Начну со специализированных медицинских учреждений. С одним из них компания может заключить договор о вакцинации персонала. А если работодатель оплачивает сотрудникам ДМС, то целесообразнее включить вакцинацию в перечень услуг.
А вот более бюджетные варианты: можно нанять на время медсестру или просто компенсировать расходы сотрудников на прививки.
Теперь давайте разберемся, получится ли списать расходы на вакцинацию. Я подскажу, на что обратить внимание, чтобы избежать проблем с налоговиками.
Чиновники считают, что списать затраты можно только на те противоэпидемиологические мероприятия, проводить которые обязывает законодательство. Об этом Минфин России сообщил в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03/06/1/357. А теперь обратимся к статье 11 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ. В ней сказано, что компании и предприниматели должны проводить своим сотрудникам профилактические прививки. Получается, затраты на вакцинацию работников изначально обоснованны. И их можно списать в состав прочих расходов по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
К тому же главный санитарный врач России еще два года назад рекомендовал всем компаниям выделять средства на вакцинацию сотрудников против гриппа. Об этом пункт 2 постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 30 августа 2011 г. № 117. Причем обозначена даже рекомендуемая дата, до которой желательно провести вакцинацию, – 1 октября. Но если вы не успели к этому сроку, ничего страшного. Списать расходы на прививки это не помешает.
Вот еще аргумент, который поможет отстоять затраты. В статье 212 ТК РФ говорится: работодатели обязаны обеспечить для своих работников безопасные условия и охрану труда. А лечебно-профилактические мероприятиям (к которым вакцинация тоже относится) – это часть охраны труда. Если налоговые инспекторы попытаются с этим поспорить, покажите им статьи 209 и 223 ТК РФ.
Поможет доказать правоту и статья 1 Федерального закона от 17 сентября 1998 г. № 157-ФЗ. Так, опираясь на положения трудового законодательства, компания может отнести стоимость процедуры вакцинации и к расходам на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого пропишите в коллективном или трудовых договорах, что работодатель обязан ежегодно проводить вакцинацию сотрудников.
Дальше рассмотрим разные варианты, как организовать вакцинацию.
Как вариант, можно пригласить медиков специально для вакцинации. В этом случае нужно заключить договор с медицинским учреждением.
Всю работу сделают квалифицированные специалисты. Вам только нужно выбрать дату и получить от сотрудников письменное согласие.
Следующий вариант – когда компания оплачивает ДМС сотрудников. Если в договоре с медучреждением есть пункт о ежегодных прививках, отдельное соглашение составлять не нужно. Ведь затраты на вакцинацию включены во взносы, которые компания платит страховой.
Но не забывайте, что страховые взносы по договору ДМС можно учесть только в пределах норматива. Максимум 6 процентов от суммы расходов на оплату труда за отчетный или налоговый период. Это требование абзаца 9 пункта 16 статьи 255 НК РФ.
Если руководство не хочет тратиться на вызов целой команды медиков, можно пригласить медсестру. Но перед тем как заключать с ней договор, обязательно спросите документ, свидетельствующий о ее квалификации.
Понятно, что нанять одну медсестру выйдет дешевле. Но здесь есть другой минус. Компании придется самостоятельно приобрести вакцины у аптечного или медицинского учреждения. Перед покупкой проверьте, есть ли у такой организации государственная лицензия. И обязательно запаситесь платежками.
Кстати, в некоторых компаниях есть штатные медицинские сотрудники. Они тоже могут сделать прививки. И никакого специального договора с ними заключать не надо. Да и доплачивать за прививки тоже не придется. Нужно только закупить вакцину.
Ну и самый простой для компании вариант – компенсировать сотрудникам затраты на вакцинацию. То есть они по своему желанию выберут медучреждение, где им сделают прививку. А затем принесут вам договор, справку о вакцине и квиточек об оплате.
А теперь поговорим о документах, которые потребуются для того, чтобы обосновать расходы на вакцинацию. Только если все бумаги есть, пункт 1 статьи 252 НК РФ разрешает списать затраты. Я назову основные документы, которые должны быть у вас.
Первый – приказ руководителя организации о вакцинации сотрудников. Его можно составить в произвольной форме.
Второй – письменное согласие работников на проведение вакцинации. Это может быть одна ведомость на всех сотрудников. В документе следует прописать, от какого заболевания вакцина и указать Ф.И.О. сотрудников. Которые затем поставят подписи под графами «согласен на проведение вакцинации» и «противопоказаний к проведению прививки не имею». Ведомость с согласием работников должен завизировать генеральный директор. Хорошо если будут подписи начальника отдела кадров и главного бухгалтера тоже.
Третий – копия договора ДМС, где в перечне услуг значится вакцинация. Либо договор с медицинской организацией о вакцинации и акт выполненных работ. В котором кроме стоимости и порядка оплаты следует прописать список сотрудников, которых нужно привить. И сроки, в которые это нужно сделать.
Обязательно проверьте, чтобы в договоре в услуги по вакцинации входили:
– стоимость вакцины;
– стоимость шприцев и других медицинских принадлежностей, например перчаток, ваты, стерильных растворов;
– оплата труда медработников;
– компенсация за то, что медперсонал приехал к вам в офис.
Иначе может получиться так, что какие-то услуги медицинской организации, не включенные в договор, придется оплачивать отдельно. В этом случае могут возникнуть проблемы со списанием таких расходов.
Но даже если, заключая договор, о чем-то забыли, можно подписать дополнительное соглашение. В котором уже зафиксировать все нужные услуги.
Четвертый – документы, подтверждающие оплату вакцинации. Когда прививку проводило медучреждение, нанятое работодателем, это может быть платежное поручение с отметкой банка. Если сотрудник делал прививку на стороне, он должен обязательно принести платежный документ.
И пятый – копия лицензии медучреждения. Если этого документа нет, затраты на вакцинацию включить в расходы не получится.
Александр Миронов,
директор департамента аудита АКГ «Уральский союз»
Еще по этой теме: Компания потратилась на вакцинацию и оплатила другие расходы, связанные с болезнями персонала