К компании могут заключить с покупателями на упрощенке и ЕНВД соглашение о том, что не будут выставлять им счета-фактуры. Поступить так позволяют поправки в Налоговый кодекс РФ. Заодно можно пересмотреть и другие условия договора, посвященные оформлению счетов-фактур и первички.
Статья подскажет, как сформулировать пункты о первичных документах и счетах-фактурах, чтобы эти оговорки дисциплинировали контрагента и при необходимости позволяли взыскать с него штрафы за нарушение договора. Примеры формулировок и дополнительное соглашение о первичных документах к договору вы найдете ниже.
С 1 октября 2014 года поставщик вправе не выставлять счета-фактуры покупателям на спецрежимах. Но такое условие стороны должны согласовать письменно (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Поэтому если компании договорились обойтись без счетов-фактур, это можно уже в сентябре закрепить в дополнительном соглашении к договору. На случай, если среди года покупатель потеряет право на применение спецрежима, можно сделать особую оговорку. А именно установить, что в такой ситуации продавец выставляет счета-фактуры на все отгрузки с 1-го числа того квартала, в котором покупатель вернулся на общий режим налогообложения.
Возможно, покупатель только во втором или третьем месяце квартала утратит право на применение спецрежима. Тогда поставщик выставит счета-фактуры за первую часть квартала с опозданием — позже чем через пять календарных дней после отгрузки. Но здесь нет рисков ни для одной, ни для другой стороны сделки. Ведь для поставщиков не установлена ответственность за просрочку с выставлением счета-фактуры.
Что касается покупателя, у него не должно быть проблем с вычетом НДС. Специалисты ФНС России согласились с тем, что счет-фактура, выставленный с нарушением пятидневного срока, тоже является основанием для вычета. Ведь отказать в нем налоговики вправе только при условии, что ошибка в счете-фактуре препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования и стоимости товаров, ставки и суммы налога (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Компании могут договориться, какой первичный документ поставщик должен составлять на отгрузку товаров. Ведь иногда покупатели требуют дополнить выписанную накладную какими-либо данными. Если же согласовать форму первички в договоре, поставщику не понадобится переделывать документ.
Например, в договоре можно установить, что поставщик составляет на отгрузку накладную № ТОРГ-12. Или разработать другую форму товарной накладной. Еще один вариант — использовать универсальный передаточный документ, который содержит реквизиты как счета-фактуры, так и первички (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@).
Накладная № ТОРГ-12 и УПД удобны тем, что в них заложены все обязательные данные. А если поставщик разработал бланк самостоятельно, нужно проверить, входят ли в него все реквизиты первички (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Покупателю выгодно установить в договоре сроки, в которые поставщик должен передать первичные документы и счета-фактуры. Тогда, если поставщик задержит документы, покупатель сможет настаивать на их быстрейшей отправке, ссылаясь на конкретный пункт договора.
Если цена товаров выражена в условных единицах, в договоре имеет смысл предусмотреть, что поставщик должен выставлять счета-фактуры в рублях. Иначе покупатель лишается возможности заявить вычет НДС по приобретенным товарам (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Первичку тоже безопаснее составлять в рублях. Показатели в у. е. можно привести в ней в качестве дополнительной информации.
Печать на первичных документах ставить необязательно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Но ее наличие все еще повышает доверие покупателя и налоговиков к документам. Поэтому в договоре можно прописать, что компании заверяют накладные или УПД печатью.
Возможно, поставщик будет предоставлять покупателю скидки на отгруженные товары. В этом случае потребуется первичный документ, подтверждающий изменение стоимости товаров, а также корректировочный счет-фактура.
Поставщику эти документы необходимы для того, чтобы получить вычет НДС с разницы между первоначальной и новой стоимостью товаров (п. 10 ст. 172 НК РФ). Покупателю нужно восстановить налог с суммы скидки на основании документа на изменение стоимости товаров или корректировочного счета-фактуры (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). Причем удобнее регистрировать в книге продаж корректировочный счет-фактуру, а не первичку, поскольку в нем содержатся все стоимостные показатели.
Поэтому в договоре можно закрепить обязанность поставщика передавать корректировочный счет-фактуру в определенные сроки. Либо можно согласовать бланк первички на изменение стоимости, в котором будут все необходимые данные: первоначальная стоимость товаров, сумма налога и показатели с учетом скидки.
Кстати, поставщики могут выставлять единые корректировочные счета-фактуры, в которых зафиксированы скидки сразу по нескольким отгрузкам (п. 5.2 ст. 169 НК РФ). Но, возможно, покупателю удобнее получать корректировочный счет-фактуру на каждую поставку, чтобы не запутаться. Тогда в договоре можно зафиксировать, какие именно счета-фактуры поставщик составляет на скидки — обычные корректировочные или единые.
Условия сделки могут предусматривать, что поставщик поэтапно зачитывает аванс в счет очередной поставки товаров. С 1 октября для таких договоров в Налоговом кодексе РФ будут установлены специальные правила по НДС. Продавец на дату отгрузки принимает к вычету авансовый налог с суммы, которую зачитывает в счет оплаты поставки (п. 6 ст. 172 НК РФ). Покупатель восстанавливает такую же сумму налога (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Таким образом, в книге продаж и книге покупок компании будут фиксировать НДС с предоплаты, зачтенной в счет отгрузки товаров. Поэтому в документах — счете, уведомлении о зачете предоплаты — нужно зафиксировать точную сумму зачитываемого аванса. Тогда не нужно будет пояснять налоговикам, исходя из каких показателей компания рассчитала налог.
Если покупатель при приемке товаров выявляет недостачу или некачественную продукцию, нужно сообщить об этом поставщику (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Но так как в законе не установлены конкретные сроки, их стоит согласовать в договоре.
Кроме того, в контракт можно добавить условие о том, по какой форме покупатель составляет акт о расхождениях по количеству и качеству товаров. И должен ли поставщик участвовать в составлении акта. Еще будет нелишним прописать, какой документ покупатель оформляет при возврате некачественных товаров. Такие оговорки помогут избежать споров с контрагентом.
Компании могут заранее договориться о правилах сверки взаиморасчетов. Например, с какой периодичностью будет проходить сверка (например, ежеквартально или ежемесячно), в какие сроки стороны подписывают акт. Тогда будет проще добиться от контрагента подписанного экземпляра акта сверки.
Безопаснее включить в договор условие, что акты сверки подписывает руководитель компании или другой сотрудник на основании доверенности. Именно такой акт сверки подтверждает, что должник признает задолженность (ст. 53 ГК РФ). Следовательно, трехлетний срок исковой давности нужно считать заново с даты акта (ст. 203 ГК РФ). Поэтому компания сможет отложить списание долга в доходы или расходы (п. 18 ст. 250 , подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Кроме того, если акт сверки подписан руководителем покупателя, увеличивается срок, в течение которого можно взыскать задолженность по оплате товаров. Акты, подписанные главным бухгалтером, судьи обычно не принимают в качестве документа, прерывающего срок давности (постановление ФАС Московского округа от 15 ноября 2013 г. по делу № А40-18225/13-8-177).
Иногда компании включают в акты сверки формулировки такого типа: «Если контрагент в течение пяти рабочих дней не вернет подписанный экземпляр этого документа, задолженность считается подтвержденной». Конечно, такой способ можно использовать, чтобы дисциплинировать контрагентов. Но если компания будет взыскивать долг через суд, то сумму задолженности все равно нужно будет подтверждать первичными документами, например на отгрузку товаров. Одного только акта с вышеуказанной формулировкой будет недостаточно.
Покупателю выгодно предусмотреть в договоре, что поставщик выплачивает штраф в том случае, если вовремя не направляет компании счета-фактуры (постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2014 г. № Ф05-2841/2013).
Причем лучше сделать оговорку именно о штрафе или неустойке, а не об обязанности поставщика возместить убытки. Иногда судьи приходят к выводу, что в подобной ситуации покупатель может требовать возмещения убытков, только если налоговики провели у него проверку и сняли вычеты НДС (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17 марта 2011 г. по делу № А70-1837/2010). Это спорно. Ведь покупатель может заявить вычет, как правило, исключительно на основании счета-фактуры. Значит, если поставщик не предоставит этот документ, у компании не будет оснований показывать вычеты в декларации. А следовательно, проблематично будет получить и отказ налоговиков. Тем не менее судьям это не всегда очевидно.
Если же компания взыскивает штраф или неустойку, то с ними все понятно. Ведь покупателю не понадобится доказывать размер убытков, полученных из-за того, что поставщик забыл выставить счет-фактуру.
С поставщика, который отказывается передать счет-фактуру, покупатель не сможет взыскать проценты, которые упоминаются в статье 395 Гражданского кодекса РФ. Их можно требовать только за нарушение денежных обязательств (постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 1 июля 2014 г. № 06АП-2604/2014). А обязанность выписать счет-фактуру к таковым не относится.
Поставщик может вовремя передать покупателю счет-фактуру или первичку. Но в них будут ошибки. Если компания сразу выявит недочеты, достаточно попросить продавца исправить документы. Но бывает, что ошибки в счетах-фактурах или первичных документах обнаруживают уже налоговики на проверке. На этот случай в контракте можно сделать оговорку, что поставщик должен возместить убытки, если инспекторы предъявят претензии к вычетам или расходам компании.
В законодательстве нет четких правил, по которым компании должны выставлять претензии по договору. По этой причине их желательно подробно расписать в договоре. Так, можно зафиксировать срок, в течение которого контрагент должен ответить на претензию. Тогда при составлении претензии можно сразу привести в ней сроки, согласованные в тексте договора.