Дело в том, что далеко не всегда налоговики на местах в курсе того, как им следует реагировать на ошибку в отчетности, обнаруженную во время подачи бумаг. Поэтому часто инспекторы страхуются по максимуму просто отказываются принимать документы с неточностями. И спешат оштрафовать за их несдачу по статьям 119 и 126 Налогового кодекса РФ. Но на самом деле такого права у чиновников нет. Подтверждение этому можно найти в правилах работы с налогоплательщиками, утвержденных ФНС России. Чтобы снять с компании незаконные обвинения, иногда достаточно сослаться на эти правила в беседе с инспектором. Или же написать подробную официальную жалобу на имя руководства ИФНС.
Назовем аргументы, которые могут пригодиться в каждой конкретной ситуации.
Основной документ, которым должны руководствоваться инспекторы, работая с отчетностью налогоплательщиков, Регламент принятия и ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных... (утвержден приказом МНС России от 4 февраля 2004 г. № БГ-3-06/76). Вот какие инструкции приведены в нем для ситуации с бумажной отчетностью.
Для отчетности, которая сдана непосредственно в инспекцию, датой приема нужно считать день, когда она представлена. Это правило установлено в пункте 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. И налоговые инспекторы должны соблюдать его, даже если они обнаружили в отчетности какие-либо ошибки.
Это особенно подчеркивается в пункте 2.4.1 Регламента. Там сказано, как же именно должен действовать сотрудник из отдела по работе с налогоплательщиками, если он выявил недочеты, принимая отчетность лично от представителя компании. В этом случае инспектор должен сразу же сообщить об ошибках и предложить оперативно внести необходимые исправления.
Если представитель компании откажется вносить коррективы, инспектор все равно должен принять у него отчетность. Тогда просьбу уточнить некоторые данные оформляют уже письменно и отправляют по почте с указанием срока, отведенного на ее выполнение. Как правило, срок составляет 10 дней.
Если инспектор отказывается принять отчетность, укажите ему на данные правила работы с налогоплательщиками.
Для отчетности, которая поступила по почте, днем ее сдачи в инспекцию является день отправки письма.
Получив отчет по почте, сотрудник отдела по работе с налогоплательщиками прежде всего указывает на титульном листе дату ее представления. И только после этого изучает документы на предмет недочетов. И если они есть, отправляет налогоплательщику уведомление с просьбой уточнить информацию (п. 2.4.2 Регламента).
То есть и в этом случае отчетность с ошибкой должна считаться принятой.
Следующий этап, на котором могут вскрыться ошибки, это регистрация принятой бумажной отчетности. Ее также проводят сотрудники отдела по работе с налогоплательщиками. Обнаружив в отчетности ошибки, они должны действовать в соответствии с пунктом 2.5.4 Регламента. А именно зарегистрировать принятый документ как невыясненный. И затем письменно уведомить налогоплательщика о необходимости представить пояснения. Естественно, никакой речи о том, что отчетность не принята, здесь тоже идти не может.
Нередко недочеты в отчетности «всплывают» еще позже когда приведенные в ней данные начинают вводить в автоматизированную систему. Занимаются этим сотрудники отдела ввода и обработки данных. Для них инструкция по борьбе с ошибками проста. Во-первых, вернуть вызывающий вопросы документ в отдел по работе с налогоплательщиками для дальнейших уточнений. А во-вторых, передать сведения о не введенной в базу отчетности в отдел камеральных проверок (п. 2.8.2 Регламента).
И по-прежнему ошибочный отчет считается сданным.
Заметим, что, строго говоря, назвать положения вышеуказанного Регламента соответствующими законодательству нельзя. Ведь Налоговый кодекс РФ предоставляет налоговикам право запрашивать пояснения по отчетности лишь в ходе камеральной проверки. Тем не менее исправить ошибки как можно быстрее в интересах самой компании.
К сожалению, разъяснений о том, как это сделать, в налоговом законодательстве нет. В Налоговом кодексе РФ есть лишь одна статья на эту тему под номером 81. Она посвящена порядку корректировки ошибок, которые привели к недоплате налога. Исправлять их положено с помощью уточненных деклараций.
Но что делать, если ошибки допущены вовсе не в тех графах, которые не связаны с суммой налога? В статье 81 Налогового кодекса РФ об этом ничего не сказано. На практике варианты решения этой проблемы зависят от ситуации.
Пересдать отчетность еще раз Сразу предупреждаем: безопасно применить этот способ можно лишь в случае, когда крайний срок сдачи отчетности еще не наступил. Если же компания узнала об ошибках, когда этот срок истек, подавать исправленную декларацию в виде первичной ни в коем случае нельзя. Ведь инспекторы могут установить дату подачи именно по ней, что неизбежно приведет к претензиям.
Написать пояснительное письмо. Исправить «неналоговую» ошибку в отчетности компания может, написав в инспекцию пояснительное письмо. В нем нужно подробно описать, по каким причинам допущена ошибка и как следует читать отдельные реквизиты или графы представленной отчетности. Тот факт, что в большинстве случаев этого вполне достаточно, подтверждает и практика, и специалисты федерального аппарата налоговой службы.
Подать уточненную декларацию. Применять для корректировки «неналоговых» ошибок именно этот способ Налоговый кодекс РФ компанию не обязывает. В то же время, если инспекции удобнее, чтобы исправления были оформлены именно так, можно пойти навстречу. Законодательство не будет нарушено и в этом случае.
Об успешной сдаче отчета через Интернет свидетельствует три документа: подтверждение оператора, протокол входного контроля и квитанция о приеме отчетности.
Самый важный из них подтверждение оператора. Если компания его получила, отчетность считается представленной. Даже если налоговики обнаружат в ней ошибки, срок представления отчетности уже не изменится. Это следует из пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ и пункта 3.2 Регламента принятия и ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных... (утвержден приказом МНС России от 4 февраля 2004 г. № БГ-3-06/76). А также из пункта 6.10 Методических рекомендаций... (утверждены приказом МНС России от 10 декабря 2002 г. № БГ-3-32/705@) и пункта 1 Временного регламента...(утвержден приказом ФНС России от 6 февраля 2008 г. № ММ-3-6/50@).
Протоколом входного контроля налоговики лишь информируют налогоплательщика о том, загрузилась ли его отчетность в программу инспекции и нужны ли какие-либо уточнения. По сути, такой протокол это уведомление о недочетах в отчетности и необходимости их исправить. Поводом для штрафа по статье 119 или 126 Налогового кодекса РФ этот документ быть не может.
Действия компании зависят от того, что написано в протоколе входного контроля. Если отчетность не загрузилась, в протоколе будет написано, что она не принята. Не пугайтесь это вовсе не означает, что она не представлена. В вышеназванных регламентах ФНС России это тоже четко пояснено. Однако добиться того, чтобы исправленная электронная отчетность все-таки попала в программу инспекции, можно только одним способом отправив ее повторно. После того как инспекция успешно загрузит файлы, она пришлет «положительный» протокол контроля и квитанцию о приеме отчетности.
Еще раз акцентируем внимание: отослать в инспекцию нужно именно исправленную первичную декларацию, а не уточненную. Объясняется это вот чем. Если компания отправит уточненную отчетность, то она снова получит протокол со словами «отчет не принят». Ведь на этот момент в базе налоговой инспекции не будет данных о первичной декларации. Поэтому программа решит, что уточнять нечего.
Теперь о ситуации, когда отчетность в программу налоговиков загрузилась, но в ней обнаружены какие-либо противоречия. В этом случае в протоколе будет написано, что отчет принят с ошибками. Обратите внимание: такие ошибки нужно исправлять уже с помощью уточненных деклараций.
И еще один момент. Отправив исправленную отчетность, для подстраховки мы рекомендуем написать в налоговую инспекцию пояснительное письмо. В нем можно указать дату первоначальной отправки файлов, объяснить, какие недочеты помешали инспекции их принять, и приложить копию подтверждения оператора.
В некоторых случаях вопросы к компании могут возникнуть уже у отдела камеральных проверок.
Первая ситуация. Со дня, когда истек срок подачи отчетности, прошло более шести дней. А данные об отчетности компании в базу налоговой инспекции так и не попали. Увы, информация о том, что декларация не введена в базу из-за ошибок в заполнении, доходит до этого отдела не всегда. Поэтому его сотрудники могут направить в адрес компании еще одно уведомление с просьбой явиться в инспекцию и пояснить причины, по которым в базе ИФНС нет данных декларации. Получив подобное уведомление, нужно как можно быстрее представить камеральщикам подтверждения того, что отчетность сдана вовремя (декларацию с отметкой инспекции, почтовую квитанцию, подтверждение оператора). В этом случае оснований для штрафа по статье 119 или 126 Налогового кодекса РФ также не будет.
И второй случай. Предположим, что компания не уложилась в срок, который инспекторы отвели ей для исправления ошибок. Тогда отдел по работе с налогоплательщиками передает информацию в отдел камеральных проверок «для принятия соответствующих мер» (п. 2.1.7 Регламента организации работы с налогоплательщиками... утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444@). Но опять же вовсе не для штрафа за непредставление декларации, а для уточнения данных в ходе камеральной проверки (ст. 88 Налогового кодекса РФ).
Во многих налоговых декларациях на титульном листе есть поле «Представитель». Некоторые инспекторы уверены если отчетность сдает не руководитель, а сотрудник по доверенности, эти графы должны быть заполнены. И отказываются принимать отчетность, если это не так.
На самом же деле этот порядок оформления действует лишь в одном случае если уполномоченный представитель не только сдает отчетность, но и подтверждает ее достоверность. То есть расписывается вместо руководителя на всех листах декларации.
Если же на всех листах декларации стоит подпись руководителя, заполнять графу «Представитель» на титульном листе не надо. Чтобы сдать в налоговую инспекцию такую декларацию, достаточно просто предъявить доверенность. Если сотрудник ИФНС будет утверждать что-то другое, сошлитесь на инструкцию по заполнению соответствующей декларации. Там об этом сказано четко.
Получая от налогоплательщиков налоговую и бухгалтерскую отчетность, сотрудники ИФНС должны работать с ней по определенным правилам. В частности, они приведены в Регламенте принятия и ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных... (утвержден приказом МНС России от 4 февраля 2004 г.№ БГ-3-06/76).
Цитирую одно из этих правил: «...сотрудник отдела работы с налогоплательщиками не вправе отказать в принятии налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности, за исключением случая представления вышеуказанных документов не по установленной форме». Таким образом, ошибки в отдельных реквизитах не повод считать представленную отчетность непринятой.
Как показывает практика, наиболее неприятные ошибки, из-за которых налоговая инспекция может посчитать, что отчетность не представлена, заключаются в следующем.
1. Неправильный код инспекции. Ошибиться в этом коде можно при первичном вводе в программу данных о своей инспекции либо при их последующей корректировке. Итогом этого может стать то, что отчетность отправится в «чужую» инспекцию. Принять ее она, естественно, не сможет, о чем сообщит в отрицательном протоколе. Если, получив протокол, компания не успеет уложиться в срок с отправкой правильного отчета в свою ИФНС, у инспекторов могут возникнуть вопросы. Однако, как показывает практика, шанс избежать штрафа есть. Для этого необходимо отправить в инспекцию пояснительное письмо с копией подтверждения спецоператора. В крайнем случае, эти документы можно будет использовать как доказательства в суде.
2. Неверный ИНН или КПП. Такая ошибка возможна, например, когда компания централизованно отчитывается за обособленные подразделения. В результате в инспекцию приходит отчетность за «неизвестного» налогоплательщика. А документы от вашей компании налоговики считают так и не поступившими. Единственная надежда здесь опять же пояснительное письмо и копия подтверждения оператора.
3. Не тот код налогового периода. В этой ситуации инспекция может не идентифицировать поступивший файл как отчетность компании за нужный период. Тогда, получив повторный (уже исправленный) файл, налоговики не поймут, что он является уточнением предыдущего. Совет здесь тот же пишите пояснения в ИФНС, указывайте в них дату первоначальной отправки отчетности и прикладывайте подтверждение оператора. Если штраф не отменят налоговики, это наверняка сделает суд.