Отмечу сразу, что ККТ в отдельных случаях можно не применять. В пункте 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ сказано, что при оказании услуг можно выдавать бланки строгой отчетности, а не кассовые чеки. Но тут важно учесть, что это касается только тех услуг, которые поименованы в специальном классификаторе услуг – ОКУН. Он утвержден постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163.
Самый оптимальный вариант для компаний – это составить локальный нормативный акт и закрепить в нем, что именно является продуктом компании. Иными словами, за что компания получает наличные деньги. И если услуга, которую предоставляет компания, и перечислена в ОКУН, и сформулирована в акте, то можно не беспокоиться. При проверке у налоговиков не возникнет претензий. В этом случае применение только бланков строгой отчетности правомерно.
– Гостиница с каждого клиента помимо платы за номер берет наличными залог – 5000 руб. Эти деньги являются гарантом сохранности имущества гостиницы. Если после проживания в номере все в порядке, то залог возвращают. Если нет, то деньги остаются у нас. Признается ли сумма полученного залога выручкой и как ее учитывать? – Залог однозначно выручкой не является. Выручкой эти наличные деньги могут быть признаны только тогда, когда гости действительно разобьют графин или сломают тумбочку. Но опять-таки возмещение ущерба услугой не является. А с другой стороны, этот ущерб возмещается в рамках оказания гостиничных услуг. Поэтому советую четко прописать в локальном нормативном акте, что именно компания понимает под услугой, которую она оказывает. Если же компания не хочет рисковать, то наличные деньги от клиентов можно признавать выручкой и приходовать, используя кассовый аппарат или БСО.
Недавно я проводила семинар для работников учебного заведения, в общежитии которого по субботам проводятся дискотеки. При входе на дискотеку каждый студент покупает талон на проход. Эти средства собирают только для того, чтобы расплатиться с уборщицей и диджеем. Сотрудники института поинтересовались, должны ли они оприходовать эти деньги. Конечно, должны. Ведь проведение дискотеки – это услуга для студентов. Талоны необходимо продавать с использованием ККТ. Правда, инспекторам будет сложно обнаружить это нарушение без личного посещения дискотеки.
По поводу БСО обращаю ваше внимание на постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В пункте 3 перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть в бланке. Если не будет хотя бы одного из них, налоговики могут признать документ недействительным. Поэтому при получении БСО стоит внимательно проверить наличие всех обязательных реквизитов. Иначе компании будет сложно доказать обоснованность понесенных расходов. Это может повлечь за собой соответствующие риски по налогу на прибыль и НДС.
Если же компания выдает бланки строгой отчетности, то важно отметить, что их нельзя рвать или уничтожать. Требования к БСО такие же, как и к чековой книжке. То есть все номера бланков, напечатанных в типографии, контролируются. Если бланк заполнили неверно, то на оборотной стороне пишется, что он аннулирован, ставится печать, подпись и дата.
Лучше всего прописать непосредственно в договоре с банком о лимите остатка денег в кассе, на какие конкретно цели компания планирует брать деньги с расчетного счета. Это нужно для того, чтобы банк не отказался выдавать деньги в самый неподходящий момент и не пришлось бы доказывать экономическую обоснованность и целевое назначение требуемых сумм. Также в этом договоре устанавливается и непосредственно размер лимита кассового остатка. Ведь всю выручку необходимо инкассировать, то есть сдавать в отделение банка. А в кассе может оставаться только та сумма, которая не превышает кассового лимита. Этот лимит выделяется в основном для выдачи сдачи, размена и т. д.
Компания всегда может согласовать с банком вопросы увеличения или уменьшения лимита денег в кассе. Но изменять его в одностороннем порядке не советую.
Если продукт покупает компания, то я считаю, что в чеке обязательно должен быть выделен НДС. А вот при расчетах с населением НДС в чеке можно не выделять (пункт 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ).
Поэтому при настройке кассового аппарата важно учитывать, по какой ставке НДС облагается реализуемый компанией продукт. К тому же его реализация может вообще не облагаться НДС. Этот момент принципиально важен. Дело в том, что чек ККТ часто является единственным документом, который может подтвердить понесенные расходы контрагента.
Если продукт приобретает другая компания за наличные, то необходимо выдать счет-фактуру и к ней приложить кассовый чек. По мнению Минфина России, изложенному в письме от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07, в счете-фактуре продавца должны стоять реквизиты кассового чека.
Кроме того, в чеке должен быть обязательно выделен НДС по пункту 4 статьи 168 Налогового кодекса РФ.
Позиция спорная. По кодексу сведения о платежном документе обязательно должны быть в счете-фактуре, только если были получены авансовые платежи. Это подпункт 4 пункта 5 статьи 169 НК РФ. При наличных же расчетах внесение денег и получение товаров, как правило, происходит в один день.
В идеале еще нужно выдать корешок приходного ордера. А при расчетах с населением выдается только кассовый чек. Причем в нем может не быть даже информации о товаре. Ведь содержание кассового чека компания устанавливает самостоятельно. В этом случае в дополнение к кассовому выдается товарный чек, в котором характеризуется продукт. Такой порядок выдачи чеков можно зафиксировать в локальном нормативном акте.
В обязанности главного бухгалтера входит и внезапная проверка кассы. Ее лучше проводить не единолично, а в составе комиссии. Эта проверка предполагает мгновенный пересчет всех купюр, которые есть в кассе, и протоколирование этих денег (см. образец акта ревизии наличных денежных средств). Если есть отклонения, то сначала фиксируется сам факт этого отклонения без всяких выводов. Проверка проводится только в присутствии кассира. Если он хотя бы на пять минут отлучится, компания не сможет потом доказать, что результаты проверки не фиктивны. Внезапная проверка нужна прежде всего главному бухгалтеру. Для того, чтобы проверить квалификацию кассира, его честность и порядочность.
Что касается проверок кассы, то я часто сталкиваюсь со следующей ситуацией. Компании каждый месяц проводят проверку кассы и считают ее внезапной. Но о ней, естественно, осведомлены кассиры заранее. Это неправильно.
– Мы получаем из банка валюту и выдаем ее сотрудникам под отчет. Но по бумагам приходуем ее в кассу в рублях по соответствующему курсу ЦБ РФ. Расходуем по документам тоже в рублях. Мы все правильно делаем? – Нет. Ваши действия незаконны. Нет такой нормы в законе, которая позволяла бы с валютного счета снять наличными валюту и оприходовать ее в кассу. Выдача из кассы наличной валюты, например на командировочные расходы, минуя банковский счет, – это нарушение закона (пункт 2 статьи 14 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Вашу компанию могут оштрафовать по статье 15.25 КоАП РФ. Штраф составит 3/4 от суммы незаконной валютной операции. В судах были разобраны схожие ситуации. Можно посмотреть постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 декабря 2007 г. № А33-8805/07-Ф02-9375/07, ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2007 г. по делу № А33-1126/07-Ф02-3877/07. Компания может предусмотреть выдачу иностранной валюты. Но сотрудник должен сам поехать в кассу банка и получить ее там. Но проще всего выдать из кассы рубли, а сотрудник затем сам их обменяет на валюту.
Для ведения кассовых операций предусмотрены специальные формы документов (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299).
В своей учетной политике советую закрепить, какие именно формы документов компания будет использовать в своей работе. Но лучше издать отдельный локальный нормативный акт – «Кассовая дисциплина». В нем изложить все подходы к организации работы кассы и кассира. Причем как при получении денег, так и при выдаче.
При разработке кассовой дисциплины сложности могут возникнуть в том случае, если у компании есть обособленные подразделения. Напомню, что структурное подразделение возникает в случае, если у компании есть обособленное рабочее место на срок более одного месяца, – таковы требования НК РФ. Допустим, обособленное подразделение принимает наличную выручку. В этом случае инспекция однозначно решит, что нужно зарегистрировать еще один кассовый аппарат по месту деятельности такого подразделения. При том даже, если в учредительных документах компании не поименованы ни представительство, ни филиал.
На семинарах мне часто задают вопрос, как быть с лимитом кассового остатка. Ведь банк предоставляет только один лимит на компанию. Распределить этот остаток между компанией и ее обособленными подразделениями – право организации. Порядок распределения необходимо закрепить в локальном нормативном акте о кассовой дисциплине. В какой пропорции распределять лимит кассового остатка между подразделениями компания устанавливается приказом.
– Если у каждого структурного подразделения есть свой расчетный счет в банке, то лимит кассового остатка все равно на всех один? – Нет. В этом случае каждое структурное подразделение заключает с банком договор о лимите. Информация о полученных лимитах подразделений потом поступает в головную компанию.
Теперь о том, как вести кассовую книгу, если у компании функционирует обособленное подразделение. Ведь она может быть только одна, а кассовых аппаратов несколько.
У компании нет необходимости вести единую кассовую книгу. Нужно просто прописать в учетной политике, что кассовая книга состоит из пяти разделов. Раздел А – это, например, Барнаул, раздел Б – это Иваново и т. д. В конце каждого месяца или чаще ксерокопия последнего листа кассовой книги обособленного подразделения приходит в головной офис. Такой порядок не утвержден законодательно. Каждая компания может делать так, как ей удобно. Ведь заверенные копии последних листов кассовых книг носят информационный характер. В случае если у обособленных подразделений нет своего расчетного счета, головной компании необходимо знать, превышает она кассовый лимит или нет. Это поможет избежать возможной административной ответственности за несоблюдение установленного порядка ведения кассовой книги. Порядок ведения кассовой книги при наличии структурных подразделений лучше согласовать с обслуживающим банком.
Теперь поговорим о штрафах, которые несет компания при нарушении порядка ведения кассовых операций. Тут важно помнить о статье 15.2 КоАП РФ. Оштрафовать компанию на 2000 руб. или на 3000 руб. могут только за три нарушения.
Первое – это ведение наличных расчетов с другими компаниями сверх установленных норм. Об этом сказано в указаниях Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Смысл в том, что если компания заплатит наличными по договору больше чем 100 000 руб., то ее оштрафуют. Но если компания приходует больше этой суммы, то для нее санкций никаких нет. Виноват тот, кто платит. По крайней мере судьи придерживаются именно этой позиции (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 мая 2007 г. № А05-12170/2006).
Второе опасное нарушение – это неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности. По этому пункту налоговики чаще всего предъявляют претензии. Есть действующее постановление Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16. В нем судьи разъяснили, что такое неприменение ККТ. Во-первых, это когда компания просто не выдает чеки, хотя обязана это делать. Во-вторых, это использование ККТ, которая не зарегистрирована в налоговой инспекции. В-третьих, использование кассовой техники, не включенной в государственный реестр. В-четвертых, использование кассовых аппаратов без фискальной контрольной ленты, либо с фискальной памятью в нефискальном режиме, либо с вышедшим из строя блоком памяти. В-пятых, использование кассовой машины, у которой отсутствует пломба или есть повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти. И последнее: если пробит чек, а в нем стоит сумма меньше той, что заплатил клиент. Причем напомню, что налоговикам запрещено делать контрольные закупки. Инспектор может об этом узнать только в случае, если обманутый покупатель сам сообщит об этом.
Третье нарушение – это несоблюдение порядка хранения наличных. То есть накопление в кассе сумм сверх установленных лимитов либо нарушение условий хранения (пункт 29 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18).
В частности, компания должна оборудовать кассу в изолированном помещении, обеспечить сохранность денег в кассе, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Также важно преду– смотреть определенные технические средства для проверки подлинности валюты и ее пересчета. Если этого не будет, компания не сможет взыскать с кассира сумму возможных недостач в кассе.
Теперь про накопление в кассе сверх установленных лимитов. Если у компании и ее подразделений есть самостоятельный баланс и отдельный расчетный счет, то беспокоиться не о чем. Каждое подразделение отвечает за себя. Если нет, то головная компания строго следит за обязанностью инкассировать деньги и использовать их в пределах лимита. Это написано в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 5 января 1998 г. № 14-П).
Лектор:
Сердюк Марина Матвеевна,
практикующий аудитор.