Закрыть обособленное подразделение, конечно, легче, чем ликвидировать всю компанию. Ведь обособленное подразделение не является юридическим лицом, и требования Гражданского кодекса РФ, касающиеся ликвидации, к нему неприменимы. А значит, многое из того, что пришлось бы делать при ликвидации юрлица, закрывая филиал, можно опустить. Например, не нужно уведомлять кредиторов, а также составлять ликвидационный баланс.
Рассмотрим порядок закрытия подразделений двух типов. Во-первых, тех, которые работают на основании положений уставов, – филиалов и представительств. А во-вторых, тех, которые в учредительных документах компании не значатся, – структурных подразделений компании.
В данной ситуации процедура закрытия подразделения сводится к следующим этапам.
Сначала нужно утвердить решение единственного участника либо протокол общего собрания участников ООО о ликвидации филиала (представительства) и о внесении изменений в учредительные документы (устав). В акционерных обществах решение принимает совет директоров либо наблюдательный совет (п. 5 ст. 12 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Закон не содержит такого требования. Однако компании с большим штатом, как правило, такие комиссии создают. Так удобнее координировать процесс ликвидации. Формируют комиссию приказом руководителя. В созданную группу, как правило, включают бухгалтера, юриста, работника кадровой службы. За ними закрепляют обязанности по соответствующим «участкам» работ: инвентаризация имущества, увольнение сотрудников, подготовка требуемых документов.
Необходимо подготовить новую редакцию устава (либо изменения), исключив сведения о ликвидируемом обособленном подразделении (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 6 ст. 5 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). После чего передать эти документы вместе с заявлением по форме Р13001 (приложение № 3 к постановлению Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439) и протоколами (решениями) о ликвидации в налоговую инспекцию по месту регистрации компании. Госпошлина за внесение изменений в устав составит 400 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ). Срок регистрации – пять рабочих дней с даты подачи документов (п. 2 ст. 19 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц…»).
Чтобы снять обособленное подразделение с налогового учета, в ИФНС по месту его нахождения надо отправить заявление по форме № 1-4-Учет (утверждена приказом ФНС России от 1 декабря 2006 г. № САЭ-3-09/826@). На данную процедуру чиновникам отводится 10 рабочих дней с даты получения документов. Но если проводится выездная проверка, то срок может быть увеличен (п. 5 ст. 84 Налогового кодекса РФ). После того как будет получено уведомление о снятии с налогового учета обособленного подразделения, необходимо в течение месяца письменно сообщить в налоговый орган по местонахождению головной организации о закрытии филиала (представительства) по форме № С-09-3 (приложение 3 к приказу ФНС России от 17 января 2008 г. № ММ-3-09/11@).
Помимо этого о ликвидации необходимо уведомить местные фонды (ПФР, ФОМС, ФСС) и службу занятости. Форму заявления в ПФР можно найти в приложении № 5 к Порядку регистрации… утвержденному постановлением Правления ПФР от 13 октября 2008 г. № 296п. А вот формы уведомления в ФОМС, ФСС и службы занятости не утверждены, и потому эти документы составляются в свободной форме (п. 18 Правил... утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2005 г. № 570 «Об утверждении правил…», п. 25 Порядка регистрации... утвержденного постановлением ФСС России от 23 марта 2004 г. № 27, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в РФ»). Ко всем заявлениям (уведомлениям) потребуется приложить ранее утвержденные решения (протоколы).
Срок, в который необходимо уведомить ФОМС, составляет 10 дней с даты внесения изменений в ЕГРЮЛ. А вот для ПФР и ФСС сроки не установлены, но на практике документы во все местные фонды подаются в одно и то же время. По общему правилу службу занятости надо уведомить о предстоящем увольнении сотрудников закрывающегося подразделения не менее чем за два месяца.
После того как все уведомления чиновникам будут отправлены, нужно закрыть банковский счет. Об этом в течение семи рабочих дней, согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 23 Налогового кодекса РФ, также необходимо сообщить в налоговый орган по форме № С-09-1 (приложение 1 к приказу ФНС России от 17 января 2008 г. № ММ-3-09/11@).
Нередки ситуации, когда компания создает постоянные рабочие места для сотрудников в другом регионе. Но в учредительные документы сведения о таком региональном подразделении не внесены. То есть официально оно не является филиалом или представительством (п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). В этом случае процедура закрытия значительно упрощается. И для ликвидации подразделения потребуется сделать следующее. Во-первых, руководитель компании должен принять соответствующее решение и издать приказ. А во-вторых, необходимо известить о закрытии подразделения налоговиков по местонахождению как обособленного подразделения, так и самой компании. Формы заявлений и сроки их подачи те же, что и при ликвидации филиала (представительства).
Для заполнения бумаг, которые требуется отправить в госорганы, важно иметь под рукой следующие документы:
– свидетельство о присвоении организации ОГРН, включая свидетельства о регистрации всех внесенных в документы изменений (если изменения принимались);
– свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН/КПП);
– протоколы (решения) о создании и назначении руководителя организации, о назначении руководителя филиала (представительства);
– устав в новой редакции (либо изменения), протоколы (решения) о ликвидации обособленного подразделения;
– паспортные данные (включая прописку) руководителя организации, главного бухгалтера, участников – физических лиц либо регистрационные сведения участников – юридических лиц;
– паспортные данные руководителя филиала (представительства).