Налоговый кодекс разрешает учитывать при налогообложении прибыли стоимость профессиональной литературы. Однако компании сталкиваются с трудностями при списании в налоговые расходы затрат на покупку периодических изданий.
Компания не включает в налоговые расходы стоимость подписки на издания, которые не относятся к нормативно-технической и иной литературе, необходимой для осуществления производственных целей (п. 29 ст. 270 НК РФ). Следовательно, затраты на бухгалтерскую, юридическую или отраслевую по своей сфере деятельности периодическую литературу компания вправе учесть при налогообложении прибыли.
Если наряду с профессиональными изданиями организация оформила подписку на журналы общего информационного или развлекательного характера, велика вероятность, что их стоимость придется списать за счет чистой прибыли. Подобный спор рассмотрел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 16.01.06 № Ф04-9903/2005(18741-А27-40). В этом деле угледобывающая компания отнесла к производственным расходам затраты на подписку газет «Наш город», «Аргументы и факты», «Труд», «Шахтер». Суд пришел к выводу, что указанные периодические издания носят общий информационный характер и не влияют на производственную деятельность компании. Следовательно, по мнению суда, инспекторы правомерно доначислили организации налог на прибыль.
Необходимость подписки на профессиональные издания компании целесообразно зафиксировать во внутренних документах. В частности, организации делают следующее:
— издают приказ о необходимости анализа рынка производимой продукции (товаров, работ или услуг) на основании сведений из периодических изданий (с перечнем таких изданий);
— закрепляют в должностных инструкциях работников обязанность использовать при выполнении трудовых обязанностей информацию из периодических изданий (с перечнем таких изданий);
— включают в трудовые и коллективные договоры условие о том, что работодатель обязан обеспечить сотрудников необходимыми периодическими изданиями (с перечнем таких изданий).
В этом случае у компании больше шансов доказать экономическую обоснованность подписки как на профессиональные бухгалтерские и юридические издания, так и на новостные газеты и журналы.
Отметим также, что в налоговые расходы можно включить стоимость нескольких печатных изданий по одной тематике. Главное — доказать, что спорные газеты и журналы компания использует в производственной деятельности (письмо Минфина России от 23.05.05 № 03-03-01-04/1/279).
Независимо от цены договора компания не вправе амортизировать печатные издания. Такие расходы организация включает в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полной сумме в момент приобретения указанной литературы (подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ, письма Минфина России от 15.05.06 № 07-05-06/116 и от 26.12.05 № 03-03-04/1/443, УФНС России по г. Москве от 29.06.05 № 20-12/46419 и от 02.02.05 № 20-12/6550).
Такие разъяснения касаются единичных экземпляров книг и журналов. Если компания оформляет годовую (или иную периодическую) подписку, ей безопаснее уменьшать налогооблагаемую прибыль на стоимость подписки по мере получения печатных изданий. Ведь по общему правилу налогоплательщик учитывает расходы в том отчетном или налоговом периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Более того, единовременная оплата годовой подписки является, по сути, предоплатой, которая в соответствии с пунктом 14 статьи 270 НК РФ в налоговых расходах компании, применяющей метод начисления, не учитывается.
Но в одном из дел ФАС Московского округа (постановление от 20.01.09 № КА-А40/11945-08) согласился, что компания вправе была единовременно учесть стоимость подписки периодических изданий в налоговых расходах в момент оплаты в качестве расходов на текущее изучение (исследование) конъюнктуры рынка, сбор информации, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров (работ, услуг), или других расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Кроме того, указанные затраты организация вправе учесть в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Для этого, как уже отмечалось выше, необходимо в трудовом или коллективном договоре прописать условие о том, что работодатель обязан обеспечивать работника необходимой профессиональной литературой.
Некоторые суды приобретение газет и журналов расценивают как создание комфортных условий труда. Расходы на обеспечение нормальных условий труда относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 06-07.05.98 № Ф04/657-150/А45-98 пришел к выводу, что расходы на подписку на развлекательные газеты и журналы относятся именно к обеспечению комфортных условий труда, так как способствуют снятию психо-эмоционального напряжения работников, осуществляющих круглосуточное дежурство
Налоговый кодекс содержит закрытый перечень расходов, которые «упрощенец» вправе учесть при налогообложении. Стоимость подписки на профессиональные печатные издания в указанном перечне не поименована. Следовательно, спорные затраты компания, применяющая упрощенную систему налогообложения, не вправе включить в налоговые расходы (письма Минфина России от 28.10.13 № 03-11-11/45487 , от 10.08.09 № 03-11-06/2/151 и от 14.02.05 № 03-03-02-04/1/40). Позицию финансового ведомства поддерживают налоговики (письма УФНС России по г. Москве от 01.12.04 № 21-09/77274 и от 18.09.03 № 21-09/51398) и некоторые суды (постановление ФАС Уральского округа от 11.01.07 № Ф09-11283/06-С3).
Однако есть мнение, что затраты на приобретение бухгалтерских периодических изданий можно отнести к материальным расходам компании, применяющей УСН. К таким выводам, в частности, пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 22.01.07 № Ф04-8976/2006(29957-А67-40). Суд указал, что спорные периодические издания не носят общеинформационный характер, имеют юридическую и финансовую направленность и используются для осуществления деятельности организации. Следовательно, компания правомерно включила в материальные расходы стоимость приобретенных журналов и газет.
Подобное решение принял и ФАС Поволжского округа в постановлении от 30.10.08 № А65-1419/2008. В этом деле суд согласился, что предприниматель оплатил подписку на журнал по налогообложению для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Минфин России в письме от 06.04.11 № 03-07-09/07 напомнил, что продавец выставляет счет-фактуру не позднее пяти дней с момента реализации (п. 3 ст. 168 НК РФ). Следовательно, при распространении журналов по годовой подписке ежемесячно издательство выставляет соответствующий счет-фактуру раз в месяц в течение пяти дней с момента отправки клиенту журнала по почте (или курьером).
Если издатель все же выставил счет-фактуру единовременно при оформлении подписки, то компания-подписчик вправе заявить выделенный в нем НДС к вычету. При этом возможны два варианта учета. Если в договоре есть условие об авансе и счет-фактура соответствует пункту 5.1 статьи 169 НК РФ, то к вычету будет заявлен НДС с аванса. При невыполнении этих условий НДС будет приниматься к вычету по мере оприходования журналов (п. 2 и 12 ст. 171, п. 1 и 9 ст. 172 НК РФ).
Нередко бухгалтер самостоятельно выписывает профессиональную литературу на свой домашний адрес, а компания-работодатель на основании трудового или коллективного договора компенсирует ему понесенные расходы. На практике компании оформляют внутренний приказ об использовании работниками собственного имущества (профессиональной литературы) для осуществления своих трудовых обязанностей (ст. 188 ТК РФ). В этом случае полученная компенсация не будет облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не облагаются НДФЛ и средства, которые сотрудник получает под отчет на покупку профессиональной литературы. Так, в одном из дел подписка на газеты и журналы была оформлена на домашний адрес директора компании. Суд пришел к выводу, что спорные печатные издания работник использует в интересах организации. Следовательно, денежные средства, выданные гендиректору под отчет на указанную подписку, не являются его налогооблагаемым доходом (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 03.03.08 № А41-К2-9735/06, оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 06.05.08 № КА-А41/3487-08).
В другом споре инспекторы посчитали, что оплата подписки является доходом бухгалтера в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Суд с доводами налоговиков не согласился и указал следующее. Бухгалтер компании подтвердил авансовым отчетом расходы на оформление подписки Оплата за подписку была произведена по индексам и тарифам, установленным для юрлиц, журналы использовались для нужд общества. Исходя из этого, суды пришли к выводу о недоказанности инспекцией того, что подписка была оплачена в интересах бухгалтера и должна облагаться НДФЛ (постановление ФАС Уральского округа от 26.01.09 № Ф09-10500/08-С3).
Кроме того, организация не начисляет страховые взносы в фонды на сумму компенсации за подписку на профессиональные издания (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).