Учет затрат на выдачу спецодежды

Выдача спецодежды

Предприятие обязано обеспечить средствами индивидуальной защиты персонал, занятый на работах:

– с вредными и (или) опасными условиями труда;

– выполняемых в особых температурных условиях;

– связанных с загрязнением.

Об этом сказано в части 2 статьи 212 и статье 221 Трудового кодекса РФ. Правила обеспечения работников спецодеждой утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н . Перечни профессий, для которых ношение спецодежды обязательно, виды спецодежды, нормы ее выдачи и сроки использования (носки) установлены типовыми отраслевыми нормами. Организация по своей инициативе может сократить периодичность замены спецодежды по сравнению с типовыми нормами, а также выдавать ее сверх норм ( п. 6 Правил ).

Также предприятие может заменить спецодежду, предусмотренную типовыми нормами, другим видом спецодежды ( п. 7 Правил ). Для этого в региональную инспекцию труда необходимо направить письменный запрос, в котором следует обосновать необходимость замены спецодежды. Правда, если замена не носит принципиального характера, то согласовывать ее не нужно ( письмо Минфина России от 5 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/320 ). Работодатель может обеспечить спецодеждой работников, профессии и должности которых не предусмотрены типовыми нормами. Но для этого необходимо провести аттестацию рабочих мест ( п. 6 Правил ). Если в организации есть профсоюз, то с ним нужно согласовать выдачу спецодежды, не предусмотренной типовыми нормами (п. 6 и 7 Правил).

Как выдать

Одежду предприятие должно приобретать за свой счет. Некоторые виды спецодежды должны быть сертифицированы. Поэтому перед покупкой нужно обратить внимание на наличие сертификата.

Выдача спецодежды, если она несертифицированная, запрещена. Если организация не обеспечит сотрудников спецодеждой, они вправе прекратить работу. Учтите: отказ сотрудников от выполнения работ в этом случае не влечет за собой привлечения их к дисциплинарной ответственности.

Спецодежду сотрудники должны носить только в рабочее время. По окончании работы сотрудники не вправе выносить ее за пределы организации. Исключение предусмотрено для отдельных случаев, когда по условиям работы указанный порядок не может быть соблюден (например, на лесозаготовках), тогда спецодежда может оставаться в нерабочее время у сотрудника. Об этом сказано в пункте 27 Правил. Для хранения спецодежды должны быть оборудованы специальные помещения (гардеробные). Порядок выдачи спецодежды нужно закрепить в коллективном или трудовом договоре, ином локальном акте предприятия. В порядке должны быть четко прописаны перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда (загрязнением), нормы выдачи, срок носки. Если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду, то ее стоимость можно удержать из его зарплаты.

Учет расходов

Спецодежду с установленным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 тыс. руб. следует учесть в составе основных средств. При расчете налога на прибыль ее стоимость списывается через амортизацию ( п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ ).

Расходы на приобретение спецодежды, которая не признается амортизируемым имуществом, можно учесть в составе материальных затрат после передачи ее в использование ( подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ ). Однако в этой норме есть оговорка – признать можно только расходы на ту спецодежду, которая предусмотрена законодательством. Поэтому специалисты главного финансового ведомства в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20172 подчеркнули, что затраты на приобретение специальной одежды, предусмотренной законодательством, могут быть учтены в составе материальных расходов только в соответствии с нормами бесплатной выдачи. Спецодежда, предусмотренная типовыми нормами, – это минимум, который обязательно должен быть выдан работнику. А работодатель может выдавать спецодежду сверх установленных норм. Поэтому в письмах Минфина России от 11 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/645 и от 16 февраля 2012 г. № 03-03-06/4/8 разъяснялось, что расходы работодателя на приобретение средств индивидуальной защиты могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе материальных расходов:

1) в пределах норм, предусмотренных законодательством;

2) по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами работодателя на основании результатов аттестации рабочих мест по условиям труда. Также отметим, что правила отражения спецодежды при налогообложении в полной мере распространяются и на санитарную одежду (в частности, одноразовые бахилы, шапочки, перчатки), выдавать которую сотрудникам организация обязана по законодательству. Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 21 июля 2010 г. № 03-03-06/1/467 .

Доход работника?

При получении спецодежды у сотрудников не возникает доходов. Поэтому ее стоимость не учитывают при расчете:

– НДФЛ ( ст. 207 Налогового кодекса РФ );

– взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование ( ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212- ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд …»);

– взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний ( п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ ).

Аналогичная точка зрения отражена в части, касающейся налога на доходы физических лиц, в письмах Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9227 и от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/214 .