Сменить место своей «прописки» компания может по разным причинам. Скажем, есть возможность снять за меньшие деньги более комфортное помещение. Или арендодатель не захотел продлевать договор. Наконец, руководство решило не мыкаться больше по съемным площадям, а приобрести офис в собственность. О чем позаботиться, при переезде компании?
В любом из этих случаев предприятию придется столкнуться с таким стихийным бедствием, как переезд. Мы расскажем, как решить самые острые бухгалтерские проблемы, связанные со сменой адреса.
Если ваша компания на «упрощенке» «Упрощенщики» также могут учесть в расходах государственную пошлину за регистрацию изменений в учредительных документах. Основание — подпункт 22 пункта 1 статьи 346.16 На - логового кодекса РФ.
Переезжая, организация меняет свой фактический адрес. А вот юридический нередко остается тот же. Однако поступать так крайне опрометчиво. Дело в том, что деятельность компании по новому адресу инспекторы трактуют как создание обособленного подразделения. Это в том случае, если по старому месту компания остается хотя бы частично. Если это не так, то ни о каком создании филиала речи не идет: будет просто несовпадение юридического и фактического адресов.
Между тем, как известно, государственная регистрация юридического лица возможна только по местонахождению его постоянно действующего исполнительного органа. То есть в этом случае закон обязывает вас внести изменения в учредительные документы. Иначе грозит штраф либо за нарушение срока постановки на учет в инспекции по местонахождению обособленного подразделения, либо за уклонение от постановки на учет (ст. 83, 116 и 117 Налогового кодекса РФ). Кроме того, директор компании может быть также оштрафован на 5000 руб. на основании пункта 3 статьи 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Итак, меняя адрес, по которому ваша компания ведет бизнес, вам следует внести изменения в устав и учредительный договор (если он есть). И зарегистрировать их в налоговой инспекции. При этом придется перечислить в бюджет пошлину, размер которой на сегодняшний день составляет 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ).
Эту выплату можно будет учесть при расчете налога на прибыль. Основанием будет подпункт 1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Ведь согласно пункту 10 статьи 13 кодекса, государственная пошлина отнесена к федеральным налогам. При этом она включается в расходы в полной сумме в день ее начисления. Такое правило прописано в подпункте 1 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
По общему правилу в трудовом договоре обязательно должно быть указано место работы, то есть фактический адрес компании. Этого требует статья 57 Трудового кодекса РФ. Поэтому, меняя адрес, компания должна перезаключить все трудовые договоры с сотрудниками. Или оформить с каждым из них дополнительное соглашение, указав в нем новый адрес компании.
Кроме того, если компания переезжает в другую местность (например, из Москвы в область), она обязательно должна заручиться письменным согласием работников. На этом настаивает статья 72.1 Трудового кодекса РФ. Конечно, не все сотрудники согласятся на переезд. В этом случае у компании есть право расторгнуть с ними трудовые соглашения. Формулировка в трудовой книжке в этом случае будет такая: «Уволен в связи с отказом от переезда в другую местность вместе с работодателем, п. 9 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ».
В большинстве случаев переезд организации на новое место не происходит в одночасье. Обычно приходится тратить некоторое время на ремонт нового помещения. Это приводит к тому, что одновременно компания платит за аренду как старого помещения, в котором пока ведется деятельность, так и нового офиса.
Мы считаем, что при расчете налога на прибыль вы можете учесть расходы на одновременную аренду сразу двух офисов на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Согласны с таким подходом и сотрудники Минфина России (см. мнение ниже).
– При расчете налога на прибыль можно учесть любые обоснованные расходы, не поименованные в статье 270 кодекса и для которых кодексом не предусмотрено особого порядка их учета. Затраты на аренду в этой статье кодекса не упомянуты. Остается вопрос об обоснованности таких расходов. Как сказано в Определении Конституционного суда РФ от 16 декабря 2008 г. № 1072-О-О, обоснованность расходов должна подтверждаться намерением компании получить от них реальный эффект. Вместе с тем организация ведет предпринимательскую деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Таким образом, компания вправе учесть расходы на аренду помещения, в которое она только готовится переехать. Однако если организация долго не начинает ремонт в новом офисе или чрезмерно затягивает его обустройство, у ИФНС появятся основания признать расходы необоснованными.
Экономическая целесообразность аренды старого помещения сомнению не подлежит. Расходы же на аренду нового офиса можно обосновать тем, что компании нужно время для того, чтобы подготовить помещения к переезду.
К тому же, если у компании много подразделений, перевозить их все сразу, как правило, нецелесообразно. Поэтому может получиться так, что деятельность компании какое-то время будет вестись одновременно по двум адресам. В таком случае обоснованность затрат на аренду обоих помещений очевидна.
О чем позаботиться, при переезде компании? При переезде у многих сотрудников компании прибавляется работы – собрать и упаковать вещи, расставить мебель, отсоединить и заново настроить компьютерную технику.
Чтобы не нарушать нормальный рабочий процесс, переселение часто откладывают на «после работы» или вообще на выходные. Между тем за работу во внеурочное время полагается дополнительная оплата.
Работу, официально выполненную сверх установленного трудового графика, оплачивают в повышенном размере. Минимальная норма таких выплат предусмотрена статьей 152 Трудового кодекса РФ. Для первых двух часов переработки примените полуторный коэффициент, для последующих – двойной. Компания вправе установить и более высокие размеры оплаты сверхурочной работы. Конкретный порядок оплаты закрепите в коллективном или трудовом договоре.
По желанию специалиста за переработку ему можно предоставить дополнительное время отдыха вместо повышенной оплаты. При этом если человек отработал сверхурочно, скажем, четыре часа, то и отдыхать в связи с этим он вправе не менее четырех часов.
Теперь о работе в выходные. В статье 153 Трудового кодекса РФ предлагается два варианта оплаты за работу в такие дни. Первый – в двойном размере, второй – по стандартным установленным ставкам плюс отгул. В последнем случае даже за несколько часов работы в выходной или праздник работнику полагается полный свободный день (письмо Роструда от 31 октября 2008 г. № 5917-Т3).
Дополнительные начисления работникам, связанные с переездом, включаются в состав расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 Налогового кодекса РФ).
Обратная ситуация – переезд затягивается, и работники компании, упаковав все свои вещи, не могут приступить к своим обязанностям на новом месте. В таком случае компания не вправе без согласия работников отправлять их в отпуска за свой счет. Не договорившись с сотрудниками, работодатель может лишь оплатить простой в размере не менее 2/3 средней зарплаты (ст. 157 Трудового кодекса РФ). Нарушив это правило, компания рискует быть оштрафованной по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Санкции для должностных лиц могут составить от 1000 до 5000 руб., для организации – от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток).
Используя при переезде собственный транспорт, организация без труда учтет все расходы на его содержание и эксплуатацию.
Если своего транспорта нет, пользуются услугами специализированных агентств. Такие компании предоставляют не только транспорт, но и грузчиков.
Начнем с транспортных услуг. В подпункте 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ говорится, что к материальным расходам относится оплата перевозок внутри организации. Такими перевозками можно назвать и рейсы, связанные с переездом. Поэтому стоимость транспортных услуг учесть можно.
Важная деталь И расходы на перевозку, и затраты на грузчиков компания вправе учесть при расчете налога на прибыль.
Что касается суммы, заплаченной грузчикам, то тут мы советуем использовать подпункт 49 пункта 1 статьи 264 кодекса. Вряд ли инспекторы будут оспаривать обоснованность затрат на переезд. В конце концов, в каком месте компании вести свой бизнес, решает только ее руководство.
Кроме того, компания вправе самостоятельно нанять грузчиков, заключив с ними, например, договоры подряда. Тогда их вознаграждения совершенно законно можно рассматривать как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 Налогового кодекса РФ).
Обратите внимание: договоры на погрузку можно заключить не только с посторонними людьми, но также и со своими собственными сотрудниками. Суммы, выплаченные штатным работникам, можно учесть в расходах на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 19 августа 2008 г. № 03-03-06/2/107). Главное, чтобы работы, которые сотрудник выполняет по гражданско-правовому договору, не пересекались с его должностными обязанностями.
Так, если менеджер в нерабочее время занимается погрузкой и разгрузкой на новом месте имущества компании, эта работа никак не связана с его основными обязанностями. Поэтому выплаты за нее могут быть учтены при расчете налога на прибыль. И совсем другое дело, если договор подряда на погрузку-разгрузку заключен со штатным грузчиком. Экономическая обоснованность таких расходов более чем сомнительна.
1. Если старый адрес больше не является местом работы, вам следует внести изменения в устав и учредительный договор (если он есть) и зарегистрировать их в налоговой инспекции.
2. Сверхурочный труд, а также работа в выходные дни должны быть оплачены в повышенном размере.