На вопросы отвечает Алевтина Захарова, заместитель начальника отдела администрирования страховых взносов Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС РФ
— В ноябре мы оплатили сотруднику листок нетрудоспособности. Недавно обнаружили, что в нем стоит название другой компании. У нас в холдинге две организации, и сотрудник при оформлении больничного листка по ошибке назвал врачу не ту компанию, в которой работает. Вправе ли фонд отказать нам в возмещении расходов?
— Да, вправе. В вашем случае больничный выдан с нарушением законодательства. Чтобы фонд на проверке не снял расходы, листок необходимо переоформить на вашу компанию.
— Сотрудник уже уволился, а врач исправляет листок только по заявлению работника. Мы сами не можем обратиться в поликлинику за новым больничным. Но у нас есть письмо из второй компании о том, что у них такого сотрудника нет и пособие ему не платили. Кроме того, в табеле учета рабочего времени стоят отметки, что сотрудник болел. Достаточно ли этих бумаг, чтобы подтвердить расходы на пособие?
— Нет, этих документов недостаточно. Они лишь косвенно подтверждают факт болезни, и фонд вправе не принять их в расчет. Компании безопаснее связаться с бывшим сотрудником и попросить его переоформить больничный листок. Хотя компаниям иногда удается возместить пособия, даже если листок был неверно оформлен или выдан с нарушениями. Перечень случаев, когда работодатель платит пособие за свой счет, ограничен. Неправильное оформление листка или его выдача с нарушениями правил в перечень не входят. Но добиться возмещения удается лишь через суд (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 22.05.13 № А29-9066/2012).
— Супруга сотрудника в начале мая родила ребенка. Вправе ли мы назначить работнику пособие в связи с рождением малыша?
— Да, сотрудник вправе получить единовременное пособие по месту работы, если представит все документы. А именно копию свидетельства о рождении ребенка, заявление с просьбой назначить пособие и справку с места работы мамы ребенка о том, что она это пособие не получала (ст. 11 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ, п. 25 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.09 № 1012н).
— Сотрудник представил все бумаги. Но он сейчас находится в отпуске без содержания. Вправе ли мы выплатить ему пособие до того, как он выйдет из отпуска?
— Да, конечно. Более того, компания обязана это сделать. Назначить сотруднику пособие надо в течение 10 календарных дней, а выплатить в ближайший срок выдачи зарплаты. Ни выходные, ни отпуска эти сроки не продлевают.
— Получили от сотрудника больничный листок. Но врач по ошибке заполнил бланк синей шариковой ручкой вместо черной гелевой. Заменить его в поликлинике отказались, так как в листке нет ошибок. Вправе ли мы назначить пособие по такому документу?
— Да, вправе. Формально листок заполнен с нарушениями, так как надо использовать черную гелевую ручку (п. 56 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н. — Примеч. ред.). Но это техническая ошибка и она не влияет на сумму выплачиваемого пособия. Подтверждает это и письмо ФСС РФ от 30.09.11 № 14-03-11/15–11575.
— Вправе ли мы обвести текст в больничном черной гелевой ручкой, чтобы у фонда не было к нам вопросов?
— Нет, ни в коем случае. Во-первых, первую часть листка вправе заполнять только врач. Во-вторых, все записи в больничном листке должны быть четкими, а обведенный текст может быть смазанным. Поэтому из-за такого нарушения специалисты фонда могут отказать в возмещении расходов на выплату пособия сотруднику.
— Веду учет у индивидуального предпринимателя. У него работает супруга, которая скоро должна родить второго ребенка. В апреле она принесла больничный листок и написала заявление о декретном отпуске. Но фонд отказал предпринимателю в возмещении расходов на пособие, так как, по его мнению, бизнесмен фиктивно трудоустроил жену. Возможен ли отказ по таким основаниям?
— Да, если фонд обнаружил, что предприниматель искусственно создал условия для возмещения пособия. Например, если супруга фактически не работала, а сразу же после трудоустройства оформила отпуск по беременности и родам. Как давно сотрудница работает у предпринимателя?
— Сотрудница устроилась на работу еще в 2009 году, когда они были не женаты. Поженились они только в 2011 году, и тогда же у них родился первый ребенок. Причем фонд в том периоде полностью возместил пособия на первого ребенка. Как сейчас вернуть деньги?
— Предприниматель вправе составить возражения на акт проверки и представить в фонд. К возражениям стоит приложить табели рабочего времени, договоры или первичные документы, которые сотрудница подписывала. То есть документы, подтверждающие, что супруга фактически работала. Если фонд не примет их во внимание, то можно подать жалобу на решение в отделение ФСС или обжаловать его в суде (ч. 6 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ).