Материал предоставлен журналом «Трудовые споры» № 2, 2014
Несмотря на многолетние дискуссии об отмене трудовых книжек, организации продолжают их вести; с помощью этого документа определяют страховой стаж работника, чтобы рассчитать пособие в случае его болезни. Иногда этому мешают ошибки в трудовой книжке, допущенные на прошлых местах работы, или халатность самого работника.
Если работник заключает трудовой договор впервые, то он может предложить заполнить бланк трудовой книжки, который он приобрел самостоятельно. Такие бланки находятся в свободной продаже, например, в переходах метро или палатках, торгующих печатными изданиями. Соглашаться с этим предложением не нужно, даже если в компании на данный момент отсутствуют чистые бланки.
У организации есть неделя со дня приема на работу нового сотрудника, чтобы официально приобрести необходимое количество бланков. Срок оформления новой трудовой книжки работнику, который трудоустраивается впервые, установлен п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Таким образом, лучше отложить заполнение трудовой книжки на несколько дней, чем рисковать.
Государственный инспектор труда при проверке без затруднений сможет установить несоответствие между этой трудовой книжкой и теми, которые были приобретены организацией у надлежащего поставщика. Сделать это можно с помощью приходно-расходной книги по учету бланков и книги учета движения трудовых книжек; серии и номера бланков в них должны совпадать.
На практике возможны ситуации, когда работник становится обладателем двух (и более) трудовых книжек.
Первая из них может потеряться при переезде или остаться на прошлом месте работы из-за нежелания сотрудника ее забрать. Также есть вероятность того, что предыдущий работодатель задержал выдачу трудовой книжки, а работнику потребовалось срочно трудоустроиться.
Вторую трудовую книжку будет вынужден завести новый работодатель. При приеме на работу в силу ч. 5 ст. 65 ТК РФ сотруднику придется написать заявление об оформлении новой книжки с указанием причины ее отсутствия. Впрочем, при заключении трудового договора работник может скрыть наличие трудовой книжки и заявить, что это место работы будет для него первым. В таком случае работодатель также заводит новую книжку. Основание — ч. 4 ст. 65 ТК РФ.
Просить у сотрудника заявление не обязательно, поскольку в силу закона оно не требуется. Тем не менее во многих компаниях настаивают, чтобы работник его писал. Оно может понадобиться, если придется доказывать, что работник знал об оформлении новой трудовой книжки. Такие заявления удобны еще и для учета в случае, когда сбор документов при приеме на работу и оформление книжек входит в трудовую функцию разных сотрудников отдела кадров (другого подразделения).
После того как специалист, отвечающий за работу с трудовыми книжками, получит заявление, он заполняет новый бланк в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек , утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Затем сведения о трудовой книжке вносятся в книгу учета. Ее форма утверждена этой же Инструкцией. Далее трудовая книжка помещается на хранение в сейф.
Но иногда после оформления новой трудовой книжки сотрудник обращается в отдел кадров и предъявляет трудовую книжку, которая была заведена на предыдущем месте работы. При этом он хочет, чтобы работодатель уничтожил новый бланк и продолжал вести найденную книжку.
На практике компании выбирают один из двух способов решения таких ситуаций.
Принять старую трудовую книжку. Работодатель может пойти на уступки работнику и начать вести вновь предъявленную трудовую книжку. Но для этого как минимум придется:
Причем задействованы в этом будут как работники кадровой службы, так и бухгалтерии. Поэтому данный способ применять в работе не целесообразно; он слишком сложен.
Продолжить вести новую трудовую книжку. Работодатель вправе отказать работнику и не вносить запись о работе в своей компании в найденную трудовую книжку. Причем в случае спора у компании будет свидетельство того, что ее действия были изначально правильными. В этом поможет заявление работника с просьбой оформить новую трудовую книжку.
Однако найденная трудовая книжка все-таки понадобится работодателю. Сведения из нее нужно будет учесть при подсчете страхового стажа для определения размера пособия по временной нетрудоспособности. Причем недостаточно выписать периоды работы в других организациях; в случае проверки необходимо документальное подтверждение. Для этих целей работодатели используют различные способы:
Это поможет в случае контрольных мероприятий доказать ФСС России, что страховой стаж был определен правильно.
Еще по этой теме: Как быть, если у работника две трудовые книжки
При заключении трудового договора работодатель может обнаружить, что в трудовой книжке соискателя запись об увольнении с предыдущего места работы заверена печатью отдела кадров. Чаще всего кандидата просят вернуться на предыдущее место работы и дополнительно проставить печать организации, не зачеркивая печать отдела кадров. Если бывший работник обратится с такой просьбой, то ее можно удовлетворить, так как впоследствии к владельцу такой трудовой книжки будет меньше претензий со стороны будущих работодателей.
Подобные обращения бывших сотрудников нередки. Они возникают из-за того, что до сих пор ведутся дискуссии о том, может ли стоять в трудовой книжке печать со словами «отдел кадров», «кадровая служба» и другими подобными словосочетаниями. Поводом для разночтений служит формулировка п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). В силу этой нормы каждая запись об увольнении должна быть заверена подписями работника и работодателя, а также печатью работодателя.
Ранее на такую запись допускалось ставить печать кадровой службы, но после внесения в них изменений Роструд разъяснил, что теперь отсутствует равенство между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя» (письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1). Следовательно, в трудовую книжку увольняемого работника нельзя ставить печать кадровой службы. В результате запись об увольнении в большинстве случаев стали заверять печатью организации без указания структурного подразделения, то есть без слов: «отдел кадров», «кадровая служба», «служба управления персоналом».
Еще по этой теме: Как вносить исправления в трудовую книжку: образцы
Однако с позицией Роструда согласились не все компании. Их доводы были следующими.
Во-первых, в трудовом законодательстве не раскрывается понятие «печать работодателя». Значит, ею может быть любая печать, которая официально используется организацией. Во-вторых, требования к печати обществ установлены, в частности, в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Печать общества должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Вместе с тем закон не запрещает добавлять на нее иную информацию; множество компаний указывает ИНН, КПП и другие сведения.
В-третьих, в больших компаниях работники кадровых служб часто не имеют доступа к основной печати организации. Поэтому для их нужд разрабатывается самостоятельная печать с учетом требований федерального закона. При этом на ней отражаются дополнительные сведения с наименованием структурного подразделения — отдел кадров, кадровая служба или иное. Чтобы определить круг лиц, которые могут использовать в своей работе такую печать и ограничить случаи ее проставления, работодателю нужно разработать локальный нормативный акт, например, Положение о печатях.
Таким образом, если требования федерального закона к печати организации соблюдены, то она признается печатью работодателя (несмотря на расширенный перечень информации, который на ней содержится).
Кроме того, со временем чиновники из Роструда несколько смягчили свою позицию. В письме от 22.11.2012 № 1450-6-1 они отметили, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы с указанием наименования организации и места ее нахождения формально подтверждает факт работы у данного работодателя. Следовательно, из-за такого оттиска не должны быть нарушены права работника.
Это значит, что период работы, заверенный печатью с дополнительной (помимо указанной в законе) информацией, нужно учитывать при подсчете страхового стажа в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
Несмотря на убедительность доводов, вопрос о правомерности использования печати с указанием структурного подразделения при увольнении работника остается дискуссионным. В связи с этим, заполняя трудовую книжку, лучше поставить основную печать организации без добавочной информации, например, слов «отдел кадров».
При оформлении новой трудовой книжки иногда допускаются ошибки. Чаще всего это описки из-за невнимательности, например, вместо отчества «Геннадиевич» пишут «Геннадьевич» или имя «Наталия» указывают как «Наталья». Подобные неточности, на первый взгляд, безобидны, но могут серьезно осложнить жизнь и работнику, и работодателю. Разница в написании имени, отчества или фамилии в трудовой книжке и паспорте означает, что фактически документы принадлежат разным людям. Если работодатель примет трудовую книжку с опиской, то возможны претензии со стороны ФСС России при проверке порядка начисления пособия по временной нетрудоспособности. Работника с таким документом ожидают проблемы в будущем при начислении пенсии.
Отказать в приеме на работу кандидату с подобной ошибкой в трудовой книжке будет неправомерным. Такой отказ в случае спора, вероятнее всего, будет признан дискриминационным, поскольку он не связан с деловыми качествами работника. Тем не менее вести такую трудовую книжку нельзя. Если имя, отчество или фамилия работника указаны неправильно, то дальнейшие действия работодателя зависят от того, когда обнаружены ошибки в трудовой книжке. Она может быть замечена непосредственно после заполнения титульного листа либо позже, другим работодателем.
Заметить описку может сотрудник, который заполнял трудовую книжку, или ее владелец. Работник, которому завели трудовую книжку, должен ознакомиться со сведениями на титульном листе и поставить свою подпись; тем самым он соглашается с указанной информацией (п. 2.2 Инструкции). Поэтому лучше настоять, чтобы работник действительно сверил свои данные.
Но если информация внесена неверно, то исправлять ее не стоит. Нередко на практике такую запись зачеркивают, рядом указывают правильную, а на оборотной стороне обложки удостоверяют исправление. Такой подход неверен по следующей причине.
Работник может изменить фамилию, имя, отчество, например, выйдя замуж. В этом случае работодателю нужно изменить сведения в его трудовой книжке в порядке, определенном п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Причем делается это на основании определенного документа: свидетельства о браке или его расторжении, паспорта. Но исправлять подобным образом описку в новом бланке нельзя, так как у работодателя нет основания; отсутствует причина, по которой можно заменить, например, одно имя на другое. Ведь работник его не менял. В такой ситуации нужно уничтожить бланк, поскольку он считается испорченным. Это следует из п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
При уничтожении необходимо составить акт (абз. 2 п. 42 указанных Правил). Поскольку форма такого акта не установлена, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Как правило, его оформляют в 2-х экземплярах, один из которых остается у сотрудника, ответственного за трудовые книжки, а второй передается в бухгалтерию.
Не всегда ошибку на титульном листе трудовой книжки замечают сразу. Может пройти несколько лет, пока она будет выявлена.
Иногда новый работодатель сам вносит изменения в трудовую книжку, зачеркивая в ней фамилию, имя, отчество или дату рождения, которая не соответствует паспорту. Однако применять такой способ рискованно, поскольку работодатель принимает на себя смелость установить факт принадлежности трудовой книжки конкретному лицу без надлежащих доказательств, например, письма организации, в которой допустили ошибку. Если его нет, то подтвердить такой факт работник сможет только через суд (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).
При отсутствии письма либо судебного постановления работодатель не обязан верить сотруднику на слово о том, что оба документа принадлежат ему. Таким образом, не нужно самостоятельно вносить исправления на титульный лист трудовой книжки, а лучше завести новую трудовую книжку, предприняв следующее.
Во-первых, стоит объяснить работнику, почему у него не приняли трудовую книжку, и рассказать ему о предстоящих трудностях:
Но возможно, что у работника есть другие документы, которыми он сможет подтвердить страховой стаж: трудовые договоры или выписки из приказов. Перечень подходящих для такого случая документов приведен в разд. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91). Если они имеются, то подтвержденные периоды работы нужно будет учитывать по этим документам.
Во-вторых, нужно получить от сотрудника заявление об оформлении новой трудовой книжки. Ее необходимо завести на основании ч. 5 ст. 65 ТК РФ, поскольку фактически трудовой книжки нет.
В-третьих, целесообразно направить сотрудника к первому работодателю, который завел ему трудовую книжку с ошибкой. Он либо исправит описку в первой книжке и заверит ее подписью и печатью организации, либо выдаст документ, на основании которого это сможет сделать действующий работодатель (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Как правило, выдают справку с обязательным указанием фамилии, имени, отчества работника, а также серии, номера и даты выдачи принадлежащей ему трудовой книжки. После ее получения в трудовую книжку вносят исправления по правилам, предусмотренным п. 2.3 Инструкции.
Несмотря на исправление сведений, нужно продолжать вести новую трудовую книжку, оформленную при приеме на работу. Старая трудовая книжка с уточненными сведениями о работнике понадобится при подсчете страхового стажа. Для этого с найденной книжки лучше снять копию, заверить ее и поместить в личное дело работника.