Подскажите, как отразить расходы в налоговом учете в такой ситуации. Компания направляла человека, который не состоит в штате, в командировку за границу. Все подтверждающие документы по командировочным затратам у нас есть.
Направить в командировку можно только работника компании. Это следует из статей 166—168 ТК РФ. Поэтому расходы на поездку человека, с которым не заключен трудовой договор, учесть в составе командировочных нельзя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Возможно, компания и внештатный работник заключили гражданско-правовой договор на выполнение работ. Тогда с точки зрения налогового учета лучше включить компенсацию издержек в цену договора. В этом случае вознаграждение подрядчика можно будет полностью отнести на расходы по пункту 21 статьи 255 кодекса. Правда, с этой суммы придется удержать НДФЛ. А также начислить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Другой вариант. Прописать в договоре, что организация компенсирует подрядчику его издержки. В данном случае затраты на поездку. Это позволяет пункт 2 статьи 709 ГК РФ. При этом лучше не называть такие выплаты командировочными или суточными.
НДФЛ с компенсации издержек подрядчика удерживать не нужно. Такую позицию чиновники подтвердили в письме ФНС России от 25 марта 2011 г. № КЕ-3-3/926. Страховые взносы тоже платить не придется (подп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Однако здесь есть риск того, что налоговики снимут затраты из расчета налога на прибыль. Обычно они считают, что списать подобные компенсации возможно только в составе командировочных расходов. Что в данной ситуации проблематично, так как человек не является работником. Конечно же, компания может отстоять расходы в суде (пример положительного исхода дела — постановление ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 г. № А55-13458/2010). Но если вы избегаете споров с проверяющими, лучше воспользоваться первым вариантом. То есть включить компенсацию издержек в цену договора.