Вести учет процентов по ипотечному кредиту сотрудника организация может благодаря Федеральному закону от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ. Этот закон внес изменения в статью 255 Налогового кодекса РФ и дополнил ее новым пунктом 24.1. Согласно этому пункту, организации получили возможность учитывать суммы процентов по кредитам сотрудников в составе расходов на оплату труда. Теперь многих бухгалтеров волнует вопрос: возмещение процентов является правом или обязанностью организации?
На самом деле обязать фирму выплачивать работнику проценты по ипотеке никто не вправе. Работник может написать заявление на имя директора с просьбой возмещать ему ежемесячно сумму процентов, однако руководство организации имеет полное право как согласиться на такую выплату, так и отказаться от нее.
Если фирма идет навстречу работнику и соглашается возмещать расходы на уплату процентов, в первую очередь она должна потребовать от сотрудника договор кредита или займа. Обратите внимание: в условиях договора должна быть четко обозначена его цель. Кредит или заем в обязательном порядке должны быть оформлены на приобретение или строительство жилого помещения. Все прочие цели, под которые был взят кредит или заем, фирму не должны интересовать, ведь проценты по ним учесть в составе расходов не получится.
Даже если заемные деньги фактически пойдут на покупку квартиры, но при этом в договоре в пункте «цель кредита» будет указана общая формулировка, например «на личные нужды», то велика вероятность возникновения претензий со стороны проверяющих. Скорее всего, налоговые инспекторы снимут из расходов проценты по такому договору, ведь из пункта 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ следует, что кредит должен быть взят, а не потрачен на приобретение жилого помещения.
Возмещение процентов по кредитам работников - это право организации, но, решив им воспользоваться, фирма должна быть предельно внимательна к целевому назначению заемных средств.
Другой вопрос, который не дает покоя бухгалтерам: имеет ли значение, с кем именно сотрудник заключил кредитный договор с целью дальнейшей покупки или строительства жилья? Как известно, кредиты выдают банки, которые имеют лицензию. А вот выдавать займы может кто угодно: физические лица, индивидуальные предприниматели и все остальные организации. Никаких лицензий или специальных разрешений для этого не требуется. Так вот, новая норма не ставит ограничений, в какой форме ваш сотрудник получит деньги на покупку или строительство жилья. Это может быть как кредит банка, так и заем, скажем, от физического лица - пункт 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ.
- Если наша организация сама выдает своим сотрудникам займы на долевое строительство жилья, сможем ли мы воспользоваться новой нормой?
- А почему бы нет? Раз законодательство предоставляет такое право и не ставит никаких ограничений, то им можно и нужно пользоваться. Как бы это парадоксально ни звучало, но в момент получения процентов от сотрудника это будет доход фирмы, а вот в момент возмещения расходов сотруднику эта же сумма процентов будет зачтена в составе расходов организации. Расходы и доходы скомпенсируют друг друга. Точно такой же «нулевой» эффект фирма получила бы, если б выдала работнику беспроцентный заем. Однако в случае с беспроцентным займом у сотрудника возникала бы материальная выгода, с которой, по правилам налогового учета, организация обязана была бы начислить и удержать НДФЛ. А вот в ситуации с процентным займом такой выгоды не возникает и удерживать НДФЛ не придется. Обратите внимание: законодатели дали возможность организациям учитывать расходы по кредитам работников только на время. Норма имеет временный характер и введена в действие на три года: с 1 января 2009 года по 1 января 2012 года (Пункт 2 статьи 7 Федерального закона от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ).
Может ли фирма самостоятельно уплатить проценты за работника в банк?
В пункте 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ говорится именно о возмещении затрат сотруднику. Если фирма напрямую в банк перечисляет проценты по кредиту за своего работника, то никакого возмещения не происходит. А раз процедура возмещения не соблюдается, то и принять расходы на уплату процентов за сотрудника будет нельзя.
Сумму процентов в таком случае следует считать доходом сотрудника и как следствие надо удержать с нее НДФЛ. Напомню, что если возмещение расходов на уплату процентов происходит в должном порядке, то есть сначала сотрудник сам оплачивает проценты и только потом возмещает их по своему месту работы, то удерживать НДФЛ с таких компенсационных выплат не придется. Об этом прямо сказано в пункте 40 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Минфин России по данному вопросу имеет противоположную точку зрения и высказал ее в письме от 17 ноября 2008 г. № 03-04-06-01/336. Специалисты ведомства вполне допускают, что фирма напрямую может перечислять банковские проценты сотрудника кредитору. Такой порядок, по их мнению, ни в коем случае не противоречит нормам Налогового кодекса РФ, которые позволяют организациям суммы процентов по кредитам сотрудников принимать в расходы и не удерживать с них НДФЛ (Пункт 24.1 статьи 255 и пункт 40 статьи 217 Налогового кодекса РФ).
Какой позиции придерживаться, каждая организация решает сама для себя. Однако я еще раз подчеркиваю, что вероятность претензий со стороны инспекции велика, если фирма решит оплачивать проценты сотрудника непосредственно в банк.
- Если работник сам уплачивает проценты в банк или в организацию, то вопроса не возникает - у него будет квитанция, подтверждающая расход. А как быть с теми сотрудниками, у которых договор займа на покупку жилья заключен с физическим лицом? Какой документ требовать от них?
- Таким документом может стать обычная расписка. И на ее основании вы вернете деньги сотруднику и учтете сумму процентов в расходах.
- Справка из банка может быть таким подтверждающим документом? Например, если сотрудник потеряет квитанцию об уплате и принесет справку, в которой будет указано, что проценты за период оплачены.
- Никакие справки приниматься во внимание не будут. Раз нет подтверждения оплаты, то нет и возмещения. Расход сотрудника может подтвердить квитанция, расписка или любой другой платежный документ. Банковская справка платежным документом не является. Конечно, вы имеете полное право возместить расходы сотруднику и на основании банковской справки, однако есть вероятность, что когда вас придут проверять сотрудники налоговой, то их такая справка не устроит. Как вы понимаете, сумма процентов в таком случае будет исключена из налоговых расходов. А это значит, что дальше последует доначисление налога на прибыль, выставление пеней и штрафов в адрес организации.
Право учитывать сумму процентов по кредитным договорам сотрудников организации получили с 1 января 2009 года. Однако это совсем не означает, что норма действует только в отношении тех займов и кредитов, которые работники оформили с 1-го числа нового года.
Если сотрудник заключил договор займа еще до 2009 года, но в его условиях четко отражено, что целью получения займа является строительство или приобретение жилья и сотрудник продолжает уплачивать проценты, то организация имеет полное право возмещать эти проценты и учитывать их у себя в составе расходов. По моему мнению, норма распространяется на те проценты, которые начислены сотрудникам за периоды начиная с 1 января 2009 года.
Обратите внимание: речь идет о начисленных сотруднику процентах, а не уплаченных им. Если в 2009 году банк обнаружил просрочку уплаты процентов по договору, предположим, за октябрь 2008 года, а работник поспешил ее оплатить, то сумму возмещения этих процентов учесть в расходах не получится. Так как сумма процентов относится к 2008 году, когда норма еще не действовала. Проверяющие будут особенно тщательно отслеживать такие факты.
Поэтому так важно, чтобы из платежного документа сотрудника четко следовало, во-первых, что это уплата именно процентов, а не, предположим, частичное гашение основного долга по договору. Во-вторых, платежный документ должен давать четкое представление, за какой именно период идет оплата процентов.
Порядок начисления ЕСН от размера компенсации не зависит
Если фирма компенсирует проценты по кредитам и займам сотрудников, то для целей начисления ЕСН с таких компенсаций абсолютно не важно, укладывается фирма в норматив или нет. Начислять налог в любом случае не придется. Если норматив соблюден, то действует подпункт 17 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ, согласно которому начислять ЕСН на возмещаемые проценты по кредитным договорам сотрудников не надо. Если норматив превышен, то облагать сумму превышения ЕСН тоже не надо - ведь эта часть компенсации пойдет за счет чистой прибыли организации. А раз так, то действует пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ. С выплат, которые не участвуют в расчете налога на прибыль, начислять ЕСН не надо.
Ведя учет процентов по ипотечному кредиту сотрудника, организация сама решает, возмещать ей проценты по кредиту или нет. Она вправе установить любые правила такого возмещения. Например, фирма может возмещать проценты абсолютно всем сотрудникам, имеющим ипотечный кредит, а может только «избранным».
Кроме того, организация имеет право компенсировать сумму уплаченных сотрудником процентов как полностью, так и частично. Например, она может установить размер компенсации в процентном соотношении от фактических затрат работника. Или предусмотреть условие, согласно которому фирма обязуется возмещать сотруднику проценты по факту, но не более 10 000 рублей в расчете на одного работника ежемесячно.
Надо хорошо взвесить все условия, на которых фирма согласна компенсировать проценты по кредитным договорам сотрудников и закрепить их во внутреннем положении. Дело в том, что необдуманные решения могут негативно сказаться на дальнейшем учете.
Расходы на возмещение процентов сотрудникам являются нормируемыми. Они не должны превышать 3 процентов от общей суммы расходов на оплату труда в организации. Об этом сказано в пункте 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ.
Если организация выплачивает компенсацию сверх нормы, то уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму превышения не получится. Кроме того, сверхнорматив будет являться доходом сотрудника, поэтому с него придется удержать НДФЛ.
Предположим, что фирма возместила проценты по кредитам трем сотрудникам на общую сумму 45 000 рублей - по 15 000 рублей каждому. В норматив укладывается только 30 000 рублей - именно эта сумма будет учтена в составе расходов на оплату труда. Еще 15 000 рублей фирма спишет за счет чистой прибыли - зачесть расходы в нормы будущих периодов ни в коем случае нельзя.
Кроме того, с возмещенных сверх нормы 15 000 рублей (45 000 - 30 000) надо удержать НДФЛ. И вот тут возникает вопрос: с кого из работников фирма обязана удержать налог? Только с одного или со всех поровну?
Ответа на этот вопрос в Налоговом кодексе РФ нет. Это значит, что организация должна предусмотреть подобную ситуацию в своем внутреннем положении и прописать условия удержания НДФЛ с работников при образовании сверхнорматива. Иначе сотрудники смогут предъявить претензии фирме по поводу необоснованно удержанного налога, а судьи поддержать такие претензии.
Чтобы гарантированно не превысить норматив, организация может воспользоваться таким условием. Возмещать проценты каждому работнику в размере, не превышающем 3 процентов от фонда оплаты труда этого же работника.
Составьте памятку и ознакомьте с ней работника под роспись
Если фирма согласилась компенсировать сотруднику проценты по кредиту, а работник представляет подтверждающие документы ненадлежащей формы, например в квитанции отсутствует период, за который сотрудник уплатил проценты, то, по моему мнению, фирма имеет полное право не возмещать такой платеж. Дело в том, что налоговые последствия возникнут у организации и именно ей придется объясняться с инспекцией и доказывать обоснованность расхода. Чтобы избежать возможных претензий со стороны сотрудника по поводу того, что руководство сначала соглашается возмещать проценты, а потом отказывает в таком возмещении, рекомендую составить памятку для работника. В ней четко пропишите все те условия, на которых вы согласны возмещать работнику сумму процентов. Например, укажите в памятке, что назначение платежа в расчетном документе должно быть заполнено строго по образцу: «Уплата процентов по договору № 305 за период с 1 января 2009 года по 31 января 2009 года» и т. д. Под роспись ознакомьте сотрудника с памяткой. А в соглашении с работником о возмещении процентов пропишите право работодателя отказать в возмещении суммы процентов, если сотрудник нарушит один или более пунктов из этой памятки.