Сразу скажу, что перестали действовать не все формы БСО. Те, что Минфин России утвердил в период с 12 апреля 2005 года по 19 мая 2008 года включительно, организации и предприниматели должны применять и сейчас. Речь идет о тех бланках, которые были разработаны во время действия Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171. Сейчас оно отменено, а порядок расчетов с помощью БСО регламентирует новое Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Но, как я уже сказал, БСО, разработанные Минфином России за время действия старого постановления, действуют и сейчас. В частности, речь идет о «Квитанции на получение страховой премии», «Залоговом билете», «Сохранной квитанции». Полный перечень таких бланков Минфин России дал в своем информационном письме от 22 августа 2008 г.
А вот БСО, утвержденные Минфином России до 12 апреля 2005 года, начиная с 1 декабря 2008 года больше не действуют.
Кроме того, напомню, что формы БСО утверждал и разрабатывал не только Минфин России. Ряд бланков узаконили отдельные ведомства для своих отраслей. Так, например, бланки строгой отчетности для расчета за транспортные услуги утверждал Минтранс России, а по расчетам за услуги связи - Мининформсвязи России. Так вот, бланки, утвержденные уполномоченными на то специальными ведомствами до 19 мая 2008 года, действительны и сейчас. Их необходимо применять до тех пор, пока само ведомство эти бланки не обновит, не внесет в них изменения или полностью не отменит их действие.
Продолжим. Раньше действовало такое правило: если по каким-то услугам для населения имелся официально разработанный «строгий» бланк, то им можно было пользоваться. Если бланка не было, в обязательном порядке нужно было применять ККТ. Теперь БСО могут использовать для расчетов все без исключения фирмы и предприниматели, оказывающие услуги населению. Правила изменились: если по какой-то услуге нет БСО, то его можно разработать самостоятельно.
Правда, чтобы ваш бланк начал «работать», нужно соблюсти ряд требований по оформлению этого документа. Он должен содержать все реквизиты, названные в пункте 3 Положения № 359. Так, в бланке в обязательном порядке надо указать название, серию и номер документа, наименование организации, ее адрес и ИНН. Помимо этого в БСО должны быть предусмотрены такие графы: стоимость оказываемых услуг, размер наличной части оплаты, дата расчета, информация об ответственном лице.
По своему усмотрению организация может включить в бланк и иные реквизиты, которые будут характеризовать специфику оказываемой услуги. А вот единицу измерения услуги в новых бланках теперь указывать не надо.
- Мы разработали свой бланк. У меня возник вопрос: надо ли нам его утверждать в налоговой инспекции? - Нет, утверждать форму своего бланка ни в налоговой инспекции, ни в Минфине России, ни в каком-либо другом ведомстве не надо. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты. То, что бланки не надо заверять в инспекциях, сказано еще в письме Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-01-15/11-297. И хотя в нем чиновники комментируют утратившее силу Положение № 171, в отношении вопроса регистрации БСО это письмо актуально и сейчас.
Идем дальше и представим конкретную ситуацию. Фирма оказывает услуги в сфере страхования. При расчетах с населением заполняются соответствующие БСО, при оказании услуг юридическим фирмам применяется кассовый аппарат. Теперь предположим, что в здании, где расположена страховая компания, отключили электричество. Кассовый аппарат не работает, и клиенту-«юрику» вместо чека выдается БСО. Возникает вопрос: вправе ли фирма так поступать?
Смотрите, в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении ККТ при наличных расчетах» перечислены случаи, когда организации могут применять БСО и не использовать кассовые аппараты. Случая с отключением электроэнергии там нет. Стало быть, применять БСО нельзя. Аналогичная точка зрения была высказана и Минфином России в письме от 13 февраля 2006 г. № 03-01-15/1-32.
Солидарны с чиновниками и судьи. Если во время отключении электроэнергии вместо кассового чека был выдан БСО, то это не избавит фирму от ответственности за неприменение ККТ. Таково решение арбитров в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 1 апреля 2008 г. № Ф03-А51/08-2/884. Другие судьи прямо заявляют, что при отсутствии электроэнергии продавец должен приостановить свои продажи и вернуть полученные деньги покупателям (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16 июля 2007 г. № А28-9391/ 2006-349/27, ФАС Западно-Сибирского округа от 8 мая 2007 г. № Ф04-2601/2007 (33843-А03-7)).
Если компания все-таки выпишет бланк строгой отчетности вместо чека из-за отсутствия электроэнергии, то налоговики непременно привлекут фирму к ответственности за неприменение ККТ. Однако есть шанс оспорить штраф. Для этого необходимо получить справку о том, что электричество отключали в такой-то период. Эту справку необходимо будет представить на суде. В таких случаях арбитры очень часто встают на сторону организации и отменяют штрафы. Основной аргумент такой: нарушение не имеет умышленного характера, а возникло как следствие сложившихся обстоятельств. В частности, именно этим аргументом воспользовались арбитры в постановлениях ФАС Поволжского округа от 1 ноября 2007 г. № А12-9872/2007-С24 и ФАС Дальневосточного округа от 5 мая 2004 г. № Ф03-А04/04-2/776 и освободили фирму от штрафа.
До 20 мая 2008 года к БСО предъявлялось еще одно жесткое требование: они должны были быть изготовлены только в типографии. На это не раз обращали внимание чиновники в своих разъяснениях - письмо Минфина России от 27 сентября 2005 г. № 03-01-20/5-193. Но с вступлением в силу нового Положения № 359 организации получили возможность изготавливать БСО не только типографским, но и автоматизированным способом (Пункт 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Правда, что именно является автоматизированной системой, с помощью которой организации смогут формировать бланки, в положении не указали. Зато к ним предъявили ряд достаточно жестких требований.
В частности, такая система должна иметь защиту от несанкционированного доступа. Кроме того, она должна сохранять уникальные номера и серии выпускаемых бланков, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланками не менее пяти лет (Пункт 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
По требованию налоговых инспекторов организации обязаны представлять информацию из таких систем о выпущенных ими документах. Об этом сказано в пункте 12 Положения № 359.
Естественно, сразу появился вопрос, могут ли организации использовать офисную технику: персональный компьютер, принтер и сканер - в качестве такой автоматизированной системы?
Чиновники не заставили долго ждать и выпустили в ответ ряд писем. В письме от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605 финансисты сообщили, что персональный компьютер не обеспечивает надлежащую защиту, фиксацию и хранение сведений о бланках документов. А значит, он не относится к автоматизированной системе, на которой можно было бы печатать бланки строгой отчетности. Требованиям автоматизированной системы он не соответствует.
Свой вывод чиновники подтвердили и в письме Минфина России от 7 ноября 2008 г. № 03-01-15/11-353. В понимании специалистов ведомства обычный компьютер является лишь печатающим устройством!
Кроме того, следует отметить письмо Минфина России от 22 августа 2008 г. № 03-01-15/10-303. В нем финансисты пошли еще дальше и выразили мнение, что автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к ККТ. То есть система должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции, опломбирована, исправна и т. д.
Очевидно, что чиновники несколько перегибают палку, и если ваш компьютер отвечает всем требованиям, указанным в пунктах 11 и 12 Положения № 359, то вы можете смело использовать его для изготовления своих БСО. Хотя допускаю, чтобы избежать претензий проверяющих, безопаснее, как и раньше, печатать бланки в типографии. Во всяком случае до тех пор, пока вопрос, что именно представляет собой автоматизированная система, не будет разрешен до конца.
В заключение отмечу, что некоторые суды признавали за организациями право распечатывать БСО на компьютере и до вступления в силу нового положения. Например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 7 ноября 2007 г. № Ф03-А73/07-2/4692. Главное, по мнению арбитров, чтобы выдаваемые БСО соответствовали установленной форме.
Многие организации волнует следующий вопрос. Можно ли не изобретать велосипед и использовать в качестве бланка строгой отчетности приходно-кассовый ордер по форме № КО-1?
Спор по этому вопросу давний и не прекращается до сих пор. Дело в том, что сам Минфин России в письме от 24 февраля 1994 г. № 16-39 рекомендовал организациям для расчетов с населением использовать приходно-кассовые ордера в качестве бланков строгой отчетности.
Можно припомнить и письмо из налоговой службы, в котором проверяющие также разъяснили, что приходно-расходные ордера можно применять в качестве БСО (Письмо ГНС России от 30 августа 1994 г. № НИ-6-14/320).
Однако со временем мнение контролирующих органов изменилось на противоположное (Письма УФНС России по г. Москве от 5 сентября 2006 г. № 22-12/78389, от 11 июля 2006 г. № 09-10/61232).
Сейчас в инспекциях считают, что приходно-кассовый ордер является первичным документом по учету кассовых операций. Порядок его утверждения именно в качестве БСО соблюден не был. Кроме того, ордер не соответствует всем требованиям, предъявляемым законодательством к «строгим» бланкам. В частности, он не имеет таких обязательных реквизитов, как шестизначного номера и серии бланка. Напомню, что наличие этих реквизитов требовало как ранее действующее Положение № 171, так и действующее теперь Положение № 359. Таким образом, использовать приходно-кассовые ордера, по мнению проверяющих, в качестве бланка строгой отчетности ни в коем случае нельзя.
Интересно, что суды этот вопрос решают с переменным успехом для организаций. В одних решениях арбитры полностью поддерживают налоговиков - постановления ФАС Дальневосточного округа от 17 января 2007 г. № Ф03-А51/06-2/5168, ФАС Восточно-Сибирского округа от 22 февраля 2007 г. № А33- 15385/06-Ф02-478/07. В других приходят к противоположному мнению и признают возможность использовать ордера в качестве «строгих» бланков. Все арбитры апеллируют к уже названому мной письму финансистов от 24 февраля 1994 г. № 16-39, в котором чиновники сами утвердили ордер по форме № КО-1 как бланк строгой отчетности (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 февраля 2008 г. № А69-443/ 07-8-Ф02-59/08, ФАС Северо-Западного округа от 22 января 2007 г. № А21-5801/2006, ФАС Центрального округа от 15 мая 2007 г. № А64- 5088/06-19).
Как видите, использовать ордер как БСО при расчетах с населением довольно рискованно. Обратите внимание: с 1 декабря 2008 года степень риска возросла еще больше. Как я уже упомянул, большинство судов, которые вынесли положительные для фирм решения, в качестве основного аргумента приводят письмо Минфина России от 24 февраля 1994 г. № 16-39, в котором ведомство утвердило ордер как «строгий» бланк. Смотрите, письмо выпущено в 1994 году, а согласно новому порядку формы бланков, утвержденные до 11 апреля 2005 года, теперь применять нельзя (Пункт 2 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Получается, что фирмы лишились своего главного козыря в борьбе с проверяющими за право применять ордер в качестве БСО. И использовать «приходник» в том виде, в котором он нам известен, вместо бланка стало очень опасно.
Но, с другой стороны, если фирма внесет небольшие изменения в кассовый ордер, в частности дополнит его всеми необходимыми реквизитами - шестизначным номером, серией, адресом и т. д., то такой бланк вполне можно будет применять в качестве БСО. Ведь как мы уже говорили, с вступлением в силу Положения № 359 организации, за некоторым исключением, получили право самостоятельно разрабатывать бланки отчетности. И никто не может запретить фирме использовать при разработке собственного бланка ранее утвержденные документы.
Согласно пункту 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», организациям разрешено оформлять новые БСО вместо использования кассового аппарата только при оказании услуг. Более того, услуги должны быть оказаны населению. Если организация заключила договор на оказание услуг с юридическим лицом, то без применения кассового аппарата фирме не обойтись.
А теперь представим такую ситуацию: фирма оказывает услуги населению и, имея на это полное право, оформляет бланки строгой отчетности. И тут в эту фирму обращается индивидуальный предприниматель и просит оказать ему одну из услуг. Предприниматель предлагает заключить договор и просит предоставить полный комплект документов, чтобы и в его учете не возникли проблемы с признанием расходов. Что делать фирме: отказаться от клиента, бежать покупать кассовый аппарат или, как и остальным, выписать БСО в адрес предпринимателя?
Конечно же, самый простой способ - это выписать бланк, но вправе ли организация так поступить? Тут как раз и возникает вопрос: можно считать индивидуальных предпринимателей населением или нет?
Оказывается, можно. И это подтверждает Пленум ВАС РФ. В своем постановлении он прямо говорит, что использование «строгих» бланков возможно только в случае оказания услуг населению, то есть гражданам, в том числе и имеющим статус индивидуального предпринимателя. Таким образом, организация может не переживать по поводу таких «индивидуальных» клиентов и смело оформлять в их адрес требуемый БСО (Пункт 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16).
Предположим, что фирма планирует оказывать услуги исключительно населению. Известно, что для этой деятельности утвержден бланк строгой отчетности. Вопрос, который не дает организациям покоя: может ли фирма не утруждать себя оформлением бланков, а купить кассовый аппарат и использовать его для расчетов с клиентами?
Для ответа на него обратимся к Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. В нем прямо указано, что организация имеет право оформлять получение денег от населения либо бланками строгой отчетности, либо чеком ККТ (Пункт 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Такая формулировка позволяет сделать вывод о том, что организация по своему усмотрению решает, какой способ расчетов выбрать.
Однако из этого правила есть исключения. Они могут быть установлены в специальных нормативных актах, которые регулируют деятельность фирм в отдельных отраслях. Так, к примеру, деятельность ломбардов регулирует Федеральный закон от 19 июля 2007 г. № 196-ФЗ. Согласно ему использование бланков строгой отчетности, а именно сохранных квитанций и залоговых билетов, - обязанность организаций (Статьи 7 и 9 Федерального закона от 19 июля 2007 г. № 196-ФЗ).
Таким образом, ломбард не имеет права применять кассовые аппараты вместо БСО. Аналогичные разъяснения можно найти в письме Минфина России от 18 марта 2008 г. № 03-01-15/3-67.
Использование БСО освобождает об обязанности применять ККТ. И налоговики не вправе налагать на организацию штраф за отсутствие кассового чека - постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16 мая 2007 г. № А28-10445/ 2006-332/12, ФАС Московского округа от 25 апреля 2007 г. № КА-А41/2815-07. Но если бланк строгой отчетности не выдан или его форма не отвечает требованиям законодательства, то организациям и индивидуальным предпринимателям грозит привлечение к административной ответственности по статье 14.5 КоАП РФ. Напомним, что данной статьей предусмотрены следующие санкции: штраф в размере от 3000 до 4000 рублей на должностных лиц и в размере от 30 000 до 40 000 рублей на юридических лиц. Обратите внимание: индивидуальные предприниматели в целях применения КоАП РФ несут ответственность как должностные лица - статья 2.4 КоАП РФ.
Все сотрудники нашего салона под роспись ознакомлены с положением о выписке БСО. В нем ясно сказано, что работник обязан выдать бланк при расчете за услуги. Недавно один из служащих нарушил это правило, а штраф налагают на фирму. Правомерно ли это?
Да, все верно. В вашем случае причиной невыдачи БСО стало ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работником салона. Однако это вовсе не является достаточным основанием для освобождения от ответственности за административное правонарушение самой организации. К аналогичному выводу пришли и судьи, например, в постановлениях ФАС Поволжского округа от 13 сентября 2007 г. № А12-6020/07-С22, ФАС Северо-Западного округа от 27 сентября 2007 г. № А56-9289/2007.
Мы недавно зарегистрировали фирму и планируем оказывать населению юридические консультации. В налоговой меня предупредили, чтобы я приобрел и поставил на учет в инспекции кассу для расчетов за свои услуги. Разве я не имею права разработать собственный бланк и использовать его в своей деятельности?
Вы имеете полное право. Скорее всего, в инспекции продолжают действовать по старинке. Дело в том, что до вступления в силу постановления № 359 организации, оказывающие правовые услуги гражданам, и правда не могли применять БСО, поскольку соответствующий бланк финансовым ведомством не был разработан - письмо Минфина России от 29 января 2008 г. № 03-01-15/1-22. Однако с 21 мая 2008 года ситуация изменилась. Раз бланк для расчета по вашим услугам отсутствует и никакой другой орган пока не наделен правом такой бланк утвердить, то вы имеете полное право разработать и применить свой собственный БСО.
У нас платная автостоянка. Мы всегда использовали квитанцию за парковку автомобилей - ее утвердил Минфин России еще до 2005 года. Зная, что с 1 декабря этот бланк нельзя будет применять, мы отказались от него и разработали свой БСО. Теперь ломаем голову, правильно ли мы сделали, что стали применять свой бланк в то время, как действовал официально утвержденный БСО.
Действительно, квитанцию, утвержденную Минфином России, вы могли применять до 1 декабря 2008 года. Вы же прекратили ее использовать даже раньше. Но это не является ошибкой. В пункте 2 постановления № 359 сказано, что формы БСО, утвержденные до 11 апреля 2005 года, могут применяться до 1 декабря 2008 года. Формулировка «могут применяться» означает, что использовать бланк именно до 1 декабря 2008 года вовсе не обязательно. Стало быть, применять свой собственный бланк можно было и раньше. Однако не раньше 20 мая 2008 года - того дня, когда новое постановление № 359 вступило в силу.