Инспекторы считают, что расходы на консультационные услуги снять довольно просто, поскольку доказать их реальность практически невозможно. Но это не так.
Обычно контролеры требуют один и тот же комплект бумаг: договор, акт приемки-передачи оказания услуг, письменный отчет консультанта, счета, платежные поручения, счета-фактуры. И претензии к ним всегда стандартные.
Договор. В договоре на оказание консультационных или юридических услуг необходимо указывать:
Акт приемки-передачи услуг. Он является обязательным для списания расходов на консультационные услуги. Самые большие претензии налоговики предъявляют к содержанию оказанных услуг. Инспекторы считают, что в акте должно быть описание до мельчайших деталей. Если в документе лишь общие фразы, например запись вроде «консультационные услуги по договору оказаны в полном объеме, претензий по качеству нет», то расходы снимут.
Поэтому, чтобы избежать споров, безопаснее детально перечислить оказанные услуги. Но если проверяющие будут настаивать, что и акт неконкретный, с ними можно поспорить.
Судьи считают, что записи в актах не так важны. Главное, чтобы документ был и содержал все реквизиты, требуемые законодательством о бухучете (постановления ФАС Московского округа от 10 октября 2011 г. по делу № А40-30370/10-127-132 и от 2 февраля 2011 г. № КА-А40/15635-10).
Сейчас это дата составления, содержание операции, подписи сотрудников с расшифровкой и другие реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Отчет консультанта. Налоговики настаивают, чтобы помимо акта приемки-передачи был еще и отчет специалиста. Однако судьи считают такие требования излишними. Если по условиям договора составлять отчет не нужно, без него вполне можно обойтись. Об этом постановление ФАС Московского округа от 28 июля 2010 г. № КА-А40/7316-10.
Если вы решите не доводить до суда, то в отчете необходимо описать, какие оказаны услуги. Также исполнитель должен дать конкретные рекомендации по поставленным задачам, указать источники информации и возможные риски для компании, которая воспользуется предложенной рекомендацией.
Дополнительные документы. Зачастую инспекторы действуют по принципу: документы лишними не бывают. Например, могут запросить программы семинаров, их расписание, список обучающихся и пр. Если они есть, то покажите их инспекторам.
Если же нет, отбиться от претензий удастся, если вся информация будет детально описана в договоре и актах оказанных услуг (постановление ФАС Московского округа от 22 февраля 2013 г. по делу № А40-12064/11-107-51).
Консультационные и юридические услуги являются разновидностью прочих расходов. Компании, применяющие метод начисления, учитывают такие затраты целиком и сразу, когда происходят расчеты, либо в последний день отчетного периода (подп. 14, 15 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Несмотря на то что в главе 25 Налогового кодекса РФ прописаны четкие правила, в некоторых случаях инспекторы требуют списывать расходы на консультационные услуги через амортизацию.
Покупка основного средства. Инспекторы утверждают, что, если консультационные или юридические услуги сопровождают сделку по покупке основного средства, тогда их стоимость нужно включать в первоначальную стоимость имущества. Соответственно, списать такие расходы сразу нельзя, можно только через амортизацию.
К счастью, судьи считают иначе. Для расходов на консультационные и аналогичные услуги определен особый порядок их учета. Следовательно, в первоначальную стоимость основных средств плату за подобные услуги включать не нужно. Данные выводы есть в постановлениях ФАС Московского округа от 30 ноября 2012 г. по делу № А40-77244/11-129-330, от 7 июня 2010 г. № КА-А40/5378-10 и др.
Предстоящая реконструкция здания. По версии инспекторов, расходы на консультацию по предстоящей реконструкции здания также включаются в первоначальную стоимость имущества. И списывать их надо только через амортизацию.
Но судьи уверены, что плату за консультации в данной ситуации компания вправе учесть при расчете налога на прибыль полностью и сразу. Это правило действует, даже если потом реконструкцию здания решили не проводить (постановление ФАС Московского округа от 3 декабря 2010 г. № КА-А40/14164-10-2).
Еще один популярный среди инспекторов способ снять расходы на консультационные услуги — сказать, что они вообще необоснованны.
Дублирование функций внештатными сотрудниками. Речь идет о ситуации, когда компания оплачивает услуги приглашенных со стороны юристов или консультантов при наличии штатных. Ревизоры уверены: в данном случае происходит не что иное, как дублирование функций. Значит, расходы являются необоснованными.
Избежать подобных претензий можно, если подробно прописать функции штатных работников в должностных инструкциях.
Допустим, в компании есть юрист. В его обязанности входит сопровождать типовые сделки, оценивать налоговые риски и защищать интересы предприятия в суде. Поэтому, чтобы разобраться с оформлением сделки по купле-продаже земли, компания может привлечь стороннего эксперта. Такие выводы следуют, например, из постановлений ФАС Московского округа от 9 февраля 2012 г. № А40-131877/10-114-778 и от 9 ноября 2012 г. по делу № А40-14280/12-107-69.
Расходы на услуги по риск-менеджменту, в частности проверка данных о потенциальных контрагентах или соискателях на вакантные должности. Инспекторы утверждают, что компания излишне привлекает для этого чужих специалистов, так как можно провести оценку собственными силами.
Но, во-первых, штатники могут и не обладать нужными навыками и источниками информации. Во-вторых, услуги оплачены, чтобы компания успешно вела свой бизнес. То есть руководители организации смогли избежать сделок с сомнительными контрагентами и не приняли на работу людей, которые могли навредить (например, репутации или имуществу). Именно такие аргументы помогают налогоплательщикам защитить расходы. Об этом свидетельствует постановление ФАС Московского округа от 10 декабря 2012 г. № А40-33064/12-115-6).