Минфин сообщил в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, что при выдаче подотчетных на карты надо брать заявления у сотрудников. Компания этого не делала. Как все исправить?
Самый безопасный вариант — оформить заявления задним числом. Но это не всегда возможно, ведь некоторые сотрудники могли уже уволиться. Здесь есть риск, что инспекторы могут признать выданные суммы зарплатой и потребовать начислить НДФЛ. Тогда надо подтвердить, что работник получал именно подотчетные. Например, авансовыми отчетами и платежками. Поэтому безопаснее проверить, чтобы эти документы были в порядке.
Директор в июле написал заявление на подотчетные суммы в 500 тыс. рублей, но получил только 100 тыс. Можно ли выдавать руководителю наличные по этому заявлению, пока он не выберет всю сумму?
Безопаснее оформить заявление на каждую сумму. Формально в кассовом порядке нет запрета на выдачу аванса по частям по одному заявлению. Но на основании заявления кассир составляет расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 07.10.13 № 3073-У). Поэтому опрошенные налоговики считают, что к каждому расходнику надо приложить отдельное заявление.
Сотрудник написал заявление на выдачу подотчетных на его зарплатную карту. Вправе ли компания выдать по этому заявлению наличные из кассы?
Не вправе. Заявление сотрудник составляет в произвольном виде. При этом к документу на выдачу денег из кассы есть особые требования. В нем должна быть запись о сумме, которую сотрудник просит выдать на руки (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). В данном случае в заявлении сотрудник просит перечислить деньги на счет. А значит, надо переоформить заявление.
Сотрудник получил под отчет 10 тыс. рублей. Потратил 15 тыс. рублей. Компания компенсировала перерасход. Надо ли брать с сотрудника заявление на подотчетные суммы в 5 тыс. рублей?
Не надо. Заявление сотрудник составляет, чтобы получить деньги на предстоящие расходы. Если работник потратил больше, чем получил, компания компенсирует расходы. Вернуть деньги можно на карту или из кассы, но писать для этого заявление не требуется.