Гражданский кодекс РФ выделяет такие обособленные подразделения, как филиалы компании и ее представительства. Обособленное подразделение является филиалом или представительством, если одновременно выполняются следующие условия (ст. 55 ГК РФ).
1. Подразделение расположено вне местонахождения головного офиса организации.
2. Обособленное подразделение указано в ЕГРЮЛ.
3. Подразделение действует на основании положения, утвержденного организацией.
4. Компания выделила подразделению имущество и назначила руководителя, который действует по доверенности.
5. При этом филиал осуществляет все функции организации (или их часть). Представительство представляет интересы организации и осуществляет их защиту.
Представительства компании встречаются достаточно редко, поэтому дальше будем рассматривать филиалы. Итак, чтобы открыть филиал, компании нужно зарегистрировать его в ЕГРЮЛ. Также надо утвердить положение о филиале.
Нужно ли указывать данные о филиале в уставе компании? Раньше в Гражданском кодексе было сказано, что сведения о филиалах и представительствах должны фигурировать в учредительных документах. Но с 1 сентября 2014 года эту норму отменили. Получается, что компании теперь могут не указывать данные о филиале в уставе. К тому же требование прописывать данные о филиалах в уставе теперь также исключили из законов об АО и ООО.
Однако чтобы зарегистрировать филиал, потребуется заполнить документы по формам, утвержденным ФНС России. А эти бланки пока не изменились. Поэтому можно и прописать данные о филиале в уставе. Закон это не запрещает. Иначе не исключено, что инспекторы откажутся регистрировать филиал в реестре.
Чтобы зарегистрировать филиал, в инспекцию надо сдать уведомление о внесении изменений в учредительные документы по форме № Р13002 (утв. приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25). Также налоговикам нужно передать:
Инспекция обязана зафиксировать сведения о филиале в ЕГРЮЛ в течение пяти дней с даты получения документов (п. 2 ст. 19 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129ФЗ). Затем на основании сведений реестра инспекторы самостоятельно поставят филиал на налоговый учет (п. 3 ст. 83, п. 2 ст. 84 НК РФ). Таким образом, сообщать в инспекцию об открытии филиала для целей его постановки на учет не нужно.
Также компания может создать обособленное подразделение, которое не является филиалом или представительством. Законом это не запрещено. В этом случае изменять устав и указывать данные об обособленном подразделении в ЕГРЮЛ не нужно.
Этой возможностью могут воспользоваться организации на упрощенке. Ведь применять упрощенку компаниям с филиалами и представительствами нельзя (подп. 1 п. 3 ст. 346.12 НК РФ). Поэтому предприятия на упрощенке могут создать только обособленное подразделение, не имеющее статуса филиала или представительства (письмо Минфина России от 14 марта 2013 г. № 03-11-06/2/7715). Иначе потребуется пересчитывать налоги по общей системе.
Филиалы и другие обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами и заключают договоры от имени компании.
Документом, на основании которого руководитель обособленного подразделения может подписывать договоры, является доверенность, выданная генеральным директором компании. Оформить только положение о филиале и зафиксировать в нем статус руководителя подразделения недостаточно (п. 3 ст. 55 ГК РФ, п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23 июня 2015 г. № 25). В доверенности надо указать перечень полномочий, которыми компания наделяет руководителя обособленного подразделения (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
По Гражданскому кодексу РФ обособленные подразделения компании — это филиалы и представительства. А по Налоговому кодексу РФ — не только они, это еще и любые дополнительные офисы, не имеющие такого статуса.
Для целей налогообложения обособленным является любое подразделение организации, территориально удаленное от ее местонахождения, в котором созданы стационарные рабочие места на срок более одного месяца. Подразделение признается обособленным независимо от того, отражены ли сведения о нем в учредительных документах компании (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Следовательно, обособленными подразделениями согласно налоговому законодательству являются как филиалы и представительства, так и дополнительные офисы, не имеющие такого статуса.
Инспекторы должны поставить компанию на налоговый учет по местонахождению каждого обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ).
Но, как мы видели, филиалы налоговики ставят на учет на основании данных ЕГРЮЛ. А вот о подразделениях, которые не являются филиалами или представительствами, компания должна сообщить налоговикам. Для этого в инспекцию по местонахождению компании нужно передать сообщение о создании обособленного подразделения. Форма этого документа утверждена приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362. Направить сообщение в инспекцию нужно в течение месяца со дня создания обособленного подразделения (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ).
Отметим, что компания может выделить обособленное подразделение на отдельный баланс. В действующем законодательстве понятие отдельного баланса не определено. На практике отдельным балансом признается перечень показателей (активов и обязательств), установленных организацией для своих подразделений. На основе таких показателей составляют бухгалтерскую отчетность по компании в целом (п. 2 письма Минфина России от 2 июня 2005 г. № 03-06-01-04/273).
Такой обособленный учет поможет рассчитать себестоимость продукции и прибыль каждого из подразделений компании. А значит, эффективнее управлять предприятием. Так, можно сравнивать себестоимость одной и той же продукции, выпускаемой филиалами в разных городах. Кроме того, отдельный баланс упростит раздельный учет, если компания совмещает общий режим с вмененкой. Например, производственная компания на упрощенке открыла розничный магазин. Данное подразделение применяет ЕНВД. Если выделить его на отдельный баланс, то вести раздельный учет доходов и расходов будет гораздо удобнее.
Наличие отдельного баланса влияет на уплату налога на имущество. Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс, то имущество, закрепленное за ним, учитывается отдельно от имущества головного отделения организации. Налог на имущество в этом случае нужно платить по адресу обособленного подразделения (ст. 384 НК РФ). Такое правило действует для налога с объектов, которые относятся к движимому имуществу.
А уведомлять инспекцию об обособленных подразделениях необходимо независимо от того, выделены ли они на отдельный баланс (письмо Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-03-06/1/513).
Если компания не направит сообщение о создании обособленного подразделения, то штраф составит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). Это подтверждают и чиновники (письмо Минфина России от 17 апреля 2013 г. № 03-02-07/1/12946). Кроме того, инспекторы могут оштрафовать руководителя компании на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Однако если при этом компания начала вести деятельность через обособленное подразделение, то налоговики могут потребовать более значительный штраф. Он составляет 10 процентов от доходов, полученных в результате такой деятельности, но не менее 40 000 руб. (п. 2 ст. 116 НК РФ).
Добавим, что если обособленное подразделение реализует товары, работы или услуги покупателям, то нумеровать счета-фактуры нужно по особым правилам. К номеру счета-фактуры надо через «/" добавлять цифровой код подразделения, установленный в учетной политике (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Кроме того, для организаций с обособленными подразделениями предусмотрен специальный порядок уплаты налога на прибыль и ряда других налогов.