Сведения подают по форме 2-НДФЛ (далее — справка), утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Этим же приказом утверждены Рекомендации по заполнению справки (далее — Рекомендации). Кроме того, разъяснения по заполнению строки 5.5 справки можно найти в письме ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@.
2 НДФЛ за 2014 год в электронном виде формируется согласно формату, приведенному в приложении № 2 к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
Отчитаться о суммах начисленного и удержанного НДФЛ должны налоговые агенты, которые выплачивают доходы физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). К ним относятся (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ):
- российские организации и предприниматели;
- нотариусы, занимающиеся частной практикой, и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;
- обособленные подразделения иностранных фирм на территории РФ, от которых плательщик НДФЛ получил доходы, независимо от того, есть у обособленных подразделений статус постоянных представительств или нет (письмо Минфина России от 18.11.2009 № 03-04-06-01/299). Сведения о доходах работников обособленных подразделений подаются в ИФНС по месту нахождения таких подразделений (письмо Минфина России от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222).
Порядок представления 2 НДФЛ за 2014 год в налоговые органы утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.
С формированием 2-НДФЛ поможет наш онлайн-сервис по расчету и оформлению выплат, Программа Главбух. В любой момент, как работнику понадобится справка, вы можете выгрузить ее из программы. Получить бесплатный доступ на 2 месяца для знакомства с сервисом.
В Программе Главбух вы сможете считать отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, формировать отчетность по взносам и необходимые кадровые документы.
Справка составляется по каждому физическому лицу, получившему доходы от налогового агента. Но ее представлять не нужно, если организация:
- выплатила доход физическим лицам, которые обязаны уплачивать налог самостоятельно, например предпринимателям или другим лицам, занимающимся частной практикой (в том числе нотариусам или адвокатам) (ст. 227 НК РФ);
- выплатила только доход, с которого плательщик НДФЛ обязан заплатить налог и отчитаться об этом самостоятельно (ст. 228 НК РФ), например при покупке у физических лиц их имущества, выдаче выигрышей и т. д.;
- выплатила только доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, то есть перечисленные в статье 217 НК РФ.
Как и ранее, форма 2 НДФЛ за 2014 год заполняется на основании карточки учета НДФЛ по каждому работнику (п. 1 ст. 230 НК РФ и раздел I Рекомендаций). Перед тем как на примере показать заполнение справки, расскажем об основных моментах, которые нужно учесть при ее составлении.
Работнику могут быть выплачены доходы, облагаемые по разным ставкам. В этом случае составляется только одна справка — последовательно заполняются разделы 3 — 5 либо 3 и 5 (в зависимости от того, применялись вычеты к доходам или нет).
При этом в форму 2-НДФЛ нужно будет добавить необходимое количество страниц с разделами 3 — 5 (в зависимости от количества ставок, по которым облагались доходы).
На второй и последующих страницах (вверху справки) следует указать порядковый номер страницы (например, стр. 2, стр. 3 и т. д.).
Некоторые доходы, выплачиваемые физическим лицам, облагаются НДФЛ не полностью, а частично — в пределах сумм, установленных Налоговым кодексом. Именно в этих пределах такие доходы и следует указывать в справке.
Наиболее распространенные виды доходов, частично включаемых в форму 2-НДФЛ, перечислены в табл. 1.
| Код вычета | Сумма вычета, не облагаемая НДФЛ | Нормативная база |
|---|---|---|
| 501 | Стоимость подарка, не превышающая 4000 руб. за отчетный год | Абз. 2 п. 28 ст. 217 НК РФ |
| 502 | Стоимость призов, не превышающая 4000 руб. за отчетный год | Абз. 3 п. 28 ст. 217 НК РФ |
| 503 | Сумма материальной помощи, не превышающей 4000 руб. за отчетный год | Абз. 4 п. 28 ст. 217 НК РФ |
| 504 | Сумма возмещения работникам (бывшим работникам) стоимости приобретенных организацией медикаментов, назначенных лечащим врачом, в размере, не превышающем 4000 руб. за отчетный год | Абз. 5 п. 28 ст. 217 НК РФ |
| 505 | Стоимость выигрышей и призов, не превышающая 4000 руб. за отчетный год | Абз. 6 п. 28 ст. 217 НК РФ |
| 507 | Стоимость подарков и помощи ветеранам и инвалидам ВОВ в сумме, не превышающей 10 000 руб. за отчетный год | П. 33 ст. 217 НК РФ |
| 508 | Сумма материальной помощи при рождении ребенка, но более 50 000 руб. на каждого | Абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ |
Не нужно отражать в справке доходы, которые не превышают установленных пределов, а также доходы, не облагаемые НДФЛ, перечисленные в статье 217 НК РФ.
Если же физическому лицу в течение года выплачивались только доходы, не превышающие установленный лимит, справка по форме 2-НДФЛ на него не подается (письмо ФНС России от 08.11.2010 № ШС-37-3/14851).
Налоговые вычеты, предоставлявшиеся за год, приведены в табл. 2. Эта информация потребуется для заполнения пункта 4.1 справки. Перечень кодов утвержден в приложении № 4 к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
| Код вычета | Размер вычета за каждый месяц налогового периода, руб. | Условия предоставления |
|---|---|---|
| Стандартные вычеты | ||
| 104 | 500 (для льготных категорий инвалидов, ветеранов, бывших военнослужащих и др.) | Подп. 2 п. 2 ст. 218 НК РФ |
| 105 | 3000 (для льготных категорий инвалидов, ветеранов, бывших военнослужащих и др.) | Подп. 1 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 114 | 1400 (на первого ребенка) | Абз. 8 и 12 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 115 | 1400 (на второго ребенка) | Абз. 9 и 12 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 116 | 3000 (на третьего и каждого последующего ребенка) | Абз. 10 и 12 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 117 | 3000 (на ребенка-инвалида) | Абз. 11 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 118 | 2800 (единственному родителю в двойном размере на первого ребенка) | Абз. 8, 12 и 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 119 | 2800 (единственному родителю в двойном размере на второго ребенка) | Абз. 9, 12 и 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 120 | 6000 (единственному родителю в двойном размере на третьего и последующих детей) | Абз. 10,12 и 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 121 | 6000 (единственному родителю в двойном размере на ребенка-инвалида) | Абз. 11—13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 122 | 2800 (одному из родителей в двойном размере на первого ребенка при отказе другого родителя от получения вычета) | Абз. 8, 12 и 16 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 123 | 2800 (одному из родителей в двойном размере на второго ребенка при отказе другого родителя от получения вычета) | Абз. 9, 12 и 16 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 124 | 6000 (одному из родителей в двойном размере на третьего и последующих детей при отказе другого родителя от получения вычета) | Абз. 10, 12 и 16 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| 125 | 6000 (одному из родителей в двойном размере на ребенка-инвалида при отказе другого родителя от получения вычета) | Абз. 11, 12 и 16 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ |
| Имущественные вычеты | ||
| 311 | Сумма фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на новое строительство или приобретение жилья (включая комнаты и доли в них) и земельных участков для жилищного строительства (кроме уплаченных процентов по целевым кредитам (займам)) | Абз. 2 подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ |
| 312 | Сумма уплаченных процентов по целевым кредитам (займам), полученным у российских организаций (предпринимателей) на новое строительство или приобретение жилья и земельных участков в России | Абз. 3 подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ |
| 318 | Сумма уплаченных процентов по кредитам, полученным от банков в целях рефинансирования кредитов на новое строительство или приобретение жилья и земельных участков в России | Абз. 4 подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ |
| Социальный вычет | ||
| 319 | В сумме фактически уплаченных пенсионных взносов по договору негосударственного пенсионного страхования (вычет может предоставить работодатель при условии, что он удерживал взносы из выплат сотруднику и перечислял в соответствующие фонды) | Подп. 4 п. 1 ст. 219 НК РФ |
| Профессиональные вычеты | ||
| 403 | Исполнителям по гражданско-правовым договорам в сумме документально подтвержденных расходов | П. 2 ст. 221 НК РФ |
| 404 | Авторам произведений в сумме документально подтвержденных расходов | П. 3 ст. 221 НК РФ |
| 405 | В пределах нормативов затрат | П. 3 ст. 221 НК РФ |
Сведения о стандартных, социальных и имущественных вычетах отражаются в разделе 4 справки суммарно, нарастающим итогом с начала года по каждому коду вычета.
А в разделе 3 справки указываются вычеты, коды которых привязаны непосредственно к определенному коду доходов, например суммы профессиональных вычетов.
Крупнейшие налогоплательщики теперь могут выбирать, куда представлять сведения по форме 2-НДФЛ на работников обособленных подразделений
Организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, вправе сами выбрать способ представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц на сотрудников обособленных подразделений.
Подавать указанные сведения они могут непосредственно в инспекцию по месту нахождения обособленного подразделения или в режиме «одного окна» в инспекцию по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Письмо ФНС России от 26.12.2012 № ЕД-4-3-2/22280@ размещено на сайте ведомства (http://www.nalog.ru/about_nalog/4022582/).
Это позволит крупнейшим налогоплательщикам отказаться от заключения договоров со специализированными операторами связи для отправки в налоговые органы по месту нахождения каждого обособленного подразделения сведений о доходах их работников.
В письме отмечено, что такой способ подачи сведений о доходах физических лиц не противоречит нормам НК РФ и нормативным документам Минфина России и ФНС России.
Программа Главбух один раз спросит данные о сотруднике и будет считать ему зарплату, отпускные и пр. выплаты и автоматически удерживать НДФЛ с учетом всех полагающихся вычетов. Просто на странице сотрудника скачиваете заполненную справку!
Программа сама распределит суммы доходов по разным кодам, учтет налоговые вычеты и рассчитает общую сумму доходов, налоговую базу и сумму НДФЛ.
В справке 2-НДФЛ, которую бухгалтер выгрузит из Программы Главбух, будут отражены все события. Смотрите, в январе по коду 2000 была зарплата, а в феврале доходы разделились на две части: зарплата (код 2000) и отпускные (код 2012). В марте сумма пособия по временной нетрудоспособности выделена отдельной строкой по коду 2300.
Стандартный вычет, как и положено, показан в отдельной таблице по коду 114. За период с января по апрель сумма вычета составила 5600 руб. (1400 руб. Х 4 мес.).
Получить бесплатный доступ на 2 месяца для знакомства с сервисом. В течение всего времени, пока действует гостевой доступ, вы сможете считать отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, формировать отчетность по взносам и необходимые кадровые документы.