Ситуация: Для служебного автомобиля куплены летние шины. Их установят вместо зимних. Каким документом оформить замену и как это отразить в бухгалтерском и налоговом учете? Зимние шины еще не изношены и будут ждать до следующего сезона.
Расходы на новую резину необходимо отражать в особом порядке. Когда летние шины (приобретенные отдельно от автомобиля) поступят, оформите приходный ордер по форме № М-4 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Стоимость этих шин отразите на отдельном субсчете счета 10 «Материалы». Например, «Автомобильные шины для зимнего (летнего) сезона».
Заметим, что в Инструкции к Плану счетов предложено отражать автомобильные покрышки на субсчете «Запасные части». Но мы рекомендуем выделить для сменных шин отдельный субсчет. Ведь в их учете есть свои особенности. Расскажем обо всем по порядку.
Водитель (или другой работник) получает шины на складе по требованию-накладной (форма № М-11). Допустим, он заменил шины самостоятельно. В каком документе зафиксировать этот факт?
Специального бланка для этой ситуации в законодательстве не установлено. Составить необходимый документ можно в свободной форме (см. образец акта ниже). В документе отразите все характеристики шин (1), а также предусмотрите место для подписей ответственных работников (2).
Шины будут монтировать в автосервисе? Тогда оформите водителю (другому представителю компании) доверенность, чтобы ему выдали бумаги на имя организации. По окончании работ он получит акт приема-передачи (наряд-заказ). Этот документ и подтвердит факт сезонной замены шин. Акт по форме № ОС-3 (который используют при ремонте, реконструкции или модернизации) не подходит. Ведь сезонная замена шин — это не ремонт. А операция, связанная с поддержанием эксплуатационных свойств автомобиля.
Расходы на новую резину отражают в бухучете в следующем порядке. Стоимость сезонных шин, которые переданы в использование, можно сразу списать на дебет «затратных» счетов 20, 23, 25, 26 или 44 по общему правилу учета материальных ценностей (п. 93 Методических указаний по бухучету МПЗ).
Или можно взять за основу пункт 73 Методических указаний по бухучету основных средств. Он разрешает списывать на эти же счета расходы на поддержание в рабочем состоянии объектов основных средств. Какое из правил применить, решать вам. В любом случае стоимость новых шин будет учтена в расходах в момент их установки.
Заметим, что в Инструкции к Плану счетов есть рекомендация отражать автомобильные шины (как в запасе, так и в обороте) на счете 10 «Материалы». Если руководствоваться ею, то сменные покрышки будут оставаться на балансе до полного износа или повреждения. Этот способ обеспечивает контроль за сохранностью резины. Но приводит к разницам между бухгалтерским и налоговым учетом. И соответственно, к необходимости применять ПБУ 18/02.
Мы считаем, что усложнять учет не обязательно. Ведь правила списания активов регулируют ПБУ и методички, а не Инструкция к Плану счетов. А контролировать периодически эксплуатируемые покрышки можно и по-другому.
После установки нужно учитывать сезонные шины за балансом в условной оценке. Скажем, по 1 руб. за штуку. Для этого предусмотрите в рабочем плане счетов, например, счет 012 субсчет «Автомобильные шины, установленные на транспортное средство».
В дополнение к нему откройте на этом счете субсчет «Временно не используемые автомобильные шины для летнего (зимнего) сезона». Отражайте на нем демонтированные шины, которые пригодны для эксплуатации в следующем сезоне.
Мнение
Предположим, что после сезонной замены снятые шины возвращают на склад. Если они исправны, то организация может использовать их в следующем сезоне. Нужно ли шины снова приходовать на счет 10 «Материалы»? И увеличивать на их стоимость базу по налогу на прибыль? Нет. Нормативными актами по бухучету такая обязанность не предусмотрена. Ведь к возвратным отходам сезонные шины отнести нельзя. К неизрасходованным материалам тоже (п. 111 и 112 Методических указаний по бухучету МПЗ, п. 5 и 6 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Не распространяются на сезонные шины и правила учета запасных частей, полученных при разборке и ликвидации основных средств (п. 57 Методических указаний по бухучету МПЗ, п. 13 ст. 250 Налогового кодекса РФ). Контролировать же сохранность шин бухгалтерия может на забалансовых счетах и с помощью карточек складского учета.
Наталья Левенец,
аудитор Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»
В налоговом учете стоимость установленных на автомобиль сезонных шин также можно сразу списать на расходы. При этом есть два варианта.
Первый — отнести затраты на шины на материальные расходы (подп. 2 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Второй — включить их в расходы на содержание и эксплуатацию служебного транспорта. И соответственно, при расчете налога на прибыль списать в составе прочих расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Выбирая подходящий вариант учета, не забудьте о перечне прямых расходов, который установлен в учетной политике вашей компании для целей налогообложения. Материальные расходы организации, как правило, относят к прямым, а прочие — к косвенным.
Важно
Расходы на новую резину подтверждают актом, где необходимо отразить: