Меняем дату документов по просьбе клиента. Сразу скажем, что сложности возникают, если документы изначально были выписаны в отчетном (налоговом) периоде, который уже закончился. И клиент просит перенести дату на текущий период. Такая ситуация часто возникает, если отгрузочные документы, которые выписал продавец, покупатель получил с опозданием. Виновниками задержки бывают менеджеры, которые несвоевременно передали документы в бухгалтерию. Нередко бумаги доходят до покупателя с опозданием и в том случае, когда они пересылаются почтой.
Оценить, стоит ли менять дату документа по просьбе клиента, помогут следующие аргументы.
Аргументы «за». У продавца, который по просьбе клиента переоформил отгрузочные документы более поздним месяцем, серьезных налоговых рисков не возникает. У компании уменьшается выручка за тот месяц, когда документы были выписаны изначально. А перед бюджетом возникает переплата, которую можно зачесть в счет других налоговых перечислений. Формально уточненные декларации по налогу на прибыль и НДС можно не подавать. Ведь статья 81 Налогового кодекса РФ требует это делать, только когда налоги пересчитываются в сторону увеличения. Однако лучше «уточненки» все-таки сдать. Почему, объясним на примере.
В декларации по НДС за III квартал 2008 года ООО «Прагматик» отразило НДС к уплате в бюджет в размере 90 000 руб. В октябре и ноябре фирма на основании сданной отчетности перечислила в бюджет по 1/3 от суммы налога, то есть по 30 000 руб. (ст. 174 Налогового кодекса РФ). А в начале декабря ООО «Вега», покупатель ООО «Прагматик», попросило переоформить отгрузочные документы, выставленные в III квартале, октябрем. Продавец пошел на уступку покупателю. Стоимость товаров, на которые ООО «Прагматик» переоформило документы по просьбе ООО «Вега», составила 354 000 руб. (в том числе НДС на сумму 54 000 руб.). В итоге продавец должен заплатить в бюджет за III квартал 36 000 руб. (90 000 – 54 000). Поскольку ООО «Прагматик» в октябре и ноябре уже перечислило по 30 000 руб., то в декабре ничего доплачивать не нужно. Более того, у продавца возникла переплата на сумму 24 000 руб. (60 000 – 36 000). Чтобы у инспекторов не возникло вопросов, почему компания не перечислила в декабре оставшуюся 1/3 НДС за III квартал по первоначальной декларации, необходимо подать «уточненку».
Аргументы «против». Процесс переоформления документов является достаточно трудоемким. Продавцу приходится не только корректировать исчисленные суммы налога на прибыль и НДС, записи в бухгалтерском учете, но и оформлять дополнительный лист к книге продаж (отразив в нем счет-фактуру, который был ошибочно выписан, со знаком «минус»). Кроме того, продавец может столкнуться со следующими неприятностями. Во-первых, налоговики обращают особое внимание на «уточненки»: могут назначить углубленную проверку, затребовав документы, на основании которых были пересчитаны налоги. Даже в том случае, если период, за который поданы «уточненки», уже проверяли (письмо Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-02-07/1-267).
Во-вторых, из-за переноса отгрузки у продавца возникает переплата, которую можно зачесть в счет будущих отчислений по тому же налогу. Причем писать заявление о зачете в такой ситуации необязательно – переплата в лицевой карточке налогоплательщика автоматически пойдет на погашение сумм, начисленных в будущем. Однако налоговики все-таки рекомендуют заявление о зачете писать, как это предусмотрено в пункте 4 статьи 78 Налогового кодекса РФ.
Дело в том, что ИФНС вправе, не дожидаясь заявления фирмы, направить переплату в счет недоимки по этому или другому налогу самостоятельно. Сделать это позволяет пункт 5 статьи 78 Налогового кодекса РФ. Поэтому если у вас есть недоимка по какому-нибудь налогу, инспекторы могут ее погасить за счет возникшей переплаты. Проконтролировать, что стало на самом деле с вашей переплатой, поможет заявление о зачете. Рассмотрев вопрос о зачете, ИФНС уведомит компанию о своем решении.
Выводы. Поскольку серьезных налоговых последствий у продавца не возникает, имеет смысл переоформить отгрузочные документы более поздним месяцем, если речь идет о контрагенте, во взаимоотношениях с которым вы заинтересованы.
Если же покупатели регулярно просят переоформлять документы более поздней датой, то лучше выяснить, в чем причина. Если это вина менеджеров вашей компании или контрагента, то воспользуйтесь нашими советами.
Меняем дату документов по просьбе клиента. О переоформлении отгрузочных документов более ранним месяцем иногда просят заказчики работ, услуг, которые отразили операцию в учете, не дожидаясь самой «первички», по устной договоренности с менеджером. В этой ситуации клиент, получив от исполнителя документы, нередко обнаруживает, что они выписаны не той датой, на которую отражены расходы. В итоге поспешность заказчика оборачивается серьезной проблемой для исполнителя. Особенно если дата, на которую клиент просит выписать документы, выпадает на уже «закрытый» отчетный (налоговый) период. Поэтому начнем с аргументов «против».
Аргументы «против». Если исполнитель перенесет дату на более ранний месяц, то появятся существенные налоговые последствия. Ведь придется увеличить выручку на дату выписки новых документов. А значит, у исполнителя возникнет недоимка по налогу на прибыль, НДС и обязанность заплатить пени. И конечно, придется сделать много бумажной работы: скорректировать записи в бухгалтерском учете, заполнить дополнительный лист в книге продаж, сдать в ИФНС «уточненки», доплатить налоги и пени. Также будьте готовы к тому, что инспекторы захотят детально разобраться, в результате чего доначислены налог на прибыль и НДС.
Аргументы «за». Если ваш контрагент уже отразил расходы в учете более ранним месяцем, то ваш отказ переоформлять документы приведет к серьезным налоговым рискам у заказчика. Ему придется пересчитывать налог на прибыль, вычет по НДС, платить недоимку и пени. Поэтому, если расхождение возникло по вине вашей компании (например, стороны сделки устно договорились, что документы будут выписаны в одном месяце, а фактически они оформлены другим месяцем), отказ переоформлять документы может привести к ухудшению отношений с партнером.
Выводы. Поскольку налоговые риски у исполнителя в данном случае достаточно велики, то они могут быть оправданны только в том случае, если под угрозой отношения с постоянным контрагентом.
Меняем дату документов по просьбе клиента. Какие риски возникнут у сторон сделки, если продавец изменит дату отгрузочных документов, выписанных покупателю, однако у себя в учете оставит все как есть. В такой ситуации данные в учете продавца и покупателя будут расходиться. И это опасно, поскольку инспекторы могут провести встречную проверку. Поэтому решение об изменении даты документов только у одной стороны договора желательно принимать вместе с контрагентом. Хотя отметим, что в описанной ситуации риски у продавца и покупателя различаются.
В принципе проверяющих из налоговой расходы компании интересуют больше, чем доходы. Поэтому ситуация, когда проверяют покупателя и запрашивают документы у продавца, встречается часто. Если при этом окажется, что документы у сторон договора выписаны разными датами, инспекторы снимут у покупателя расходы и вычеты по НДС. Сообщать же о расхождении в ИФНС продавца инспекторы вряд ли станут.
Единственная ситуация, когда у налоговиков при проверке продавца может появиться желание запросить документы у покупателя, – если у ИФНС появятся основания подозревать, что сделка оформлена лишь на бумаге.
– В принципе при проверке инспекторы могут запросить документы у любых контрагентов компании – как у продавцов, так и покупателей. Вероятность того, что проверяющих заинтересуют отношения компании с покупателем, повышается, если есть основания предполагать, что сделка не была фактически совершена, а оформлена только на бумаге. Такие подозрения могут возникнуть, если не выписаны какие-либо обязательные первичные документы, счета-фактуры или, скажем, в ИФНС есть сведения о том, что покупатель обладает признаками «однодневки».
Чаще всего просьбы клиентов выписать документы другим месяцем связаны со сбоями в документообороте. Например, менеджеры компании-продавца забывают вовремя передавать документы в бухгалтерию покупателя. Или, наоборот, представители вашего партнера, получив отгрузочные документы, долго несли их в свою бухгалтерию.
– Конечно, на практике сторонам договора не всегда удается соблюсти установленную схему документооборота. Как поступить, решаем оперативно и в зависимости от ситуации. Но в целом придерживаемся такого правила. Если первичные документы покупатель получил позже по причинам, не зависящим от нас, мы не исправляем дату документа. Другая ситуация – при приемке отгруженной продукции у покупателя обнаруживаются расхождения по количеству или наименованиям. Если об этом расхождении наша бухгалтерия узнает после того, как истек отчетный период, корректировки оформляются кредит-нотами на текущую дату. Для крупной компании, бесспорно, важно добиться согласованного сотрудничества между департаментами. Тогда покупатель будет получать от вас документы вовремя.
Если подобные проблемы возникают достаточно часто, имеет смысл четко сформулировать правила документооборота между вашей компанией и контрагентами. См. пример того, какие моменты могут быть прописаны во внутреннем документе.
1. Акты об оказании услуг и счета-фактуры, оформленные текущим месяцем, должны быть переданы заказчику не позднее 2-го числа следующего месяца. Если указанная дата выпадает на выходной день, то она переносится на предыдущий рабочий день.
2. У представителя заказчика берется расписка в получении документов. В расписке проставляются: наименования документов, их дата и номер, итоговая стоимость услуг, дата получения, подпись представителя заказчика. Сведения о полученных расписках от заказчиков передаются в бухгалтерию не позднее 2-го числа месяца, следующего за текущим. Если указанная дата выпадает на выходной день, то она переносится на предыдущий рабочий день.
3. Данные об актах об оказании услуг и счетах-фактурах, которые не были переданы заказчику в указанный выше срок, передаются в бухгалтерию. Крайний срок подачи таких сведений – 2-е число месяца, следующего за текущим. Если указанная дата выпадает на выходной день, то она переносится на предыдущий рабочий день.
4. По документам, которые не были переданы заказчику в установленный срок, принимается одно из следующих решений (по согласованию бухгалтерии исполнителя с менеджерами по работе с клиентами):
– документы отправляются по обычной почте, если вручить их заказчику не представляется возможным (об этом менеджер компании предупреждает покупателя);
– документы переоформляются следующим месяцем и вручаются заказчику;
– документы передаются заказчику в течение следующего месяца, но при этом дата в них не меняется, если партнер присылает уведомление о том, что он знает о задержке.