Учет денежных документов лучше осуществлять в следующем порядке. Первым делом напомним, какие именно документы считаются денежными. Их примеры приведены в Инструкции по применению Плана счетов. В частности, это почтовые марки и оплаченные авиабилеты. Но формулировка из Инструкции подразумевает, что там названы далеко не все денежные документы.
Общий признак, характерный для денежных документов, — все они свидетельствуют о том, что расчеты между сторонами уже произведены, а услуга еще фактически не оказана. Поэтому денежными документами могут быть талоны на бензин или, скажем, карты экспресс-оплаты (см. таблицу ниже).
Что в учете компании можно отражать как денежные документы, а что — нет
|
Вид документа |
Это денежный документ? |
Почему |
|---|---|---|
|
Почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории |
Да |
Все эти документы прямо упомянуты в качестве денежных в Инструкции по применению Плана счетов (утверждена приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н) и Методических указаниях по инвентаризации (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) |
|
Талоны на бензин |
Да, но с оговоркой |
Талоны будут денежными документами, если они выданы на фиксированную сумму (например, на 500 руб. каждый). Если же талон на определенное количество литров, его следует учитывать за балансом на счете 006 как бланк строгой отчетности |
|
Билеты на автобус, трамвай и другие виды общественного транспорта, железнодорожные билеты, карты экспресс-оплаты за телефон и Интернет |
Да |
Хотя эти документы прямо и не упомянуты в нормативных актах, но их объединяет одно. Все они свидетельствуют о том, что расчеты между сторонами уже произведены, а услуга еще фактически не оказана |
|
Государственные и муниципальные ценные бумаги; ценные бумаги других организаций, в том числе долговые ценные бумаги, в которых дата и стоимость погашения определены (облигации, векселя) |
Нет |
Здесь речь идет о финансовых вложениях (п. 3 ПБУ 19/02). Значит, их нужно учитывать на счете 58 |
|
Корпоративные банковские карты |
Нет |
Пластиковая карта является собственностью банка, выдавшего ее. Значит, она должна быть учтена за балансом на отдельном счете |
Итак, допустим, компания оплатила авиабилеты для сотрудников. Теперь их нужно правильно отразить в учете. Для этого предназначен специальный субсчет 3 к счету 50. Аналитический учет денежных документов следует вести по видам денежных документов. То есть придется вводить субсчета второго порядка. Проводка такая:
ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 60 (76, 71 …)
— получены (приобретены) денежные документы.
Операции, связанные с поступлением денежных документов, равно как и их последующим движением, заносят в специальную ведомость или журнал. Обратите внимание: типовой формы данного регистра нет. Поэтому вы можете разработать бланк самостоятельно. Или воспользоваться образцом, который мы привели здесь>>. К слову сказать, составлять журнал можно на бумаге либо в электронном виде. В законодательстве никаких особых требований на сей счет нет.
Операции со всеми денежными документами можно отражать в одной ведомости. Заводить отдельный журнал на каждый тип документа необязательно. А вот когда компания в силу специфики деятельности часто покупает, например, железнодорожные билеты, то для такого типа денежных документов лучше оформить отдельную ведомость. Это облегчит и упорядочит документооборот.
Еще один момент. Пока денежные документы не будут использованы, списывать их стоимость на расходы нельзя. Ведь услуги еще фактически не оказаны. Значит, речь в этом случае идет об авансе.
А что если сотрудник принес, например, из командировки использованный авиабилет и просит возместить расходы? Тогда билеты не учитывайте на счете 50. Отразить их нужно в составе командировочных затрат (см. комментарий ниже).
Мнение
Предположим, курьер принес использованный проездной на автобус или сотрудник в командировке купил обратный билет на самолет (поезд). Компания в свою очередь возмещает работникам фактически понесенные расходы.
Так вот, такие бумаги учитывать в составе денежных документов не нужно. Ведь их стоимость уже погашена. Соответственно, человек прикладывает использованный билет к авансовому отчету или заявлению о возмещении расходов. Организация же списывает затраты по общим правилам в зависимости от их вида. Скажем, в составе командировочных или как компенсацию за разъездной характер работы. В бухгалтерском же учете это расходы по обычным видам деятельности.
Иван Чемичев,
руководитель юридического департамента АКГ «МЭФ-Аудит»
Учет денежных документов при выдаче сотрудникам. Как правило, билеты и карты экспресс-оплаты выдают под отчет. О том, что денежные документы переданы сотрудникам, сделайте отметку в ведомости.
Проводка такая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
— выданы сотруднику денежные документы (переданы под отчет).
Если же купили для сотрудников путевки, проводка иная:
ДЕБЕТ 73 субсчет «Выданные путевки» КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
— выдана работнику путевка в санаторий.
После того как сотрудники вернут использованные денежные документы, затраты можно списать. Это правило действует как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В бухучете это расходы по обычным видам деятельности либо прочие (если речь идет о путевках). Проводку сделайте такую:
ДЕБЕТ 20 (26, 44, 91 …) КРЕДИТ 71 (73)
— списаны на расходы денежные документы.
Что касается налогового учета, то здесь никаких особенностей для денежных документов нет. Затраты списывают в зависимости от их назначения. Так, стоимость билетов на поезд или самолет обычно учитывают в составе командировочных, а почтовых марок — в составе расходов на связь.
Сразу оговоримся про продажу проездных на общественный транспорт и почтовых марок. С таких операций НДС вообще не платят в силу статьи 149 Налогового кодекса РФ. В остальных случаях для вычета НДС принципиально важно, как именно произошла оплата — наличными или в безналичной форме.
Этот вариант самый удобный и простой. Хотя бы потому, что предварительно не придется выдавать средства сотрудникам под отчет. К тому же сумма НДС будет в платежном поручении и в счете-фактуре, который обязан вам выписать контрагент. Так что проблем с вычетом «входного» налога не возникнет.
При расчетах наличными следует помнить вот о чем. Оплата денежного документа — это по сути аванс за услуги, которые будут оказаны в будущем. При этом вычет с аванса возможен только при наличии платежного поручения (п. 9 ст. 172 Налогового кодекса РФ). Если же платежки нет, то и вычет неправомерен. Об этом сказано в пункте 2 письма Минфина России от 6 марта 2009 г. № 03-07-15/39.
У компании есть шанс поставить НДС к вычету в дальнейшем. То есть когда услуга будет фактически оказана (например, сотрудник использует талон на бензин или авиабилет). Но одного кассового чека или БСО будет достаточно только в одном случае. Предположим, компания купила билет для сотрудника, уезжающего в командировку. НДС выделен в билете отдельной строкой. В данной ситуации вычет правомерен. Это следует из пункта 18 приложения № 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Во всех остальных случаях нужен еще и счет-фактура. В частности, об этом сказано в письме Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335. Причем ревизоров не смущает, что в силу пункта 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ при продаже в розницу выписывать счет-фактуру не требуется. По версии контролеров, эта норма применима лишь при покупке товаров (оплате работ, услуг) для личных целей. Если же человек действует от имени организации, у него должна быть доверенность. Значит, он может попросить счет-фактуру, который ему обязаны выдать. Будет счет-фактура — будет и вычет.
Но, допустим, заветный документ получить от продавца не удалось. Если при этом НДС упомянут в кассовом чеке или БСО, при расчете налога на прибыль учесть его нельзя. Дело тут вот в чем. Перечень случаев, в которых сумму предъявленного НДС можно включить в стоимости оказанных услуг, приведен в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Но оплата услуг плательщиками НДС при отсутствии документов, подтверждающих право на вычет, в этот перечень не входит. Вот и получается, что «входной» НДС нельзя ни к вычету поставить, ни в расходах учесть. Поэтому в затраты надо списать стоимость услуг без НДС.
А если НДС в денежном документе вообще никак не упоминается? Тогда выделять косвенный налог не нужно — в налоговом учете можно списать стоимость услуги вместе с НДС.
Учет денежных документов и НДС для УСН особый. Компании на этом спецрежиме списывают «входной» НДС в расходы на основании подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Делают это на дату утверждения авансового отчета по расходам, к которым относится сумма косвенного налога. Например, стоимости билетов в составе командировочных.