Есть несколько ситуаций, когда вам придется заняться восстановлением потерянных трудовых книжек.
Во-первых, свою книжку может потерять бывший сотрудник. В этом случае по закону он может обратиться к вам – своему последнему работодателю – с просьбой помочь с документами. Во-вторых, заявить о пропаже трудовой может человек, который только устраивается к вам на работу. В-третьих, утрата трудовых книжек может произойти из-за кражи или при пожаре.
Наконец, возможна такая ситуация: работник кадровой службы выдал сотруднику под расписку трудовую «на пару дней». Обратно в компанию документ не вернулся. В таком случае виновником пропажи считается именно кадровик – ведь выдать работнику трудовую книжку можно только в день увольнения. Так сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила). Поэтому в данной ситуации компании придется взыскать с кадрового работника стоимость нового бланка трудовой и восстановить ее содержание. Другое дело, что на практике такое случается нечасто: большинство кадровиков знают, что выдавать трудовые книжки работникам нельзя.
Бумаги, которые вы будете оформлять, напрямую зависят от того, при каких обстоятельствах произошла утрата трудовых книжек.
Итак, к вам может обратиться человек, который некоторое время назад трудился в вашей организации. Дескать, на новую работу пока не устроился, а трудовую найти не может. К сожалению, проверить, работает ли где-то человек или нет, попросту невозможно. Так что придется оформить и выдать дубликат трудовой. Эта обязанность работодателя предусмотрена пунктом 31 Правил. Бывший сотрудник пишет заявление (см. образец). К заявлению экс-работник прикладывает оправдательные документы, подтверждающие трудовой стаж: экземпляры трудовых договоров, копии ведомостей на выдачу зарплаты и расчетных листков, выписки из приказов, копии лицевых счетов и др.
Далее вы, как представитель бывшего работодателя, помогаете гражданину собрать необходимые документы. На практике это сводится к тому, что от имени руководства предприятия вам придется написать запросы в другие организации или индивидуальным предпринимателям, у которых человек раньше трудился. Можно ли в данной ситуации отказать человеку? В принципе, да. Но тогда он может пожаловаться в трудовую инспекцию. Ведь в данном случае компания игнорирует требования пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
На то, чтобы выдать дубликат в данной ситуации, вам отведено 15 дней после того, как человек написал соответствующее заявление. Об этом сказано в пункте 31 Правил.
Заполняйте дубликат по общим правилам, предусмотренным для оформления трудовых книжек. Главное отличие в том, что в правом верхнем углу обложки трудовой вы напишете слово «дубликат».
Далее, оформляя дубликат трудовой книжки, внесите информацию о трудовом стаже. Эти данные фиксируют в графе 3 раздела «Сведения о работе». Отразите также информацию о премиях и поощрениях, которые человек получил в вашей компании. Остальные записи по сути те же, что и в оригинале трудовой.
В данном случае вы выдаете не дубликат, а новую трудовую книжку (ст. 65 Трудового кодекса РФ) (см. образец соответствующего заявления, которое пишет человек). Чаще всего оформлять новую трудовую приходится, когда организация, в которой раньше трудился человек, уже ликвидирована. Кстати, конкретный срок, в течение которого вам нужно выдать новый документ взамен утраченного, законодательством не установлен. Заполнять же новую трудовую книжку вам придется по тем же правилам, что и дубликат.
При данных обстоятельствах вы от имени компании напишете заявление о создании комиссии, которая установит трудовой стаж сотрудников. В нем укажите:
– причину утраты документов;
– перечень бумаг, которые пропали;
– контактные данные организации и пр.
Поскольку комиссию создают представители исполнительной власти регионального уровня, то и адресовать заявление нужно чиновникам (п. 34 Правил) (см. образец заявления).
Конечно, вы можете попробовать обойтись своими силами и создать небольшую комиссию только из сотрудников организации. Однако это может привести к некоторым негативным последствиям (см. ниже).
– Если утрата трудовых книжек произошла из-за разного рода форс-мажора, рекомендую написать заявление региональным властям с просьбой создать специальную комиссию, которая установит трудовой стаж работников. Если же этого не сделать, то для компании возможны разного рода неприятные последствия.
Так, компания, которая проигнорирует требования пункта 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, грозит штраф по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Его сумма на сегодня составляет от 30 000 до 50 000 руб. Кстати, не исключен и более негативный сценарий. Тогда сотрудника организации, ответственного за кадровый учет и ведение трудовых книжек, привлекут к уголовной ответственности. Здесь, в частности, возможны обвинения в соответствие со статьями 140, 292, 293, 325 и 327 Уголовного кодекса РФ.
Комиссия установит факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы по документам, имеющимся у работника. Во внимание будут приняты любые бумаги. Когда документов нет, подтвердить трудовой стаж удастся показаниями двух и более свидетелей, знающих человека по совместной работе в одной организации, госучреждении, ведомстве, военной службе и пр.
Кстати, конкретные сроки работы комиссии в законодательстве не прописаны. Так что все зависит от того, сколько трудовых пропало и насколько сложно выяснить стаж работников.
По результатам работы комиссии составят акт (информационное письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752). В нем укажут периоды работы, профессию (должность) и продолжительность трудового стажа конкретного сотрудника. Получив такой документ, ваша компания должна выдать сотрудникам дубликаты трудовых книжек.
Компаниям лучше заблаговременно запастись бланками трудовых книжек: их всегда нужно иметь в достаточном количестве. Если трудовую потерял работник (новый или уже уволившийся), то удержите с него стоимость бланка. Обратите внимание: заполнять чистый бланк, который принес работник, нельзя. Дело в том, что обеспечивать персонал бланками трудовых обязаны именно работодатели. Компании закупают бланки на объединении Гознак Минфина России и в уполномоченных им организациях.
Если произошла массовая утрата трудовых книжек, взимать стоимость документов с работников вам не нужно. Таково требование пункта 47 Правил.
1. Если работник потерял трудовую книжку, то он пишет заявление, на основании которого вы выдаете ему дубликат либо новую трудовую.
2. При массовой утрате трудовых книжек напишите заявление о создании комиссии, которая установит трудовой стаж сотрудников компании. На основании акта комиссии работодатель оформит дубликаты трудовых книжек.
3. Плату за бланк трудовой книжки взимают, если ее потерял работник. При массовой утрате не удерживайте с сотрудников стоимость бланков.