Учет расходов по служебным командировкам, а также их документальное оформление вызывает немало вопросов. Рассмотрим, на что необходимо обратить внимание, чтобы налоги по командировочным расходам начислить правильно.
При командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее — Положение о командировках). Значит, указанные суммы в налоговых расходах работодатель учитывать не вправе (письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.06 № 20-12/11312 и постановление ФАС Поволжского округа от 16.03.07 № А65-5696/06).
Иные расходы, связанные с командировками, компания возмещает на основании подтверждающих документов, если это предусмотрено коллективным договором или иным локальным актом (п. 24 Положения о командировках). Значит, компания вправе учесть расходы, связанные с возмещением затрат работника, находящегося в однодневной командировке, при налогообложении прибыли (письма Минфина России от 01.08.13 № 03-03-06/1/3080 и от 27.05.13 № 03-03-06/1/18953, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.12 № А56-48850/2011).
Расходы на проживание в гостинице можно подтвердить чеком ККТ или БСО (письмо Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400). Такой бланк должен быть изготовлен типографским способом или сформирован с использованием автоматизированной системы (п. 4 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359, и письмо Минфина России от 21.11.12 № 03-07-11/502). Кроме того, в БСО должны быть заполнены обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 3 указанного Положения.
Минфин России позволяет включать в налоговые расходы стоимость проезда работника из места отдыха до командировочного пункта назначения и обратно к месту отпуска (письмо от 08.12.10 № 03-03-06/1/762). По мнению ведомства, такие расходы относятся к прочим расходам на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но ранее УФНС России по г. Москве в письме от 07.10.09 № 20-15/104559@ пришло к выводу, что расходы организации на проезд командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли.
По мнению финансового ведомства, компания вправе заявить вычет НДС на основании проездного документа, в котором сумма НДС выделена отдельно (письма от 10.01.13 № 03-07-11/01 и от 12.01.11 № 03-07-11/07). Аналогичные выводы содержит и письмо УФНС России по г. Москве от 31.08.09 № 16-15/090448.1.
Если в расчетных документах нет ссылки на предъявленный налог по командировочным расходам, вся сумма, указанная в этих документах, включается в расходы (письмо УФНС России по г. Москве от 10.01.08 № 19-11/603).
Поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение признается командировкой (п. 3 Положения о командировках). Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ, где указать задание, которое предстоит выполнить. По возвращении из такой поездки сотрудник представляет авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. Все эти бумаги подтвердят, что выплаты, произведенные работнику, являются возмещением понесенных им расходов в связи с командировкой и не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).
При отсутствии документального подтверждения целевого использования средств, выданных сотруднику под отчет, теряется их непосредственно компенсационный характер и они облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18). Однако суды занимают иную позицию, и отсутствие подтверждающих документов безусловным основанием для начисления НДФЛ не считается (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.08 № Ф03-А51/08-2/3562, оставлено в силе определением ВАС РФ от 10.02.09 № ВАС-16814/08).