматив равен 600 руб. в месяц. Как вы видите, нормы совсем небольшие, Правительство РФ их утвердило еще в 2002 году. И с тех пор лимиты за использование личного транспорта на службе не менялись. К сожалению, по мнению чиновников, если компания выдает сотруднику компенсацию за использование автомобиля или мотоцикла, то оплачивать сверх этого еще какие-нибудь расходы на транспорт предприятие не вправе. То есть вы не сможете помимо компенсации включить в расходы, например, оплату ГСМ.