Планируются очередные изменения в правила направления работников в командировки. На этот раз правки коснутся порядка выплаты суточных. Их отменят для российских командировок. Но в списке оплачиваемых командировочных расходов появятся новые виды затрат. Рассмотрим изменения подробно.
Законодатели хотят, чтобы суточные с 2016 года выплачивались только при заграничных командировках. Это будет следовать из новой редакции постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. По-прежнему работодатель будет обязан оплатить сотруднику расходы на проезд и проживание во время командировки.
В то же время документ с поправками предусматривает, что работнику оплачивают как суточные (2016) так и иные расходы, связанные с командировкой. О каких именно расходах идет речь, проект постановления не уточняет. Поэтому чтобы избежать конфликтов с работниками, а также проблем при проверке, советуем установить в трудовом или коллективном договоре компании перечень расходов, оплату которых компания берет на себя.
Работникам надо приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие такие дополнительные командировочные расходы. Например, кассовые чеки. Все подтверждающие документы сотрудники сдают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Расходы на проезд и проживание надо подтверждать, как и в прошлом году. Работнику необходимо принести в бухгалтерию билеты (посадочный талон) на самолет, поезд, счета гостиниц или иные документы.
Не надо забывать, что сам факт командировки подтверждают документы на проезд. А если их нет, то счета гостиниц. Если же сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то надо подготовить служебную записку.
Документы на проезд. Такие расходы подтверждают билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время.
Если компания покупала электронный билет, то проблем быть не должно: для подтверждения расходов достаточно распечатать контрольный купон железнодорожного билета (выписку из автоматизированной системы) или маршрут/квитанцию в случае авиа-перелета.
Документы на проживание в командировке. Списать расходы можно при наличии квитанций или счетов за жилье (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/18202).
Чаще всего у коллег возникает такой вопрос: можно ли списать плату за аренду квартиры, в которой живет командированный работник? Ответ на этот вопрос зависит от того, как часто используется квартира. Если в ней живут работники на протяжении всего месяца, то расходы на аренду списать можно.
Но если квартира периодически пустует, то списывать в расходы всю стоимость рискованно. Безопаснее учесть сумму арендной платы пропорционально времени, в течение которого в квартире жил работник.
Переспорить инспекторов удается лишь в суде. Главный аргумент — компания сняла квартиру, так как расходы на гостиницу превысили бы арендную плату. Значит, все расходы на аренду обоснованны (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 3 октября 2014 г. по делу № А65-29223/2013).
Суточные 2016 для заграничных поездок по-прежнему останутся. Их размер определяет руководитель компании. Если работник поехал за границу, то суточные надо рассчитать за все дни поездки, включая продолжительность дороги и вынужденных остановок в пути. Но дни до пересечения границы следуют выдавать в рублях. А остальные дни в иностранной валюте.
Отмена суточных при командировках. Поскольку суточные 2016 для российских командировок вскоре отменят, то при расчете налогов надо учесть некоторые нюансы.
При расчете НДФЛ по-прежнему действует необлагаемых лимит суточных – 2500 руб. в день. А по российским поездкам такой номы больше не будет.
При расчете налога на прибыль можно списать расходы на проезд и проживание. Никаких нормативов при этом нет. А вот списать дополнительные расходы, связанные с командировками, будет опасно. Дело в том, что в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ прямо перечислены командировочные расходы, которые можно списать при расчете прибыли. И здесь нет, например, расходов на питание сотрудников.
То же самое касается страховых взносов. Не платить взносы безопасно только с расходов, прямо предусмотренных в части 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Это расходы на проезд и проживание, суточные (для загранкомандировок), оформление виз и некоторые другие.