Форма справки о сумме заработной платы (далее — справка) и порядок ее выдачи (далее — Порядок) утверждены приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.
Как правило, справка выдается в день прекращения работы (п. 2 Порядка), но и после увольнения бывший работодатель обязан ее выдать, если работник обратится к нему с письменным заявлением (п. 3 Порядка).
Работодатель должен выдать запрашиваемый документ не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления (п. 3 Порядка и п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).
Бывший работодатель должен указать в справке сведения:
- о всех выплатах в пользу работницы за два календарных года, предшествующих году увольнения, на которые были начислены страховые взносы;
- количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, освобождения сотрудницы от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на нее не начислялись страховые взносы в ФСС РФ.
Обратите внимание: работодатель несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в справке и необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий по социальному страхованию (ч. 1 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ).
Справка о сумме заработка понадобится работнику, если он устроился на новое место работы и ему нужно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В настоящее время нет разъяснений, как быть, если после увольнения работник сменил фамилию.
Согласно пункту 6 Порядка все сведения вносятся в справку на основании данных бухгалтерского учета и отчетности компании. У работодателя, к которому обращается бывший работник, все документы оформлены на прежнюю фамилию сотрудника. Запись о работе в компании в трудовой книжке работника также относится к периоду, когда у него была старая фамилия.
При отсутствии других документов работодатель может выдать справку только на старую фамилию. В справке будут указаны и прежние паспортные данные работницы (до смены фамилии).
Обратите внимание: когда такая справка выдается работнице в день прекращения работы (п. 2 Порядка), в ней указывается ее текущая на данный момент (до замужества) фамилия.
Новому работодателю вместе со справкой о сумме заработка, выданной на старую фамилию, сотрудница представит свидетельство о заключении брака. Это свидетельство будет доказательством того, что на день увольнения у сотрудницы была одна фамилия, а на день обращения за справкой — уже другая.
Идентифицировать работницу новый работодатель также может по номеру страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Этот номер при смене фамилии остается прежним.
Свидетельство о заключении брака бывшая работница может предъявить и прежнему работодателю, приложив его копию к заявлению о выдаче справки. В тексте заявления она вправе попросить выписать документ на новую фамилию. В этой ситуации оснований для отказа нет. Образец заявления смотрите ниже.