Расходы на питание работников работодатель может взять на себя. Сначала напомним, что некоторым работникам компании вообще обязаны выдавать продукты. Вот, например, тем, кто работает во вредных условиях, положено молоко или равноценная его замена. Либо по желанию сотрудник может попросить компенсацию молока деньгами. Главное сказать об этом в трудовом или коллективном договоре и получить от работника заявление. О том, какие документы понадобится оформить и как учесть расходы на бесплатное питание «за вредность», читайте далее в статье комментарий специалиста. Также в этой статье вы узнаете, как сейчас учитывать расходы на питьевую воду — это, пожалуй, самый распространенный элемент бесплатного питания.
И еще здесь сразу скажем про НДС, поскольку подход един для любого способа бесплатного питания. Налоговики на местах убеждены: речь идет о безвозмездной передаче товаров. Следовательно, стоимость питания исходя из рыночных цен надо включить в налоговую базу по НДС. При этом «входной» налог со стоимости приобретенных продуктов (или готовых обедов) можно принять к вычету. Об этом свидетельствует, в частности, письмо УФНС России по г. Москве от 3 марта 2010 г. № 16-15/22410. Безопаснее так и делать.
Как безопасно считать налоги и взносы, организовав питание для сотрудников
|
Вид налога (сбора) |
Способы организации питания для работников |
||
|---|---|---|---|
|
шведский стол |
талоны на питание |
заказ обедов в офис |
|
|
НДФЛ, страховые взносы |
Если можно точно рассчитать доход каждого сотрудника, исчислите с этой суммы НДФЛ и взносы. В случаях, когда нельзя персонифицировать доходы, определите их расчетным методом. Исходя из общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов |
Со стоимости готового обеда начислите НДФЛ и заплатите взносы в фонды |
|
|
Налог на прибыль* |
Спишите затраты, только если известен доход каждого сотрудника |
Стоимость купленных талонов учтите в составе расходов на оплату труда |
Стоимость готовых обедов отнесите к расходам на оплату труда |
|
НДС |
Стоимость питания (исходя из рыночных цен, когда точно ее определить невозможно) включите в налоговую базу по НДС. При этом «входной» налог со стоимости приобретенных продуктов (или готовых обедов) можно принять к вычету |
||
* Единое условие для учета затрат на питание — положение об этом прописано в трудовом или коллективном договоре.
Расходы на питание работников можогут быть различными. Предположим, ваше руководство распорядилось организовывать для работников шведский стол. А для этого закупать готовые блюда или обратиться к услугам специализированной компании. Как отразятся на налогах потраченные суммы?
Понятно, что невозможно определить, кто и сколько съел в этом случае. А в итоге возникают сложности с НДФЛ. До недавнего времени чиновники разрешали вообще не исчислять НДФЛ, если оценить экономическую выгоду каждого работника невозможно.
Но вот в письме от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117 представители Минфина России свое мнение изменили. Они напомнили, что доход в натуральной форме под налогообложение тоже подпадает. И стоимость шведского стола тут не исключение. А раз доход нельзя персонифицировать, его надо определить расчетным методом. Исходя из общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов.
По поводу страховых взносов ситуация пока более позитивная. Все еще действует негласное правило: нет определенного дохода — нет и взносов.
Чиновники настаивают: включить сумму в состав расходов на оплату труда можно, только если известна конкретная величина доходов каждого работника (письмо Минфина России от 4 марта 2008 г. № 03-03-06/1/133). Выходит, если следовать позиции контролеров, когда определить размер дохода невозможно, то и нет оснований учитывать расходы на питание при расчете налога на прибыль.
Вы, конечно, можете сделать по-своему и списать затраты на шведский стол, проигнорировав мнение чиновников. Аргумент: затраты на питание связаны с обеспечением работников нормальными условиями труда. Отстаивать такой подход скорее всего придется уже в суде. Зато в большинстве случаев там поддерживают организации (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 июля 2011 г. по делу № А29-11750/2009).
И все же имейте в виду: если хотите списать стоимость шведского стола на расходы по оплате труда, закрепите условие об этом в трудовом или коллективном договоре. Но не забывайте, что бесплатное питание является доходом сотрудников, выраженным в натуральной форме. А он, в свою очередь, не может составлять больше 20 процентов от общей месячной зарплаты работника. То есть в пределах этой же величины удастся учесть и затраты на питание.
Мнение
В Минфине России недавно разрешили учитывать при расчете налога на прибыль затраты на питьевую воду и кулеры. Об этом сказано в письме Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/274. Соответственно, можно принимать к вычету НДС по таким операциям. Все потому, что покупка и монтаж установок для обеспечения работников питьевой водой теперь есть в перечне мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
Но в любом случае бесплатная питьевая вода — это доход сотрудников в натуральной форме. А он облагается НДФЛ в общем порядке. Другое дело, что определить экономическую выгоду каждого работника в этом случае сложно. В письме от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107 минфиновцы порекомендовали компаниям сделать все возможное для учета индивидуального потребления. К примеру, можно заказывать воду в небольших бутылках для каждого сотрудника отдельно. И только если персонифицировать учет воды ну никак невозможно, то НДФЛ удерживать не с чего. И кстати, такой же подход применим и для страховых взносов.
Максим Симонов,
старший юрист налоговой практики ДЮВЕРНУА ЛИГАЛ
Расходы на питание работников, когда организация тратит минимум усилий и не обременяет себя лишними расходами на продукты, а именно выдает талоны, учитывают в особом порядке. Достаточно договориться с близлежащими столовыми, что ваши работники будут обедать именно у них по талонам. Ваша компания оплатит такие талоны заранее и будет выдавать сотрудникам под расписку.
Как мы говорили выше, раз питаются работники бесплатно, то они получают доход в натуральной форме. Соответственно, и НДФЛ, и страховые взносы с него придется заплатить.
Рассчитать доход каждого сотрудника не составит труда. Сразу в договоре с предприятием общепита установите четкую стоимость обедов. А фиксировать, кто и сколько съел, можно как раз таки по талонам.
Средства, истраченные на талоны по договору с общепитом, можно смело включать в состав расходов на оплату труда. Здесь уже даже налоговики не будут против. Главное не забудьте положение о бесплатном питании закрепить в локальном акте — трудовом или коллективном договоре. И сумму, уплаченную за каждого человека, вы знаете.
Мнение
В случае если работодатель обязан бесплатно предоставлять продукты, расходы на них изначально являются обоснованными. И при наличии подтверждающих документов могут учитываться при расчете налога на прибыль. А НДФЛ и страховые взносы здесь начислять не нужно.
Чтобы определить, являются ли условия труда вредными или нет, нужно провести аттестацию рабочих мест. Ее назначает руководитель приказом. При этом обязательно определите перечень рабочих мест, условия труда на которых будут оценены. Если выявлены вредные факторы (их перечень определен приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н), значит, вступает в силу правило о выдаче бесплатного питания. Статьей 222 Трудового кодекса РФ установлено, что работающим во вредных условиях положено молоко или равноценные продукты. Выдавайте сотрудникам по пол-литра каждую смену, при условии, что во вредных условиях отработано больше ее половины.
Иван Чемичев,
руководитель юридического департамента АКГ «МЭФ-Аудит»
Сейчас часто компании склоняются к тому, что заказывать готовые порционные обеды для сотрудников проще всего. Если, конечно, есть такая необходимость. К тому же еду привозят прямо в офис.
Заказывая обеды в офис, у вас также не возникнет проблем, как определить доход каждого сотрудника. Ведь понятно, что стоимость одного обеда — этот как раз та сумма, с которой вам нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ.
Очевидно, что база для расчета страховых взносов тут будет совпадать с базой по НДФЛ.
Стоимость всех обедов, заказанных для работников, вы можете спокойно учитывать в составе расходов на оплату труда (п. 4 ст. 255 кодекса). Опять же при условии, что подобный способ питания вы закрепите в трудовом или коллективном договоре (письмо Минфина России от 4 июня 2012 г. № 03-03-06/1/292).
Важно