Иногда при покупке материалов компания выявляет расхождения по количеству, качеству или ассортименту с данными в документах поставщика.
В этом случае поступление материалов безопаснее оформить актом о приеме материалов. Оформить этот документ можно самостоятельно. За основу проще взять акт по форме № М-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). И дополнить его реквизитами, которые позволят доказать нарушения, допущенные поставщиком или отправителем груза, а также снизить риск претензий от налоговиков. Образец акта и советы по его заполнению смотрите ниже.
(1) Время окончания приемки подтвердит правомерность оформления документов на следующий день после даты поступления ТМЦ. Зачастую в связи с большим количеством поступающего груза фактическое окончание приемки всей его партии приходится на следующий день после поступления на склад. Минфин России в письмах от 12.05.12 № 03-07-09/48 и от 10.02.12 № 03-07-09/05 указал, что налогоплательщик имеет право принять к вычету НДС только в части товаров, фактически принятых на учет. Следовательно, указание в акте приема материалов времени начала и окончания приемки подтвердит дату фактической приемки ТМЦ в случае расхождения сроков поступления их на склад и даты составления документов.
Кроме того, указание в документе времени начала и окончания приемки важно и с точки зрения гражданских правоотношений. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 24.01.07 № А57-4451/06 на основании сведений о времени окончания приемки товара и дате вызова представителя поставщика сделал вывод о том, что компания преднамеренно лишила грузоотправителя возможности участвовать в составлении двухстороннего акта и установлении факта недостачи. В итоге суд отказал в удовлетворении иска о возмещении ущерба в связи с выявленной недостачей.
(2) В акте приема материалов целесообразно указать реквизиты сопроводительных документов, по которым прибыл груз. Или отразить отсутствие таких документов (при неотфактурованной поставке). Ведь именно с первичными документами, выписанными поставщиком, покупатель сверяет количество и качество фактически доставленного и отгруженного товара. И на основании таких документов отражает в акте приема материалов выявленные расхождения.
При неотфактурованной поставке акт приема материалов является документом, подтверждающим факт оприходования ТМЦ (п. 37 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н). В этом случае в соответствующей графе компания проставляет прочерк или указывает, что сопроводительные документы отсутствуют.
(3) Указание в документе реквизитов договора с поставщиком позволит идентифицировать конкретную поставку. Ведь зачастую компания заключает несколько договоров с одним контрагентом, которые могут содержать различные условия, в частности, о предоставлении скидок и бонусов, об отсрочке платежа и т. д.
К тому же отсутствие в акте приема материалов сведений о договоре, на основании которого осуществляется поставка, может натолкнуть контролеров на мысль, что такой договор в действительности отсутствует. В этом случае налоговики, вероятнее всего, признают расходы необоснованными. Однако важно учитывать, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма (п. 1 ст. 434 ГК РФ). Следовательно, при отсутствии единого документа, подписанного сторонами, наличие в первичных документах сведений о наименовании, количестве и цене продукции является основанием считать состоявшуюся передачу товара разовой сделкой купли-продажи (постановления ФАС Уральского от 10.08.09 № Ф09-5042/09-С3 и Волго-Вятского от 01.12.08 № А82-10250/2007-38 округов).
(4) Отметка в акте приема материалов о вызове представителя компании-отправителя (поставщика) подтвердит, что компания-покупатель уведомила первого о месте и времени проведения отгрузки. По правилам пункта 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а) при оформлении акта по форме № М-7 должен присутствовать представитель отправителя (поставщика) или представитель независимой стороны. За исключением случаев, когда поставщик дал согласие на одностороннюю приемку продукции (Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утв. письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5).
В самостоятельно разработанном компанией акте приема материалов также желательно зафиксировать факт привлечения представителя поставщика к приемке ТМЦ. Эти сведения будут свидетельствовать о соблюдении процедуры оформления документа и повысят его юридический статус.
На практике заручиться подписями представителя компании поставщика или перевозчика при приемке товара удается не всегда, поскольку такие сотрудники редко сопровождают груз. А на соответствующий вызов контрагент может и вовсе не отреагировать.
Кроме того, представители компании-перевозчика, осуществляющего доставку, вправе отказаться присутствовать при приемке товара, если такая обязанность не предусмотрена договором. Поскольку участие перевозчиков в составлении и подписании актов предусмотрено только при доставке грузов в нарушенной упаковке, с нарушенными пломбами и пр. (например, п. 31 Правил выдачи грузов на железнодорожном транспорте, утв. приказом МПС России от 18.06.03 № 29).
Однако даже если фактически подписи таких лиц в акте не проставлены, сведения о вызове представителя отправителя будут свидетельствовать о том, что компания-покупатель выполнила свои обязанности по уведомлению представителя поставщика о месте и времени проведения отгрузки. При этом безопаснее составить официальное письмо-вызов с исходящим номером за подписью уполномоченных лиц.
(5) Отметка об опломбировании — дополнительное подтверждение сохранности груза. Если груз изначально был опломбирован, то сведения об этом отражаются в транспортной накладной (письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.11 № 16-15/079006@, п. 57 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Нелишним будет указание на наличие пломб и в акте о приеме материалов. Ведь опломбирование контейнеров и иной тары дополнительно подтверждает сохранность груза во время транспортировки и перекладывает ответственность за недостачу или порчу товара на поставщика или перевозчика.
(6) В акте приема материалов важно обозначить условия хранения ТМЦ на складе получателя. Ведь покупатель заинтересован в сохранности материалов, а следовательно, должен создать условия, предотвращающие ухудшение их качества.
Кроме того, если компания не соблюдает условия хранения ТМЦ, то потери, связанные с неправильным хранением, не относятся к нормам естественной убыли (Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли, утв. приказом Минэкономразвития России от 31.03.03 № 95). По мнению Минфина России, ненормируемые потери компания не вправе учесть в налоговых расходах (письмо от 21.06.06 № 03-03-04/1/538).
(7) Фиксация факта порчи тары подтвердит обоснованность предъявления претензий поставщику или перевозчику, а также правомерность учета расходов покупателея на приобретение новой упаковки. В случае если у компании возникает необходимость в покупке новой тары или упаковки для последующей реализации приобретенных материалов, то экономическим обоснованием подобных расходов послужит отметка в акте приема материалов о дефектах тары и упаковки продукции, полученной от поставщика. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.10.12 № А13-2812/2011 отметил, что факт порчи коробок, взамен которых приобретались новые, должен быть подтвержден соответствующими актами (п. 171 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н). Компания не представила доказательств, что коробки, в которых продукция поступила от поставщиков, пришли в негодность. В связи с этим суд указал, что стоимость вновь приобретенных коробок для упаковки организация не вправе учесть при налогообложении прибыли.
Кроме того, на основании отметки в акте приема материалов о порче или недостаче ТМЦ компания-покупатель вправе предъявить претензию поставщику или перевозчику о возмещении причиненного ущерба (постановление ФАС Центрального округа от 08.02.10 № Ф10-5952/2009). Так, в постановлении от 26.12.06 № А82-2165/2006-20 ФАС Волго-Вятского округа, исследовав в том числе акт приема материалов, признал правомерным включение во внереализационные расходы экспедитора суммы выплаченной им покупателю компенсации за причиненный ущерб.
(8) В акте о приеме материалов безопаснее указать способ определения количества недостающей продукции. Среди возможных вариантов — взвешивание, счет мест, обмер. При приемке товара получатель сверяет данные о количестве товара, указанного в сопроводительных документах, с фактическим наличием ТМЦ. При этом количество поступившей продукции при ее приемке определяется в тех же единицах измерения, которые указаны в таких документах (п. 3 Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утв. постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 № П-6). На это указал ФАС Поволжского округа в постановлении от 24.01.07 № А57-4451/06. Суд установил, что в акте приема материалов количество недостающей продукции определено только путем проверки количества мест, в то время как в документах поставщика, помимо количества мест, указан вес продукции. Эти обстоятельства послужили одной из причин, по которой суд отклонил доводы компании о наличии недостачи полученной от поставщика продукции.
(9) Обнаруженная недостача (излишки, пересортица, бой) фиксируется заключением комиссии. Так, в пункте 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н) указано, что при установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия. Она создается приказом руководителя организации-покупателя.
Именно на основании заключения комиссии компания сможет выставить поставщику претензию, связанную с возникшей недостачей, порчей или пересортицей приобретенных ТМЦ. Поэтому в заключении комиссии важно описать все обнаруженные повреждения, а также количественные показатели недостач и пересортиц.
В состав такой комиссии входят материально ответственные лица, а также представитель отправителя (поставщика). При отсутствии такого представителя к работе комиссии привлекается независимый эксперт, то есть представитель незаинтересованной организации.
Необходимо указать фамилии и должности лиц, участвующих в приемке. Ведь именно эти лица подтверждают или опровергают факты недостачи, порчи и пересортицы. Однако, по мнению суда, даже зафиксированный комиссией факт обнаружения недостачи не всегда свидетельствует о вине компании-поставщика. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 19.10.07 № А13-13073/2006 пришел к выводу, что ответственность за недостачу товара неправомерно возлагать на поставщика. Причина — несоответствие в представленных документах. Так, в акте о приеме материалов на станции указано, что при поступлении груза вагоны находились в исправном состоянии, груз выдан без проверки массы. По заключению комиссии, «<…> недостающий груз вместиться мог, недостача образовалась в условиях грузоотправителя по причине недогруза вагонов». При этом, как установил суд, весовщик М.К. Копытова (представитель компании-покупателя) при взвешивании груза выявила недостачу, однако не сообщила об этом диспетчеру и пропустила груз дальше по назначению. О факте недостачи груза и других несоответствиях по ходу выгрузки не сообщила и кладовщик О.А. Табачкова. Однако в актах о приеме материалов, представленных в суд, подписанных комиссией, в состав которой вошли в том числе М.К. Копытова и О.А. Табачкова, отмечена недостача. В результате вина компании-поставщика, по мнению суда, в данной ситуации отсутствует