В книге продаж надо заполнить реквизиты платежки при начислении НДС с полученного аванса, а в книге покупок — при вычетах налога, оплаченного на таможне и в других случаях. О том, как указывать платежные документы в книгах НДС, Минфин России рассказал в письме от 26.11.14 № 03-07-11/60221. А в письме от 10.11.14 № 03-07-14/56669 чиновники уточнили, по какой форме надо составлять дополнительные листы книги продаж и покупок. Оба письма — ответы на частные запросы.
С 1 октября 2014 года действуют новые формы книги продаж и покупок, в которых появились графы для реквизитов документов, подтверждающих оплату. Это графа 7 книги покупок и графа 11 книги продаж. В правилах говорится, что платежные документы в книгах НДС нужно указывать «в случаях, предусмотренных законодательством» (подп. «к» п. 6 приложения 4, подп. «о» п. 7 приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Какие это конкретно случаи, не сказано. В письме № 03-07-11/60221 Минфин впервые назвал эти ситуации.
В книге продаж (графа 11):
— компания платит НДС с аванса, полученного от покупателя (авансовая платежка покупателя);
— компания получает деньги, которые увеличивают налоговую базу по НДС (поручение плательщика денег);
— компания платит НДС как налоговый агент (поручение на оплату аренды госимущества, услуг, приобретенных у иностранного исполнителя, и т. п.).
В книге покупок (графа 7):
— покупатель заявляет вычет НДС с аванса, перечисленного поставщику (платежка на аванс);
— импортер ввозит товар из-за границы (поручение на оплату НДС на таможне);
— компания ввозит товары из Беларуси или Казахстана (поручение на оплату косвенного НДС в бюджет на основании декларации);
— налоговый агент заявляет вычет НДС, ранее оплаченный в бюджет (поручение на оплату НДС в бюджет на основании декларации).
С 1 октября 2014 года компании ведут дополнительные листы также по новым формам (постановление Правительства РФ от 30.07.14 № 735). Поэтому возник вопрос, какими бланками пользоваться, если компания уточняет сведения за предыдущие периоды.
Минфин в письме № 03-07-14/56669 сделал вывод, что дополнительные листы за периоды до 1 октября надо заполнять по старой форме. Мы согласны с чиновниками. Если использовать новые формы, то графы дополнительных листов не будут совпадать с графами книг. А данные должны быть сопоставимые. Например, в прежних формах стоимость покупок надо было заполнять в разных графах в зависимости от ставки НДС. А в текущих формах стоимость всех покупок компании заполняют в одной графе 15.
Если заполнять дополнительный лист не по той форме, не исключен штраф до 10 тыс. рублей по статье 120 НК РФ за неправильное отражение операций в регистрах. Инспекторы могут даже снять вычеты. Но книга покупок не является основанием для вычета. Значит, вычет можно заявить, даже если дополнительной лист заполнен не по форме. Так же считают и судьи (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18.04.13 № Ф09-3460/13).