Расчет платежными картами имеет несколько важных особенностей. Так, передав товар (работы, услуги), деньги за него компания обычно получает не сразу (как при наличных расчетах), а через некоторое время. Конкретный срок зависит, во-первых, от применяемого оборудования, а во-вторых, от условий договора с банком-эквайером, который обеспечивает расчеты (п. 1.9 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»). Кроме того, деньги банк, как правило, зачисляет не в полной сумме покупки, а за вычетом комиссии.
Если ваша компания на «упрощенке» Все рекомендации, приведенные в этой статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих «упрощенку».
Если клиент рассчитался платежной картой, продавец обязан выдать ему кассовый чек (ст. 2, 5 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Исключения здесь такие же, как и при расчетах наличными. Первое: компания оказывает бытовые услуги населению и выдает бланки строгой отчетности. Второе: компания, которая платит ЕНВД, отказалась применять ККТ и вместо кассовых оформляет товарные чеки, квитанции или другие подтверждающие документы, которые содержат обязательные реквизиты. Третье: организация не применяет ККТ в силу специфики своей деятельности (например, занимается разносной мелкой розницей) либо особенностей своего местонахождения (п. 2, 2.1 и 3 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Правила оформления «пластиковых» кассовых чеков в законодательстве не установлены. Однако на практике налоговые инспекторы требуют, чтобы на них проставлялись отметки о получении безналичного платежа. Это означает, что компании, которые наряду с наличными деньгами получают выручку по пластиковым картам, должны применять кассовые аппараты, которые обеспечивают раздельный учет наличной и безналичной выручки (например, на разных секциях).
Помимо печати кассовых чеков ККТ должна печатать документы, подтверждающие расчеты платежными картами. При этом устройство для считывания информации с платежных карт должно либо обеспечивать ввод в кассовую технику сведений о «пластиковых» расчетах, либо входить в ее состав.
В конце рабочего дня данные о безналичной выручке из Z-отчетов заносятся в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) в таком порядке. В графе 12 нужно указать количество пластиковых карт, по которым производилась оплата, а в графе 13 – сумму выручки, которая была оплачена платежными картами. Информация из журнала кассира-операциониста о сумме выручки (как наличной, так и безналичной) переносится в форму № КМ-6 (справка-отчет кассира-операциониста) и форму № КМ-7 (сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации).
Данные о наличной выручке и о выручке, которую покупатели оплатили банквскими картами, в журнале кассира-операциониста нужно указывать отдельно.
Деньги за товары, которые клиенты приобрели с помощью пластиковых карт, в кассу не поступают. Поэтому на конец дня сумма наличных денег в кассовом ящике получается меньшей, чем общий итог выручки по данным Z-отчета. Разница равна сумме, оплаченной через ККТ в безналичном порядке.
Обратите внимание: составить на основании Z-отчета приходный кассовый ордер (форма № КО-1) нужно только на сумму, которая принята в течение дня наличными. Эта же сумма должна быть отражена в кассовой книге (форма № КО-4). Выручка, поступившая по пластиковым картам, ни в приходный ордер, ни в кассовую книгу попасть не должна.
Если банк зачислил деньги за товар в тот же день, когда он был продан (и соответственно, была авторизована банковская карта), вопросов не возникает. В этом случае в бухгалтерском учете выручку отражают проводкой по дебету счета 51 и кредиту счета 90 (субсчет «Выручка»).
Если же покупатель оплатил полученный товар банковской картой в один день, а деньги за него были зачислены на расчетный счет в другой день, действовать нужно так. Показать на счете 90 (субсчет «Выручка») выручку необходимо по общим правилам – в день, когда товар был продан (то есть передан покупателю). Основанием для отражения соответствующей хозяйственной операции будут отчетные кассовые документы. Корреспондирующим же в этой ситуации будет счет 57 «Переводы в пути». Ведь в момент продажи товара деньги ни в кассу, ни на расчетный счет еще не поступили.
До тех пор, пока выручка за оплаченный банковской картой товар не поступит на расчетный счет, ее сумму следует учитывать на счете 57 «Переводы в пути».
Важный момент: принять к учету выручку нужно в полном объеме. То есть в сумме, равной продажной стоимости товара. Какую сумму банк зачислит на расчетный счет – ровно эту или за вычетом комиссионного вознаграждения, значения не имеет.
Сумма комиссии банка должна быть отражена в расходах обособленно, независимо от того, как банк ее получает – удерживая из перечисляемых компании денег или предъявляя ее к оплате отдельно. В зависимости от учетной политики сумма банковской комиссии может признаваться либо в составе расходов по обычным видам деятельности (расходов на продажу), либо в составе прочих расходов. Чаще используется второй вариант. То есть расходы учитываются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы».
В компании на общей системе налогообложения обычно выручка от продажи товара отражается в налоговом учете по правилам, аналогичным бухучету. То есть в день, когда товар передан покупателю и активирована его банковская карта (п. 3 ст. 271 Налогового кодекса РФ), и в сумме, равной его продажной стоимости (а не в сумме, которую перечислит банк за вычетом комиссии).
Затраты на оплату услуг банка признаются при расчете налога на прибыль отдельно. В зависимости от учетной политики их отражают либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), либо в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).
Начислять НДС при оплате товаров (работ, услуг) банковскими картами также нужно с полной суммы выручки в обычном порядке. Отличие от ситуации с наличными расчетами возможно, лишь если покупатель внес с помощью банковской карты предоплату, а не рассчитался «пластиком» за уже полученные товары (работы, услуги). В этом случае начислить НДС нужно на ближайшую из дат: либо на дату поступления денег на расчетный счет, либо на дату отгрузки товара.
Теперь о правилах учета «пластиковой» выручки компаниями, которые применяют упрощенную систему либо на общей системе начисляют налог на прибыль кассовым методом. Отражать при расчете налогов доходы они обязаны в день, когда была активирована пластиковая карта и пробит кассовый чек. Это следует из пункта 2 статьи 273 Налогового кодекса РФ и пункта 1 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ. Сумма налогооблагаемых поступлений должна быть равна стоимости проданного товара. Даже если банк зачислил на расчетный счет деньги за вычетом комиссии.
Осторожно! Если компания применяет «упрощенку», отразить «пластиковую» выручку в доходах нужно в день, когда активирована банковская карта и пробит кассовый чек.
Если компания на «упрощенке» рассчитывает налог с базы «доходы минус расходы», затраты по уплате банковской комиссии нужно указать в книге доходов и расходов отдельно, в графе 5 таблицы раздела I (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Порядок действий зависит о того, на какой день покупатель вернул товар – в день его приобретения или позже. Обычно этот порядок четко прописан в договоре с банком-эквайером.
В этом случае кассир должен поступать так.
1. Отменить операцию по оплате товара с пластиковой карты на терминале. Как правило, эта операция допустима до того, как будет закрыт день (смена) на терминале. В результате отмены деньги со счета покупателя не списываются. Ранее распечатанный с терминала и подтверждающий оплату слип уничтожают, а клиенту выдают квитанцию об отмене платежа.
2. Забрать у покупателя неиспользованный чек и подписать его у директора или заведующего, а также составить акт возврата денежных сумм (форма № КМ-3).
3. Если на кассовом аппарате есть функция «Возврат продажи», применить ее (это не обязательно, но удобно).
4. В конце дня (после того, как снят Z-отчет) наклеить неиспользованные (погашенные) чеки на лист бумаги, сдать в бухгалтерию Z-отчет, акты возврата денежных сумм и лист с погашенными чеками.
Нужно ли указывать сумму несостоявшейся «пластиковой» покупки в графе 15 журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4), в законодательстве не разъяснено. На практике делать это, как правило, неудобно. Ведь отдельно показать в графе 15 суммы ошибочных и возращенных чеков по «наличной» и «безналичной» секции невозможно. Это может создать трудности при подсчете реально полученной за день наличной и «пластиковой» выручки. Впрочем, если это не пугает, отмененные «безналичные» продажи в графу 15 можно внести.
Как упростить работу Отражать в графе 15 журнала кассира-операциониста суммы отмененных в тот же день продаж, которые пробиты по «карточной» секции, необязательно.
Если покупка была полностью оплачена пластиковой картой, вернуть клиенту деньги нужно перечислив их обратно на его карточный счет в банке. Покупатель должен подписать распечатку электронного терминала или слип, в котором будет написано «Возврат», указаны дата операции и сумма возврата.
Обратите внимание: выплачивать наличные деньги из кассы в этом случае нельзя. Расходовать наличную выручку на расчеты с покупателями за возвращенные товары, которые ранее были оплачены «пластиком», запрещено Указанием Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Однако банки не разрешают выдавать при таких возвратах наличные, даже если компания готова специально снять их для этого с расчетного счета. Кредитные организации предусматривают это правило, во-первых, в договорах эквайринга с торговыми компаниями, а во-вторых, в договорах об открытии карточных счетов физическим лицам.
Бывает, что покупатель просит принять назад товар, который был частично оплачен наличными, а частично картой. В этой ситуации часть денег нужно выдать из кассы, а часть перечислить на счет держателя карты с соблюдением той же пропорции, в которой были внесены деньги за товар.
Формально основанием для штрафа этот недочет не является. Но если его не исправить, то в конце дня (после того как будет снят Z-отчет) получится, что сумма в денежном ящике ККТ меньше суммы, которая пробита за день по секции наличных оплат. Если в такой ситуации бухгалтер просто составит приходный кассовый ордер на реально полученную сумму, это может вызвать вопросы при проверке. Более того, есть риск, что налоговые инспекторы вообще не разберутся и предъявят компании штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за неполное оприходование денежной наличности. И компании придется доказывать его незаконность.
Чтобы внести необходимые корректировки, кассир должен действовать так.
1. Составить акт по форме № КМ-3, указав в нем реквизиты неверно пробитого кассового чека. Если ошибка обнаружена кассиром до того, как чек передан покупателю, этот чек нужно приложить к акту. Если же покупатель уже получил некорректный чек, взять эти реквизиты можно из контрольной ленты.
2. В последнем случае приложить к акту объяснительную записку о том, что акт составлен в связи с тем, что сумма покупки была учтена не на той секции.
3. Пробить сумму покупки на секцию «пластиковых» оплат.
4. Если ошибка выявлена после того, как снят Z-отчет за рабочую смену, сформировать еще один Z-отчет.
5. Указать сумму неправильно пробитого чека в графе 15 журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4), сдать в бухгалтерию Z-отчеты, акт возврата денежных сумм, а также неиспользованный чек или объяснительную записку кассира.
1. Пробивать на ККТ наличную и «пластиковую» выручку нужно на разные секции.
2. Принимать к учету «пластиковую» выручку следует по продажной стоимости. Даже если банк переводит средства за вычетом своей комиссии.