Инспекция в ходе налоговой проверки вправе запросить у проверяемой компании необходимые для проверки документы на основании статьи 93 НК РФ. Кроме того, документы налоговики могут запросить и при проведении проверки партнера компании (ст. 93.1 НК РФ).
Так, документы могут понадобиться для подтверждения права на налоговую льготу (п. 6 ст. 88 НК РФ). Или, например, при проведении камеральной проверки по НДС, в которой налог заявлен к вычету (п. 8 ст. 88 НК РФ). Или для получения возмещения НДС при экспорте товаров (ст. 165 НК РФ).
Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.
Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Теперь поговорим о требованиях к бумажным документам.
Согласно пункту 2 статья 93 НК РФ, они подаются в виде копий, заверенных компанией. Требовать нотариального удостоверения копий документов налоговики могут только в случае, если это предусмотрено законодательством РФ. Однако в случае необходимости инспекция вправе ознакомиться с подлинниками документов. Вот, в общем-то, и все требования к копиям, содержащиеся в НК РФ. Далее поговорим о том, как это трактуют чиновники.
Для начала обратимся к пункту 1 статьи 11 НК РФ. В ней сказано, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Теперь рассмотрим положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Далее ниже реквизита «Подпись» проставляют:
заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Копия документа заверяется печатью компании.
Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения.
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Реквизит документа - элемент оформления документа (п. 36 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Однако ни Налоговый кодекс РФ, ни положения ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить подшивку документов. Поэтому приходится руководствоваться разъяснениями чиновников.
Чиновники считают, что, исходя из положений статьи 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Такая позиция изложена в частности в письмах Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459.
Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.
Справедливости ради нужно отметить, что суды не всегда согласны с чиновниками. Есть примеры судебных решений, когда арбитры вставали на сторону компаний.
По мнению судей, предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ, не возникает (постановление ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012).
Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.
В тоже время ФНС России еще два года назад пояснила, что многостраничный документ может быть заверен двумя способами. Во-первых, заверить можно каждый лист копии документа. А во-вторых, можно заверить прошитый документ в целом (письмо ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309). Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142. При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.
Итак, прошить документ нужно таким образом, чтобы:
1) можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);
2) исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
3) можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).
Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:
На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).
Чиновники рекомендуют составить опись документов, а также сопроводительное письмо и подать их в инспекцию вместе с запрошенными документами. Это позволит исключить повторное затребование документов (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Отметим, что первое требование к прошивке многостраничного документа в письме сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.?д.
Марина Алферова,
аудитор