Если компания не выплатит в срок заработную плату своим работникам, она автоматически должна будет заплатить им компенсацию. Причем независимо от того, по чьей вине произошла задержка. То есть, скажем, отсутствие у компании денег не может быть основанием для отказа в выплате компенсации.
Размер компенсации за задержку зарплаты установите в коллективном или трудовом договоре. Например, можно указать, что компенсация составляет 0,06 процента от суммы задолженности за каждый день задержки зарплаты. Если размер компенсации не установлен трудовым или коллективным договором, то ее считают исходя из 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Правила установлены в статье 236 Трудового кодекса РФ.
Установленный организацией размер компенсации за задержку зарплаты не может быть меньше 1/300 ставки рефинансирования. В противном случае это условие коллективного (трудового) договора будет недействительным (ст. 8 ТК РФ).
Ситуация: нужно ли выплачивать компенсацию за задержку зарплаты в повышенном размере (превышающем 1/300 ставки рефинансирования), если такое условие установлено региональным соглашением
Да, нужно, если организация присоединилась к региональному соглашению.
Повышенный размер компенсации за задержку зарплаты может быть установлен региональным соглашением. Такие соглашения заключаются исполнительными властями регионов по согласованию с профсоюзами и работодателями.
Присоединиться к региональному соглашению могут все организации региона, даже если они не участвовали в его заключении. Предложение о присоединении к региональному соглашению официально публикуется вместе с текстом соглашения. Если в течение 30 календарных дней организация не пришлет письменный мотивированный отказ, считается, что она согласна с региональным соглашением.
Следовательно, организация будет обязана с момента официального опубликования регионального соглашения установить компенсацию за задержку зарплаты в размере не ниже региональной.
Если же организация решит не присоединяться к соглашению, письменный отказ с обоснованием своей позиции она должна направить в исполнительный орган субъекта РФ.
Такой порядок предусмотрен статьей 48 Трудового кодекса РФ.
Срок задержки зарплаты определяйте как количество дней, на которое просрочена выплата. Первым днем задержки является день, следующий за установленной датой выплаты зарплаты. Последним днем задержки является дата фактической выплаты зарплаты. Такой порядок установлен в статье 236 Трудового кодекса РФ.
При определении установленной даты выплаты учитывайте, что при совпадении дня выплаты с нерабочим днем зарплату нужно выдавать накануне (ст. 136 ТК РФ).
Ситуация: как определять продолжительность задержки зарплаты – в календарных или рабочих днях
При расчете компенсации продолжительность задержки выплаты зарплаты определяйте в календарных днях. В статье 236 Трудового кодекса РФ сказано, что компенсацию нужно начислять за каждый день задержки. Оснований для того, чтобы исключать из этого периода выходные и праздничные дни, нет.
Компенсацию за задержку зарплаты рассчитайте по следующей формуле:
| Компенсация за задержку зарплаты | = | Задолженность по зарплате | х | 1/300 ставки рефинансирования (или больший процент, установленный организацией) | х | Количество дней задержки |
Ситуация: как рассчитать сумму задолженности перед сотрудником, с которой надо платить компенсацию за задержку выплаты зарплаты, – с учетом НДФЛ или без учета
Сумму задолженности по зарплате, с которой рассчитывается компенсация, определяйте без учета НДФЛ.
При выплате зарплаты организация обязана удержать из нее НДФЛ, а значит, она не должна выплачивать его сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ). НДФЛ не является частью невыплаченной зарплаты.
А компенсацию за задержку нужно рассчитывать исходя из фактической суммы задолженности (ст. 236 ТК РФ).
Компенсацию за задержку выплачивайте вместе с погашением задолженности по зарплате (ст. 236 ТК РФ).
Пример
В коллективном договоре, принятом организацией, установлены следующие сроки выплаты зарплаты:
– 20-го числа – аванс в размере 40 процентов от зарплаты;
– 5-го числа – окончательный расчет.
По коллективному договору компенсация за задержку зарплаты составляет 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки.
Предположим, что окончательный расчет за декабрь 2014 года, а также всю сумму зарплаты за январь 2015 года организация выплатила 16 февраля 2015 года.
Суммы задолженности и срок задержки составили:
– 300 000 руб. (окончательный расчет за декабрь 2014 года) – 47 дней (с 1 января по 16 февраля 2015 года (1–11 января 2015 года – выходные дни, поэтому зарплата за декабрь должна быть выплачена не позже 31 декабря 2014 года));
– 250 000 руб. (аванс за январь 2015 года) – 27 дней (с 21 января по 16 февраля 2015 года);
– 300 000 руб. (окончательный расчет за январь 2015 года) – 11 дней (с 6 по 16 февраля 2015 года).
Вместе с задолженностью по зарплате организация выплатила компенсацию за задержку.
Сумма компенсации составила:
300 000 руб. × 47 дн. × 8,25% × 1/300 + 250 000 руб. × 27 дн. × 8,25% × 1/300 + 300 000 руб. × 11 дн. × 8,25% × 1/300 = 6641,25 руб.
Ситуация: как рассчитать компенсацию за задержку выплаты зарплаты, если в периоде просрочки выплаты ставка рефинансирования менялась несколько раз. В коллективном (трудовом) договоре специальный размер компенсации не установлен. Компенсация рассчитывается исходя из ставки рефинансирования
Сумму компенсации рассчитайте, учитывая все изменения ставки рефинансирования. Период просрочки выплаты зарплаты разделите на периоды, в которых действовали разные размеры ставки рефинансирования, и рассчитайте компенсацию за каждый из таких периодов. Такой вывод следует из буквального толкования статьи 236Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что размер компенсации за задержку зарплаты составляет не ниже 1/300 ставки рефинансирования, действовавшей в это время (то есть в период просрочки).
Выплата компенсации за задержку зарплаты не связана с расходами по обычным видам деятельности. Компенсация представляет собой санкцию за нарушение условий трудового (коллективного) договора. В бухучете эту выплату учитывайте в прочих расходах (п. 11 ПБУ 10/99). Начисление компенсации не связано с расчетами по оплате труда, поэтому отражайте ее на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В бухучете начисление компенсации отражайте проводкой:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
– начислена компенсация за задержку зарплаты.
Компенсацию начисляйте в день выплаты зарплаты. Только в этот момент сумма расхода может быть точно определена, и, соответственно, лишь тогда будут выполнены требования пункта 16 ПБУ 10/99.
Налогом на доходы физлиц компенсации за просрочку зарплаты не облагаются (письмо Минфина России от 16 июля 2009 г. № 03-04-06-01/172).
А вот страховые взносы начислить придется. Если, конечно, вы не хотите вступать в конфликт с проверяющими. Дело в том, что, по мнению контролеров, эти выплаты не входят в перечень необлагаемых (письмо Минздравсоцразвития России от 15 марта 2011 г. № 784-19).
Хотя, в принципе, есть нормы, которые позволяют не начислять взносы на компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Это подпункт «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. А ведь компенсация за задержку с выплатой зарплаты связана с трудовыми отношениями.
Однако такую позицию наверняка придется отстаивать в суде. И надо сказать, что судебная практика складывается в пользу компаний. Так, ФАС Уральского округа в постановлении от 21 сентября 2012 г. по делу № А60-9536/2012 признал, что денежная компенсация, выплачиваемая при нарушении работодателем срока выплаты заработной платы, не облагается страховыми взносами. Основание – подпункт «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ. Причем определением ВАС РФ от 25 марта 2013 г. № ВАС-608/13 было отказано в передаче этого дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра.
Аналогичный вывод также был сделан в постановлениях ФАС Московского округа от 27 марта 2013 г. по делу № А41-28843/12 и ФАС Волго-Вятского округа от 25 октября 2012 г. по делу № А31-11529/2011.
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суммы компенсации за задержку зарплаты сверх 1/300 ставки рефинансирования
Ответ на этот вопрос зависит от того, указан конкретный размер компенсации в коллективном (трудовом) договоре или нет.
В самой статье 236 Трудового кодекса РФ установлен минимальный размер компенсации за задержку с выплатой зарплаты. При этом за организацией сохранено право увеличивать эту сумму до любых пределов. Максимальный размер компенсации законодательством не установлен.
Так, если в коллективном (трудовом) договоре размер компенсации установлен в размере, превышающем 1/300 ставки рефинансирования, то всю сумму компенсации НДФЛ не облагайте.
Если во внутренних документах организации про компенсацию ничего не сказано, она освобождается от налогообложения только в пределах 1/300 ставки рефинансирования. В отношении НДФЛ такую позицию Минфин России подтверждает в письме от 28 ноября 2008 г. № 03-04-05-01/450.
Компенсация за задержку выплаты зарплаты предусмотрена трудовым законодательством. Она представляет собой санкцию за нарушение условий трудового (коллективного) договора. Это следует изстатьи 236Трудового кодекса РФ.
Расходы по выплате компенсации за задержку зарплаты не считаются внереализационными расходами в виде санкций за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Обязанность по выплате компенсации за задержку зарплаты предусмотрена трудовым законодательством, а подпункт 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ распространяется на гражданско-правовые отношения (письмо Минфина России от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164).
Кроме того, компенсация за задержку выплаты зарплаты не связана с режимом работы и условиями труда (ст. 236 ТК РФ). Поэтому указанные выплаты не уменьшают налогооблагаемую прибыль как расходы на оплату труда (письмо Минфина России от 17 апреля 2008 г. № 03-03-05/38).
Есть аргументы, позволяющие учесть сумму компенсации за задержку зарплаты в составе расходов (внереализационных или расходов на оплату труда). Они заключаются в следующем.
Основанием для включения компенсации за задержку зарплаты в состав внереализационных расходов является то, что подпункт 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ прямо не указывает, при нарушении каких договорных обязательств – гражданско-правовых или трудовых – она применяется. Поэтому этот подпункт можно применить и в отношении компенсации за задержку зарплаты.
Кроме того, такая компенсация не поименована в статье 270 Налогового кодекса РФ как расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли. Следовательно, ее можно учесть в составе внереализационных расходов. Такая позиция подтверждается и судебной практикой (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 11 августа 2008 г. № А29-5775/2007, ФАС Уральского округа от 14 апреля 2008 г. № Ф09-2239/08-С3 , ФАС Поволжского округа от 8 июня 2007 г. № А49-6366/2006).
Компенсацию за задержку зарплаты можно учесть и в составе расходов на оплату труда. Объясняется это так. Налогооблагаемую прибыль уменьшают любые выплаты сотрудникам в денежной и (или) натуральной форме, в том числе компенсационные начисления, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами (абз. 1 п. 3 ст. 255 НК РФ). Исключение составляют выплаты, перечисленные в статье 270 Налогового кодекса РФ. При расчете налоговой базы по налогу на прибыль их нельзя учесть ни при каких условиях.
Кроме того, перечень расходов на оплату труда, которые учитываются при налого-обложении прибыли, открыт (п. 25 ст. 255 НК РФ). Поэтому компенсацию за задержку зарплаты можно учесть и в составе расходов на оплату труда. Подтверждает такой вывод и ФАС Московского округа в постановлении от 11 марта 2009 г. № КА-А40/1267-09.
При таких обстоятельствах организация может самостоятельно принять решение, к какой именно группе расходов отнести затраты, связанные с выплатой компенсации за задержку зарплаты (п. 4 ст. 252 НК РФ).
Упрощенка. Если организация применяет упрощенку с объектом налогообложения «доходы», компенсацию за задержку зарплаты при расчете единого налога не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).
Если же компания платит налог с разницы между доходами и расходами, то тут ситуация такая. Организация может уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В расходы на оплату труда включаются в том числе компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства России, трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Компенсация за задержку выплаты зарплаты не связана с режимом работы и условиями труда (ст. 236 ТК РФ). Поэтому учесть компенсацию за задержку выплаты зарплаты в составе расходов на оплату труда нельзя. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 6 августа 2007 г. № 28-11/074572.
Такие же разъяснения приведены в письмах Минфина России от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164 и от 17 апреля 2008 г. № 03-03-05/38. Несмотря на то что разъяснения специалистов финансового ведомства адресованы плательщикам налога на прибыль, ими могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Есть аргументы, позволяющие учесть сумму компенсации за задержку зарплаты в составе расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем.
В расходы на оплату труда включаются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной форме, в том числе компенсационные начисления, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами (абз. 1, п. 3 ст. 255, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Кроме того, перечень расходов на оплату труда, которые учитываются при налогообложении прибыли, открыт (п. 25 ст. 255,п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому компенсацию за задержку зарплаты можно учесть в составе расходов на оплату труда при расчете единого налога при упрощенке.
Подтверждает такой вывод ФАС Московского округа в постановлении от 11 марта 2009 г. № КА-А40/1267-09. Указанное постановление посвящено организациям на общей системе налогообложения. Однако выводами, сделанными в нем, могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВД. Если организация платит ЕНВД, сумма компенсации за задержку зарплаты никак не повлияет на расчет налога. Ведь ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
Читайте также: Страховые взносы за задержку зарплаты