Сейчас компании могут выставлять покупателям на отгрузку один документ вместо того, чтобы выписывать отдельно счет-фактуру и товарную накладную. Назвали его чиновники универсальным передаточным документом (УПД). Сам бланк, а также правила, по которым его нужно составлять, посмотрите в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@.
Универсальный документ, по сути, представляет собой счет-фактуру, в который добавлены показатели, необходимые для первички. Если будете использовать этот бланк, проблем с вычетом НДС не возникнет. Ведь Налоговый кодекс не запрещает дополнять счет-фактуру дополнительными сведениями. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17. Так что покупатель сможет без проблем заявить вычеты на основании УПД.
Также УПД вы подтвердите доходы или расходы для целей налога на прибыль. Ведь с 2013 года унифицированные формы первички необязательны. Поэтому можно применять любые форматы первички, в которых есть реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Кстати, форма универсального передаточного документа достаточно проста по сравнению с товарной накладной № ТОРГ-12. Значит, в бумагах будет меньше ошибок и незаполненных реквизитов, к которым обычно придираются налоговики.
Использовать универсальный документ вы можете и просто как первичку. К примеру, если ваша компания на упрощенке или вмененке.
Если так, то просто не заполняйте следующие показатели:
1) «К платежно-расчетному документу» (строка 5);
2) «В том числе сумма акциза» (графа 6);
3) «Налоговая ставка» (графа 7);
4) цифровой код, краткое наименование страны происхождения товаров (графы 10, 10а);
5) «Номер таможенной декларации» (графа 11);
6) «Сумма налога, предъявляемая покупателю» (графа 8).
В документе предусмотрен специальный реквизит «Статус». Если вы используете универсальный документ как счет-фактуру и первичку, то укажите значение 1. А когда УПД заменяет только первичный документ, нужно проставить 2.
В общем, использовать единый документ очень удобно. Но если по каким-то причинам вы все же склоняетесь к унифицированной первичке или к собственным формам – пожалуйста. Вы вправе оформлять их. Или наряду с универсальным передаточным документом вы можете выписывать отдельные счета-фактуры, накладные и акты.
В любом случае, если вы решили выписывать покупателям УПД, его форму нужно утвердить в приказе руководителя. Такое требование установлено в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Теперь подробнее разберемся, в каких случаях можно использовать универсальный документ, как его заполнять, а также учитывать для целей НДС и налога на прибыль.
Поставщики могут составлять УПД при отгрузке товаров вместо счета-фактуры и накладной № ТОРГ-12.
Компании, которые оказывают услуги или выполняют работы, могут выдавать УПД вместо акта сдачи-приемки.
Однако лучше передать заказчику еще и отчет с детальным перечнем оказанных услуг. И приложить документы, подготовленные для заказчика. Например, это проекты договоров, консультации, отчеты об исследовании рынка и т. д. Ведь если в первичке на услуги указать только их обобщенное наименование, налоговики могут отказать в учете расходов и вычетах НДС. Причем судьи могут поддержать ревизоров. Пример – постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28 июня 2012 г. по делу № А31-5782/2011.
Универсальные документы также можно составлять при посреднических сделках. Например, если комитент передает товары комиссионеру для реализации. Также посредник может выписать УПД при передаче закупленной продукции комитенту.
Что касается перевозки товаров, то в этом случае нужно составлять не универсальный документ, а транспортную накладную. Форма этого документа утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.
Строки 1–7 и графы 1–11 заполняйте по правилам, утвержденным постановлением № 1137. В том числе это относится к номеру документа в строке 1. То есть нумеровать УПД лучше наряду с обычными счетами-фактурами. Например, если компания выписала счет-фактуру с номером 162, то следующему универсальному документу на отгрузку можно присвоить номер 163. Если же компания применяет упрощенку и использует УПД в статусе 2, то можно продолжать нумерацию, установленную для первичных документов.
Посмотрим, что указывать в других реквизитах (см. образец ниже).
Основание передачи товаров. В строке 8 нужно указать реквизиты договора с покупателем. Там же можно привести сведения о доверенности, по которой поставщик передал товары представителю покупателя.
Транспортировка. В строке 9 можно зафиксировать данные о перевозке товаров: реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов. Можно также указать массу груза. Но к обязательным этот реквизит не относится.
Дата отгрузки. Налоговики советуют указывать в строке 11 дату отгрузки товаров. Или же дату оказания услуг, передачи заказчику результатов работ. Возможно, поставщик не заполнит этот реквизит. Тогда будет считаться, что он отгрузил товары или оказал услуги на дату, указанную в строке 1 универсального документа.
Кстати, из разъяснений налоговиков следует, что компания может составить УПД еще до отгрузки товаров. Например, если получилось так, что покупатель забрал товары позже. Тогда начислить НДС и зарегистрировать универсальный документ в книге продаж нужно на дату, указанную в строке 11.
Сведения об отгрузке. В строке 12 поставщик может привести ссылки на сертификаты соответствия или другие документы, которые являются приложениями к УПД.
Дата получения товаров. В строке 16 покупатель фиксирует дату, когда получил товары, принял услуги или работы. Если этот реквизит не заполнить, налоговики будут считать, что покупатель получил товары на дату отгрузки, которая прописана в строке 11. Или в строке 1, если дата отгрузки не указана.
Сведения о приемке. Строку 17 тоже заполняет покупатель. Здесь можно указать, например, что компания выявила некачественные товары.
Подписи сторон. В строке 10 универсального документа ставит свою подпись работник поставщика, который отгрузил товары. Также документ заверяет ответственный за оформление этой хозяйственной операции в строке 13. Если это тот же работник, то можно указать его Ф.И.О. и должность, а подпись не ставить. Строки 15 и 18 предназначены для покупателя. В строке 15 ставит подпись сотрудник, который получил товар, в строке 18 – ответственный за оформление операции. Если ответственным за оформление документа является работник, который получил товары, в строке 18 опять же можно указать только его Ф.И.О. и должность.
Наименования компаний. В строке 14 укажите название компании, которая отгружает товары, оказывает услуги или выполняет работы. В строке 19 нужно привести наименование покупателя или заказчика.
Печати. Ставить печать на УПД не обязательно. Но если поставщик либо покупатель заверит документ печатью, на которой указано полное наименование компании, строки 14 или 19 можно не заполнять.
Кроме того, налоговики ввели некоторые дополнительные реквизиты в таблицу. Это порядковый номер записи, который можно указать в графе А таблицы. В графе Б поставщик может привести артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам.
Допустим, компания составила УПД в день отгрузки. По общему правилу единый документ надо зарегистрировать в книге продаж за квартал, к которому относится дата отгрузки в строке 1. А документ на выполнение работ на дату, указанную в строке 16.
В журнале учета счетов-фактур УПД на товары или услуги зарегистрируйте на дату, указанную в строке 1. А универсальный документ по работам – в строке 16.
Возможно, что компания выписала УПД раньше или позже отгрузки. Тогда отразите его в книге продаж и журнале учета на дату в строке 11. А универсальный документ на выполненные работы на дату, которую заказчик указал в строке 16.
Покупатель же вправе заявить вычет НДС при условии, что он принял товары на учет. Поэтому УПД необходимо зарегистрировать в книге покупок на дату, указанную в строке 16. Эту дату нужно указать в графе 4 книги покупок.
Поставщик отражает выручку на дату перехода права собственности к покупателю. Так, если по условиям договора право собственности переходит в момент передачи товаров, доход нужно учесть на дату, указанную в строке 11.
Выручку от реализации услуг или работ нужно включить в доходы, когда стороны подпишут универсальный документ. То есть на наиболее позднюю дату, указанную в строках 1, 11 или 16.
В каком периоде учитывает расходы покупатель, зависит от их вида. К примеру, стоимость товаров компания вправе списать после того, как реализует их. Но, как правило, учесть затраты можно не раньше даты, указанной в строке 16, которая подтверждает, что компания получила товары или приняла работы.
Еще по этой теме: Живая интерактивная статья про заполнение УПД