Министерство транспорта РФ своим приказом от 18 сентября 2008 г. № 152 утвердило обязательные реквизиты путевых листов. Требования данного приказа должны учитывать все компании и предприниматели, которые эксплуатируют легковой, грузовой и пассажирский транспорт. И используют при этом путевые листы неунифицированной формы. Напомним, что унифицированным бланком путевого листа обязаны пользоваться только автотранспортные предприятия (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Унифицированная форма путевого листа для индивидуальных предпринимателей (утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68) приказом № 152 отменена.
Если в путевом листе инспектор не обнаружит обязательных реквизитов, расходы на ГСМ, подтвержденные данным документом, из расчета налога на прибыль будут исключены.
Итак, согласно приказу № 152, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
– наименование и номер листа;
– срок, в течение которого путевой лист может быть использован (дата начала и окончания срока);
– информацию о собственнике транспортного средства;
– сведения о самом транспорте (тип, регистрационный знак, километраж и т. д.);
– данные о водителе (Ф.И.О., дата проведения медосмотра).
Как видим, среди обязательных реквизитов нет данных о маршруте следования транспорта. А ведь именно эта информация, по мнению налоговиков, подтверждает, что расходы на ГСМ были экономически обоснованны. Поэтому бухгалтерам следует все-таки включать эти данные в путевой лист (о том, как это сделать проще, мы писали в журнале ).
Теперь что касается Порядка заполнения путевых листов. Тут бухгалтеру надо учесть следующие важные моменты. Первое: документ заполняют на каждое транспортное средство компании (предпринимателя). Второе: путевой лист на каждую машину можно оформлять ежедневно, а можно в течение более длительного срока, который не превышает месяца. Третье: если одну машину посменно используют несколько водителей, то можно оформить раздельные документы.