Проверка расчетов по НДФЛ: на что обратить внимание

Проверка НДФЛ на задолженность

К концу года или даже раньше доходы отдельных работников запросто могут превысить 280 000 руб. Это означает, что предоставлять детские вычеты больше не надо (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Если вовремя этот момент не отследить, то возникнет недоимка по НДФЛ.

Важный момент. Стандартные детские вычеты применяются только к доходам, облагаемым НДФЛ по ставке 13 процентов. Значит, и в расчет лимита включайте только выплаты, облагаемые по этой ставке.

Лимит доходов

Существуют такие доходы, которые подпадают под НДФЛ не в полной сумме, а лишь частично. Соответственно, облагаемую часть при определении предельной величины выплат учитывайте. А остальную сумму отбросьте. Такие рекомендации дают представители Минфина России, например, в письме от 21 марта 2013 г. № 03-04-06/8872.

Допустим, сотрудник начал работать у вас не с первого месяца года. Тогда лимит выплат определяется с учетом доходов, полученных с начала периода у всех работодателей. Причем сумму заработка и удержаний обязательно надо подтвердить справкой 2-НДФЛ согласно пункту 3 статьи 218 НК РФ.

Справка не нужна, если сотрудник длительное время не работал и дохода не получал. Или вы точно знаете, что он впервые заключил трудовой договор.

Правда, получить 2-НДФЛ от бывшего работодателя удается не всегда. И если новый работник вам справку не принес, то начинайте отсчет лимита со следующего года. Тогда же можно начать предоставлять вычеты.

Стандартные вычеты

Право на вычет прекращается также после того, как ребенок сотрудника достигнет определенного возраста. А именно 18 лет. Или 24 лет, если сын или дочь учатся на очном отделении. В данном случае от работника потребуется ежегодная справка из учебного заведения.

Конечно, ребенка могут отчислить в середине года. А родители часто забывают написать заявление в бухгалтерию. Дальнейшие действия будут зависеть от того, когда вы узнаете о случившемся. Допустим, работник все же успел вам сказать об отчислении до конца года. В таком случае пересчитайте налог за месяцы, в которых ребенок не учился. И вычтите недоплаченный в бюджет НДФЛ из последней в этом году зарплаты.

Но даже если работник вас так и не предупредит, то претензий к вам не будет. Ведь виноват в недоплате он сам. То есть дальше разбираться придется сотруднику. А именно не позднее 30 апреля предоставить декларацию по форме № 3-НДФЛ в инспекцию по месту жительства и доплатить налог.

Немного другой порядок действий, когда ребенок сотрудника среди года стал совершеннолетним. И при этом он не является студентом очного отделения.

В такой ситуации получать стандартные вычеты родитель вправе до конца календарного года, в котором ребенку исполнилось 18 лет. С таким выводом не спорят и в Минфине России – письмо от 13 июня 2012 г. № 03-04-05/8-722.

Поясним на примере. Совершеннолетие ребенка сотрудника наступило в январе 2015 года. Значит, вычеты надо предоставлять работнику до декабря 2014 года включительно. А не только в январе. То же самое, если ребенку, учащемуся на дневном, исполнилось 24 года. Вычет надо предоставлять до декабря включительно. Прекратить следует только с начала следующего календарного года.

Проверка НДФЛ на переплату

Не исключено, что в течение года вы удержали из дохода работника лишнюю сумму НДФЛ и, как следствие, переплатили в бюджет. Пока есть возможность, зачтите излишки по налогу в счет декабрьских платежей. Ведь направить эту сумму в счет будущих перечислений уже не удастся. По итогам налогового периода надо будет перечислять переплату только на банковский счет работника, получив перед этим с него заявление (см. образец ниже).

Налоговые статусы работников

Исключение – переплата, образовавшаяся в связи со сменой налогового статуса работника. В частности, если он в начале года был нерезидентом, а затем стал резидентом.

В этом случае вы не обязаны перечислять деньги на счет. Он должен вернуть переплату, самостоятельно обратившись в ИФНС, где состоит на учете по месту жительства или пребывания. Такой порядок закреплен в пункте 1.1 статьи 231 НК РФ. Подтверждает это и письмо Минфина России от 2 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-199.

Для возврата оставшегося налога сотрудник должен представить декларацию по НДФЛ, а также документы, которые подтверждают статус налогового резидента. Такой вывод следует из письма Минфина России от 16 января 2013 г. № 03-04-06/4-11.

К примеру, копию загранпаспорта с отметками о въезде и выезде из России или миграционную карту (если таких отметок в загранпаспорте нет). Для вас же главное не забыть уведомить работника о налоговой переплате.

Теперь подробнее о том, как возникает переплата. С доходов нерезидента налог надо удерживать по ставке 30 процентов. А с того месяца, в котором он стал резидентом РФ, надо пересчитать НДФЛ по ставке 13 процентов. Кроме того, резиденты имеют право на стандартные налоговые вычеты.

Статус вы определяете на дату выплаты дохода. Скажем, 31 декабря. Значит, надо проверить период с 31 декабря 2013 года по 30 декабря 2014 года включительно. Если за это время в общей сложности выйдет 183 дня пребывания в России или еще больший период, то НДФЛ с декабрьской зарплаты удержите по 13-процентной ставке и предоставьте стандартные вычеты. Получилось меньше дней? Удержите с зарплаты 30 процентов.

Допустим, вы обнаружили, что статус работника сменился еще раньше декабря. Тогда НДФЛ надо пересчитать. Причем с начала года. И раз вы продолжали удерживать с сотрудника и перечислять больше положенного, в бюджете оказались лишние деньги. Их надо работнику вернуть.

Стандартные вычеты

Переплата может возникнуть и в том случае, когда заявление и все необходимые документы для предоставления стандартных вычетов работники приносят только к концу года. Хотя право на льготу у них появляется гораздо раньше. К примеру, еще в январе. Бухгалтеру остается лишь пересчитать НДФЛ с начала года, отказать сотрудникам нельзя(письмо Минфина России от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/8-118).

Не менее распространенная ситуация – бухгалтер просто не может понять, положен ли вычет при определенных обстоятельствах. И чтобы наверняка оградить компанию от штрафа, не предоставляет льготу в спорных ситуациях. В итоге в бюджет уходят лишние платежи. Иногда бухгалтер забывает, что работнику положен вычет в двойном размере. Разобраться, в каких нетипичных случаях у работника есть право на повышенный вычет (и есть ли оно вообще), а в каких нет, помогут разъяснения чиновников. Благо их было немало (см. таблицу ниже).