По общему правилу компания может обратиться с иском напрямую в суд, не затрачивая свое время на предварительную переписку с контрагентом. Но из этого правила есть два важных исключения.
Во-первых, иногда в договоре между сторонами закреплен обязательный претензионный порядок разрешения споров. Тогда компания должна его соблюсти, прежде чем нести исковое заявление в арбитраж.
Во-вторых, по некоторым видам договоров законодательством прямо установлен досудебный порядок урегулирования. К примеру, согласно пункту 1 статьи 797 Гражданского кодекса РФ, прежде чем предъявлять судебный иск перевозчику, нужно обязательно написать ему претензию.
Если вы нарушите этот порядок, прописанный в законе или договоре, суд попросту не примет иск. А если и примет, то в первом же судебном заседании откажет вашей компании в удовлетворении требований. Кроме того, грамотно написанная претензия к должнику (см. образец ниже) сама по себе может устранить конфликт с контрагентом и тем самым оградит вашу компанию от потери времени и судебных издержек.
Конечно, главное — изложить суть претензии, основания, из которых она возникла (1), а также требования (2). К примеру, если покупатель вовремя не перечислил деньги, нужно сослаться на условия договора об оплате, указать на факт их нарушения и установить новый срок, в течение которого вы готовы подождать.
Другая ситуация: ваша компания выступает заказчиком ремонтных работ, которые выполнены некачественно. В этом случае вы должны указать в претензии, что конкретно вас не устраивает, и дать время исполнителю на «работу над ошибками».
Еще один важный момент: установите срок, в течение которого вы будете ждать от должника письменного ответа, если он не согласен с претензией (3). Так вам будет легче определить момент, когда можно обращаться в суд, если от контрагента нет никакой реакции. За нарушение сроков ответа на претензию можно предусмотреть неустойку.
Перечислите в документе все требования, с которыми вы планируете в дальнейшем обращаться в суд. Что это значит? К примеру, вы хотите получить расчет за товар и проценты за просрочку оплаты. В претензии вы должны указать и то и другое. Иначе судьи могут решить, что по одному из требований претензионный порядок не исполнен, и откажут в удовлетворении иска.
Рассчитывая договорные санкции или процент за незаконное пользование деньгами по статье 395 Гражданского кодекса РФ, имейте в виду следующее: к моменту обращения в суд обе суммы возрастут и будут отличаться от цифр, указанных в претензии. Были случаи, когда расхождения между исковым заявлением и претензией приводили к отказу судей удовлетворить требования компании (определение ВАС РФ от 15 апреля 2010 г. № ВАС-4270/10). И хотя подобная судебная практика редкость, лучше подстраховаться. Для этого пропишите в претензии, что неустойка или другие санкции рассчитаны на дату составления документа (4).
Претензию должен подписать руководитель компании (5). Если документ подписывает другой сотрудник, то его право подписи должно быть подтверждено доверенностью. Во избежание лишних вопросов лучше направить контрагенту копию этой доверенности вместе с претензией.
В некоторых договорах, а также в законодательстве (например, ст. 120 Устава железнодорожного транспорта РФ) четко прописано, что к претензии контрагент обязан приложить копии подтверждающих документов. Если нужных бумаг не окажется, суд может посчитать, что не соблюден порядок досудебного урегулирования конфликта (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27 сентября 2011 г. по делу № А40-23718/11-104-198).
Если это ваш случай, не поленитесь собрать соответствующие копии. Их перечень приведите в самой претензии в качестве приложений (6).
Срок для направления претензии может быть закреплен в законе или договоре. Например, в контракте можно прописать, что сторона должна направить претензию в течение 10 дней с момента, как узнала о нарушении своих прав.
В большинстве случаев судьи лояльно относятся к просрочке отправки претензии, не рассматривая этот срок как пресекательный (постановление ФАС Центрального округа от 1 июля 2009 г. по делу № А36-3594/2008). Главное успеть предъявить свои требования в течение срока исковой давности. Причем это правило распространяется на сроки, установленные как законом, так и договором.
Однако есть и противоположная практика. Порой суды видят в отправке претензии за пределами предусмотренного в законе или договоре срока нарушение претензионного порядка (определение Высшего арбитражного суда РФ от 19 мая 2008 г. № 3495/08). И хотя подобное мнение встречается редко, тем не менее лучше не рисковать и уложиться в срок.
Направляйте претензию на все известные адреса контрагента. Прежде всего это юридический адрес (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2009 г. по делу № А52-2295/2009). Если адрес отправки не совпадает с адресом, указанным в выписке из ЕГРЮЛ, судьи могут решить, что претензионный порядок не соблюден. Если вам известны еще какие-то адреса (например, из рекламы), то нужно разослать письма и по ним. Во-первых, вероятность того, что контрагент получит ваше письмо, значительно возрастет. Во-вторых, в случае суда вы сможете доказать, что приложили все усилия, чтобы отправить претензию.
Важно
Претензия к должнику должна содержать следующие моменты: