Компания перечисляет НДФЛ за своих сотрудников и других людей, которым она выдает доходы. Однако ответственность за уплату этого налога лежит на ней, как на налоговом агенте.
Во-первых, это штраф – 20 процентов от не уплаченного в срок налога. А во-вторых, пени. Все это грозит, даже если НДФЛ правильно подсчитан и вовремя удержан из доходов получателя. Это следует из статей 75 и 123 НК РФ. А в случае с пенями подтверждено еще и постановлением Президиума ВАС РФ 12 января 2010 г. № 12000/09. Обратите внимание: правило о том, что за опоздание с уплатой верно исчисленного налога взимаются только пени, но не штраф, на агентские налоги не распространяется!
Когда рассчитывать, удерживать и перечислять НДФЛ с разных видов выплат, показано в схеме (см. ниже. – Примеч. ред.). Как правило, делать это приходится не один, а несколько раз в месяц. Прокомментирую наиболее важные моменты, ведь тут важна дата получения дохода.
Самый распространенный вид облагаемых НДФЛ выплат – зарплата. Это и оклад, и надбавки за работу в праздники, совмещение профессий, сверхурочные часы и так далее.
По общему правилу рассчитывать НДФЛ с таких сумм надо один раз в месяц. Обычно это делают в последний день месяца – того, за который сотруднику положена зарплата.
Исключение – ситуация, когда работник уволен до конца календарного месяца. Тогда налог с его трудового вознаграждения начисляют в последний день работы. В любом случае в дни выплаченных в середине месяца авансов начислять налог не надо.
После того как налог рассчитан, его надо удержать. И только после этого перечислить в бюджет. Это важно! Платить НДФЛ за счет собственных средств налоговым агентам запрещено. Так сказано в пункте 9 статьи 226 НК РФ.
Сроки уплаты НДФЛ приведены в пункте 6 этой же статьи кодекса. Если компания выплачивает зарплату деньгами, правила здесь такие. Перечисляя деньги на указанные работниками банковские счета, направляйте НДФЛ в бюджет в тот же день. Но не раньше!
Есть риск, что поступивший до срока НДФЛ налоговые инспекторы причислят к ошибочно поступившей сумме. И порекомендуют подать заявление о ее возврате. А налог при этом потребуют перечислить еще раз.
Дело в том, что к налогу сотрудники ИФНС относят только те суммы, которые работодатель фактически удержал с выплат сотрудникам компании.
Если компания сняла наличные на зарплату в банке, перечисляйте НДФЛ не позднее этого же дня. Как ни странно, в этом случае дожидаться фактической выдачи денег Налоговый кодекс не требует. Однако платить НДФЛ раньше, чем деньги получены в банке, опять же рискованно.
Кстати, выдать зарплату можно и за счет свободной наличности в кассе. Тогда срок уплаты НДФЛ – не позднее следующего дня после того, как работник получит деньги. Минфин России подтвердил это в письме от 3 июля 2013 г. № 03-04-05/25494.
Когда перечислять НДФЛ с последней зарплаты уволенного в середине месяца работника – вместе с общим налогом за месяц или отдельно? Отдельно. Предположим, человек уволился 25 февраля. Компания полностью рассчиталась с ним в этот же день, выплатив деньги из наличной выручки. Значит, перечислить его НДФЛ она должна не позднее следующего дня, то есть 26 февраля. Откладывать платеж до выплаты зарплаты всем работникам за февраль нельзя! Об этом есть письмо Минфина России от 21 февраля 2013 г. № 03-04-06/4831.
Помимо зарплаты компании выплачивают сотрудникам и другие денежные доходы. Больничные пособия, дивиденды, материальную помощь… Эти доходы не связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей. И считаются полученными в день реальной выплаты. Это следует из пункта 1 статьи 223 НК РФ.
Начислять НДФЛ с каждого такого дохода надо отдельно в день его выплаты. И отправлять его в бюджет тоже с каждой выплаты по отдельности. Ждать до даты перечисления НДФЛ, удержанного с ежемесячной зарплаты, нельзя!
Сроки уплаты здесь такие же. Если деньги получены в банке, налог должен уйти в казну той датой, в которую суммы сняли с расчетного счета. Когда средства берут из наличной выручки – назавтра после выплаты. При безналичных расчетах – в день перевода на указанный сотрудником счет.
Платить НДФЛ с отпускных налоговые инспекторы тоже требуют сразу же. Скажем, деньги перечислены на пластиковую карточку работника 20 февраля. Отправить в бюджет удержанный с них НДФЛ надо в этот же день. Дело в том, что правила, которые действуют при выплате аванса по зарплате, к этому виду доходов неприменимы.
Все дело в формулировке пункта 2 статьи 223 НК РФ. Она устанавливает особый порядок начисления НДФЛ не для всех составных частей зарплаты. А только для тех, которые причитаются за выполненные трудовые обязанности и за период, равный месяцу. Отпускные сотрудник получает за дни отдыха, а не за работу по трудовому договору. Об этом есть письмо Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8–139 и постановление Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11.
С премиями логика похожая. Из ежемесячных поощрений начисленными за трудовые обязанности можно назвать лишь фиксированные и независящие от результатов труда. А стимулирующие премии, которые рассчитывают в зависимости от производственных показателей (например, процент от продаж) – это уже не за трудовые обязанности. Ну, а разовые, квартальные и годовые денежные премии не привязаны к месячному периоду. Это из письма Минфина России от 12 ноября 2007 г. № 03-04-06-01/383.
Если компании нужен временный работник, чтобы выполнить разовое задание, можно оформить гражданско-правовой договор. С выплат по нему в большинстве случаев тоже надо удерживать НДФЛ. В том числе и с авансовых. Так считают представители налоговой службы.
При этом чиновники ссылаются на пункт 1 статьи 223 НК РФ. Там сказано: по общему правилу денежный доход считается полученным в день выплаты. Никакого исключения для авансов по договорам подряда или оказания услуг Налоговым кодексом не предусмотрено.
Вычесть НДФЛ можно только из денег. Но компания может выдать человеку часть зарплаты готовой продукцией или, скажем, преподнести подарок к юбилею. И то и другое – доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ.
Исчислить налог с натуральной части зарплаты надо, как обычно, в последний день месяца. А налог с подарка и других подобных доходов – в день, когда они выданы.
Удержать НДФЛ и в том и другом случае можно только с ближайшей денежной выплаты человеку. Правда, есть ограничение – после вычета НДФЛ выдаваемая сумма не должна сократиться более чем вдвое. Это правило пункта 4 статьи 226 кодекса. Поэтому бывает, что платить налог с крупного натурального дохода приходится по частям.
Ну, а перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее следующего дня после того, как он был удержан. Главное помните: принимать от человека деньги на уплату НДФЛ нельзя! Платить налог за счет собственных средств компании тоже.
Материальная выгода возникает, например, если компания выдала человеку заем под проценты меньшие, чем 2/3 ставки рефинансирования. Или вообще без процентов. Правила подсчета суммы дохода есть в статье 212 НК РФ. Сроки удержания и уплаты НДФЛ такие же, как при выплате натурального дохода.
Главное не запутаться со сроками начисления налога. НДФЛ с материальной выгоды от займа под небольшие проценты рассчитывают в день, когда должник их заплатил. В какой срок их нужно начислить по договору, значения не имеет. Минфин России разъяснил это в письме от 15 февраля 2012 г. № 03-04-06/6–39.
Для беспроцентных обязательств правила другие. Тут материальная выгода возникает в тот день, когда человек возвращает заем. В этот же день с нее исчисляют налог. Об этом сказано, например, в письме Минфина России от 26 марта 2013 г. № 03-04-05/4–282.
Лектор: Эльвира Митюкова,
к. э. н., управляющий партнер консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса»