Имя, фамилию и (или) отчество вправе поменять лицо, которое достигло возраста 14 лет. При этом фамилия может быть изменена как на основании заключения (расторжения) брака, так и по собственному желанию лица (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ).
Если работник сменил фамилию (имя, отчество), он должен сообщить работодателю. Для этого в кадровую службу учреждения необходимо представить ряд документов: паспорт гражданина РФ, оформленный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о смене фамилии (имени, отчества), а также свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.
На основании таких документов соответствующие изменения вносятся в трудовую книжку сотрудника, его личную карточку, трудовой договор, заключенный с работодателем, и др. Кроме того, нужно будет получить новое страховое пенсионное свидетельство.
Для того чтобы отдел кадров издал приказ о смене фамилии (имени, отчества), сотрудник пишет соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме и подписывается прежней фамилией. К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих смену фамилии (имени, отчества). Напомним, что законодательством не утверждены формы такого заявления и приказа.
Внесение исправлений и изменений в трудовую книжку регламентировано.
Порядок работы с ней определяют:
Согласно пункту 26 Правил № 225, изменение персональных данных сотрудника производится работодателем по последнему месту работы. Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки (п. 2.3 Инструкции № 69): одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию (имя, отчество) и вписывают новую. При этом на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки вносят пояснения. В них указывают документы (их названия, номера и даты), на основании которых сделаны изменения.
Например: «Фамилия Миронова изменена на фамилию Соколова на основании свидетельства о заключении брака серии I-БО № 157312 от 14 июня 2013 г. и паспорта серии 32 98 № 768234, выданного отделением по району Богородское ОУФМС России по городу Москве в ВАО 22 июля 2013 г.». Такую запись обязательно надо заверить подписью работодателя (или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью учреждения (его кадровой службы).
Если на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки нет места для внесения изменений, то надо вшить в трудовую книжку вкладыш. Он оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее недействителен (п. 38 Правил № 22 ).
Личная карточка работника имеет форму № Т-2 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 (далее – постановление № 1). При изменении фамилии (имени, отчества) сотрудника прежние данные следует зачеркнуть одной чертой и сверху или рядом (в зависимости от наличия свободного места) указать новые. Исправления заверяются подписью работника кадровой службы (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением № 1).
› | При необходимости в раздел Х «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника можно внести сведения о документах, на основании которых были изменены персональные данные.
В трудовом договоре обязательно указываются фамилия, имя и отчество работника (ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ). При необходимости он должен быть дополнен недостающими сведениями (ч. 3 ст. 57 Трудового кодекса РФ).
Получается, что устаревшую фамилию (имя, отчество) можно исправить в тексте трудового договора, сделав ссылку на документ-основание.
При этом важно не забыть внести исправления и в раздел «Реквизиты». Ведь со сменой фамилии (имени, отчества) работника меняются и его паспортные данные. Учтем, что в экземпляр трудового договора работника вносятся аналогичные изменения.
Если же посмотреть с другой стороны, часть 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ предусматривает внесение недостающих сведений, а не их изменение. Поэтому некоторые работодатели решают в данном случае заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и уже в нем прописать необходимые изменения.
Личные данные сотрудника изменяют также и в других кадровых документах:
Изменения в документы вносят так же, как и в личную карточку работника.
Согласно пункту 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н (далее – Инструкция № 987 ), работник вправе обратиться к страхователю с заявлением об обмене страхового свидетельства в случае изменения фамилии (имени, отчества).
Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от сотрудника заявления об обмене страхового свидетельства должен представить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ заявление работника по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6 (п. 27 Инструкции № 987н).
Формы АДВ-2 и АДВ-6 утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п .
Срок выдачи сотрудниками Пенсионного фонда РФ нового страхового свидетельства составляет один месяц (п. 28 Инструкции № 987н). Ему присваивается тот же номер, что и свидетельству, выданному ранее.
Свидетельство выдается работнику в порядке, предусмотренном пунктом 14 Инструкции № 987н. Так, переоформленное страховое свидетельство выдается сотруднику работодателем в течение недели с момента его получения. В свою очередь работник должен проверить указанные в нем данные и расписаться в сопроводительной ведомости при его получении. А работодатель – в течение месяца возвратить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ данную ведомость (п. 17 Инструкции № 987н).
Обратите внимание, что работодатель должен сам проверить указанные в страховом свидетельстве сведения и расписаться в ведомости за сотрудника, если тот не имеет возможности его получить в связи с длительным пребыванием в командировке, болезнью или по иной причине (продолжительностью свыше одного месяца).
Если фамилию (имя, отчество) меняет руководитель, то кроме перечисленных выше действий о ее смене необходимо сообщить в налоговую инспекцию по месту регистрации бюджетного учреждения в течение трех дней с момента такой смены (п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона РФ от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее – Закон № 129-ФЗ).
Для этого в инспекцию необходимо подать заявление по форме Р14001 (утверждена приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25@). Налоговые органы должны внести новую фамилию (имя, отчество) руководителя в единый государственный реестр юридических лиц в течение пяти дней (ст. 19 Закона № 129-ФЗ).
Руководитель имеет право первой подписи на документах учреждения. Поэтому необходимо оформить новую карточку образцов подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14 сентября 2006 г. № 28-И).
Кроме того, в договоре с контрагентом также может быть указана необходимость оповещать его о любых изменениях в учреждении (в том числе о смене фамилии (имени, отчества) руководителя).