Перечислим самые распространенные ситуации, в которых компания вынуждена привлечь своего работника к материальной ответственности. Перечень бумаг без которых не получится привлечь работника к материальной ответственности. Во-первых, когда обнаружена недостача ТМЦ, висящих на сотруднике.
Во-вторых, если в кассе выявлена нехватка наличных. В таком случае виноват именно кассир, поскольку с ним заключен договор о полной индивидуальной матответственности (ст. 244 Трудового кодекса РФ).
В-третьих, работник испортил имущество своей или сторонней компании. И четвертая подобная ситуация – испорчены вещи, за которые организации пришлось платить физическим лицам. Например, водитель попал в аварию, так как нарушил правила дорожного движения. В результате компания не только восстанавливала свою машину, но и уплатила компенсацию пострадавшей стороне. Все затраты, которые не покроет автостраховка (ОСАГО или КАСКО), можно взыскать с работника.
Перечень бумаг без которых не получится привлечь работника к материальной ответственности. Первым делом определите, на какую сумму сотрудник наказал компанию. Здесь все зависит от того, что конкретно произошло. Так, недостачу выявляют в ходе инвентаризации. Если же поломана мебель или оборудование, то надо выяснить, во сколько обойдется ремонт и можно ли вообще починить ценности. Возможно, вместо сломанной вещи придется покупать новую.
Правда, работник обязан возмещать только прямой действительный ущерб. Так сказано в статье 238 Трудового кодекса РФ. Там же объяснено, что это означает – это когда имущество действительно пропало или испорчено. Впрочем, по мнению чиновников из Роструда, сотрудник должен компенсировать и штрафы, которые компания уплатила по его вине (письмо от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1). При этом взыскать с человека упущенную выгоду нельзя.
Далее придется разобраться, из-за чего возник ущерб. Для этого нужно создать комиссию, которая проведет служебное расследование (см. образец приказа). Комиссия установит, виноват ли сотрудник и есть ли у него смягчающие обстоятельства. По общему правилу ответственность снимается с работника, если он оказался в форс-мажорной ситуации и у него не было возможности спасти имущество. Скажем, начался пожар.
В ходе разбирательства с работника нужно потребовать объяснительную записку. Если у вас ее не будет, то взыскать с него ущерб будет сложнее. Но как быть, если сотрудник под разными предлогами отказывается ее писать? В таком случае вручите ему под роспись уведомление о том, что он должен написать объяснительную. В уведомлении укажите срок, который отведен для ответа. Человек отказывается ставить на уведомлении свою роспись? Сделайте там соответствующую отметку.
Но допустим, и после этого гражданин не напишет объяснение. Зафиксируйте это в соответствующем акте (ст. 247 Трудового кодекса РФ). Хорошо бы дать эту бумагу на подпись работнику. Однако он вряд ли согласится расписаться и в ней. Тогда укажите в акте «от подписи отказался». Данную отметку заверит председатель комиссии. Также в акте распишутся все члены комиссии. Обратите внимание: взыскать весь ущерб с работника получится далеко не всегда. Это возможно только в ситуациях, которые оговорены в двух нормативных документах.
Перечень бумаг без которых не получится привлечь работника к материальной ответственности. Итак, вы вправе получить с работника все причитающееся, если с ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Оформить же такую бумагу можно лишь в случаях, прямо упомянутых в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Кроме того, можно целиком возместить убыток при обстоятельствах, перечисленных в статье 243 Трудового кодекса РФ. А именно если выявлена недостача ценностей, которые, скажем, курьер или экспедитор получил по товарной накладной. И еще если сотрудник совершил преступление или административное правонарушение (виновен в аварии на служебном авто и т. д.), что подтверждается приговором суда либо протоколом. А также когда человек был пьян или сломал корпоративное имущество в нерабочее время. Тут договор о полной матответственности не нужен.
Во всех остальных случаях вам удастся возместить убыток лишь в пределах среднемесячного заработка сотрудника. Данное правило закреплено в статье 241 Трудового кодекса РФ.
Сколько именно должен компенсировать работник, выясняет комиссия. По результатам ее работы составьте заключение, которое подпишут все участники комиссии (см образец). К заключению приложите документы, полученные в ходе разбирательства (сличительные ведомости, объяснительную работника и др.). Сотрудник и его представитель могут знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их, если не согласны с результатами. Об этом сказано в части 3 статьи 247 Трудового кодекса РФ.
Перечень бумаг без которых не получится привлечь работника к материальной ответственности. Получив заключение комиссии, издают приказ о взыскании с работника ущерба (см. образец). Оформить такой документ нужно в течение месяца после того, как вы окончательно определите сумму компенсации (ч. 1 ст. 248 Трудового кодекса РФ).
Важный момент: на основании приказа можно возместить убыток лишь в пределах среднемесячного заработка. Остальную сумму сотрудник организации вправе погасить добровольно. Если же он этого не сделает, то вы можете подать исковое заявление в суд. Затевать тяжбу имеет смысл, когда сотрудник компании несет полную матответственность. В противном случае все ограничивается, как мы уже сказали, средним заработком человека.
Что касается самой процедуры взыскания, то здесь есть несколько вариантов. Чаще всего удерживают деньги из зарплаты работника. Максимум 20 процентов от выплат, причитающихся на руки, то есть за вычетом налога на доходы физических лиц. Такой вывод следует из части 1 статьи 138 Трудового кодекса РФ. В данной ситуации дополнительные бумаги точно не понадобятся.
Однако можно предложить сотруднику возмещать ущерб с рассрочкой платежа. Это актуально, если сумма внушительная. Еще варианты: человек сам исправит поломку; купит новую вещь; принесет имущество, пусть и побывавшее в употреблении, но в рабочем состоянии. Подобные альтернативы имеют смысл, когда повреждены монитор, принтер, мебель компании и т. д. Все эти возможности предусмотрены статьей 248 кодекса. В таких случаях составьте письменное соглашение с работником о том, как именно он будет возмещать нанесенный ущерб. Понадобятся два экземпляра соглашения: один из них должен быть передан сотруднику.
В ноябре на складе ООО «Снежинка» была выявлена недостача товарно-материальных ценностей на общую сумму 20 000 руб. По итогам служебного расследования комиссия признала виновником кладовщика Романцева А.С.
Среднемесячный заработок Романцева составляет 24 000 руб. Значит, ежемесячно можно удерживать не более 4176 руб. ((24 000 руб. – 24 000 руб. х 13%) х 20%).
Из зарплаты Романцева начиная с декабря будут вычитать по 4000 руб. в месяц. Соответственно, весь ущерб кладовщик погасит через 5 месяцев.
С точки зрения налогового учета удобнее весь ущерб «повесить» на виновника. Однако вы можете привлечь работника к материальной ответственности частично либо вообще ничего с него не взыскивать.
Дабы оправдать списание убытков в бухучете, составьте приказ, который утвердит генеральный директор компании (ст. 240 Трудового кодекса РФ). Тут важно учесть конкретные обстоятельства, при которых пострадало или пропало имущество. Примите во внимание и положение самого работника – предположим, он не может много выплатить из-за болезни члена семьи. Сотрудника же ознакомьте с документом под роспись.
К сожалению, в целях налогообложения списать затраты придется все равно за счет чистой прибыли компании. Дело в том, что чиновники не одобряют налоговый учет убытков в составе расходов, если есть конкретный виновник. Такое мнение сотрудники Минфина России выразили в письме от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648.
Еще одна ситуация, в которой пригодится вспомогательный документ, – убытки компенсирует увольняющийся работник. Ведь если трудовой договор расторгнут, то это отнюдь не означает, что человек автоматически освобожден от матответственности.
Здесь стоит попросить у него написать обязательство возместить ущерб. Если же гражданин подпишет данную бумагу, но так и не оплатит убытки, компания может обратиться с иском в суд (ч. 4 ст. 248 Трудового кодекса РФ). Впрочем, то же самое вы вправе сделать и когда человек не давал никаких обязательств. Так что такая бумага по сути лишь дополнительный аргумент в пользу компании при споре с конкретным гражданином.
Напоследок отметим, что обратиться в суд компания вправе в течение одного года после того, как обнаружен ущерб.