Если арендатор признает доходы и расходы по методу начисления, налоговый учет арендной платы производится в день расчетов в соответствии с условиями договора или в день предъявления ему документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо в последний день отчетного (налогового) периода. Такой порядок установлен в подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
Пример
ООО «Строймонтаж» арендует грузовой автомобиль. Согласно заключенному договору аренды, арендная плата составляет 177 000 руб. в месяц (в том числе НДС – 27 000 руб.).
В налоговом учете ООО «Строймонтаж» признает доходы и расходы по методу начисления, является плательщиком НДС. В договоре аренды прописано, что арендатор должен перечислять арендную плату ежемесячно не позднее последнего рабочего дня соответствующего месяца.
31 января 2015 года бухгалтерия ООО «Строймонтаж» признала в налоговом учете прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в сумме 150 000 руб. (177 000 – 27 000). Это арендная плата за январь 2015 года.
Если арендатор признает доходы и расходы по кассовому методу, затраты по аренде признают в тот день, когда были перечислены деньги или передано имущество арендодателю (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера, но предположим, что ООО «Строймонтаж» признает доходы и расходы в налоговом учете по кассовому методу. Допустим, что арендная плата за январь 2015 года была перечислена арендодателю 9 февраля 2015 года. Именно в этот день бухгалтерия должна включить 150 000 руб. в состав прочих расходов.
Другие расходы, связанные с арендой, например на ремонт или охрану помещения, учитывают в общеустановленном порядке – в том периоде, к которому они относятся.
Само собой разумеется, что расходы на аренду должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Перечень документов, которыми можно обосновать расходы на арендную плату, в Налоговом кодексе РФ не приведен. На практике важно, чтобы при проверке налога на прибыль компания могла предоставить договор аренды, актприемки-передачи арендованного имущества, график арендных платежей и платежные документы (письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559). Аналогичные документы пригодятся и для подтверждения права на вычет входного НДС по арендным расходам. Только к ним обязательно должны прилагаться правильно оформленныесчета-фактуры (письмо Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47).
Требовать от арендодателя ежемесячные акты об оказании услуг по договору аренды необязательно (письма Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742, ФНС России от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81, УФНС России по г. Москве от 26 марта 2007 г. № 20–12/027737). Но отсутствие таких актов безопасно лишь в том случае, если в остальных документах есть все обязательные реквизиты. Поэтому многие компании подстраховываются и указывают в договоре, что по итогам каждого месяца (квартала) арендодатель обязан предоставлять арендатору акт об оказании услуг.
Еще одна ситуация: компания арендовала имущество (например, объект недвижимости) по договору субаренды. В этом случае необходимо подтвердить согласие собственника помещения. Это может быть, во-первых, ссылка в договоре субаренды на соглашение между арендодателем и арендатором. В нем стороны обычно прописывают, что арендатор имеет право передавать полученное помещение в субаренду. Во-вторых, это может быть письменное согласие от собственника помещения на передачу предмета аренды в субаренду.
Если никаких документов о праве арендатора на передачу имущества в субаренду нет, оправданность расходов на арендную плату налоговики могут поставить под сомнение. Конечно, у компании есть шанс дооформить необходимые бумаги в процессе налоговой проверки. Но не исключено, что рассматривать их налоговые инспекторы откажутся и тогда рассчитывать придется только на суд (пример – постановление ФАС Поволжского округа от 7 июля 2008 г. № А12-18020/07).
Если срок договора аренды истек, но компания продолжает пользоваться предметом аренды, лучше незамедлительно подписать соглашение на новый срок. В противном случае есть риск того, что налоговые инспекторы не признают расходы на аренду начиная с того дня, когда договор прекратил свое действие. По мнению налоговиков, такие расходы экономически необоснованны.
Заметим: делая такие выводы, чиновники не учитывают, что если арендатор продолжает пользоваться имуществом и вносить арендную плату, то договор можно считать возобновленным на неопределенный срок на тех же условиях (п. 2 ст. 621 и п. 2 ст. 610 Гражданского кодекса РФ). Однако, если компания будет полагаться на это правило, не исключено, что доказать свое право на учет арендных платежей за спорный период она сможет лишь в суде (пример –постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 апреля 2008 г. № А39-3808/2006).
Александр Елин,
директор компании "АКАДЕМИЯ АУДИТА"