Сейчас практически во всех компаниях установлен пакет Microsoft Office, в котором есть Outlook. Практика показывает, что большинство пользуется этой программой исключительно для отправки почты. Я покажу приемы использования Microsoft Outlook 2007, которые помогут структурировать рабочие дела, узнать о планах коллег и контролировать подчиненных. Сразу отмечу: эта часть семинара посвящена азам тайм-менеджмента на Outlook.
В первую очередь расскажу, в чем в работе бухгалтера поможет «Календарь». Найти этот подраздел несложно. Обычно это вкладка в левой части интерфейса программы, которая расположена ниже той, что называется «Почта». Можно найти этот подраздел на верхней панели экрана программы в разделе «Перейти».
С помощью «Календаря» планируемые встречи и дела можно ранжировать по важности и повторяемости. Для встреч, исполнение которых назначено на заранее определенное жесткое время, я использую термин «жесткие». Например, «четверг с 15.00 до 16.00. Посещение налоговой инспекции».
Жесткие встречи в «Календаре» я обозначаю синим цветом. Принято, что синий цвет символизирует дисциплину и четкое исполнение обязательств.
Регулярные жесткие встречи имеют определенную периодичность. Например, «Совместная планерка бухгалтерии и финансовой дирекции. Каждый понедельник с 11.00 до 12.00». Удобно, что повторяющиеся встречи можно запланировать только один раз. Программа сама сделает так, что встречи будут распространены на все последующие недели.
Дела, для которых сложно или в принципе нельзя обозначить определенное время, я называю гибкими. В бухгалтерии такие задачи могут быть: «Проверка поступивших договоров на налоговые риски», «Написание учетной политики». Частое заблуждение, что гибкие задачи не имеют срока исполнения или не важны. Просто для таких задач привязка ко времени не важна: договоры можно отсмотреть и в 11.00, и в 16.00.
В гибкие задачи удобно включать и те дела, которые нужно сделать в определенное время, но на которые тратится совсем немного времени, к примеру телефонный звонок в налоговую инспекцию.
И наконец, так называемые плавающие, или бюджетируемые, задачи. Они не имеют жесткого срока для выполнения, но требуют выделения некоторого времени. Примером такой задачи может стать подготовка отчета. На него потребуется отвести 2-3 часа. Такого рода дела я помечаю зеленым цветом.
Теперь о том, как включать встречи и другие рабочие задачи в «Календарь». На экране под верхней панелью нужно зайти в подраздел «Неделя». Появится картинка, похожая на ежедневник: по вертикали дни недели, по горизонтали – часы.
Время, которое в определенный день недели планируется отвести под эти события, нужно выделить левой кнопкой мышки. Выбранный промежуток времени программа окрасит в темный цвет. В любом месте получившейся области надо кликнуть правой кнопкой мышки и во всплывающем меню выбрать «Создать встречу» (рис. 1).
Появится окно для создания встречи (рис. 2). В поле «Тема» вписывается название запланированной задачи, события или встречи. Строка ниже отведена для описания места, в котором эти дела будут решаться: «Бухгалтерия», «Переговорная на 5-м этаже», «ИФНС № 1». Для регулярных событий есть кнопка «Повторение». После ее нажатия в появившемся окне можно задать необходимую регулярность: «каждые понедельник и четверг» или «каждый квартал». В правой части панели с кнопками окна для создания встречи есть функция «Выбрать категорию». Там как раз и предстоит выбрать цвет для планируемого дела.
Созданные встречи и события удобно искать по ключевому слову. В верхней правой части экрана «Календаря» есть пустая строка. В нее надо ввести слово из названия события, к примеру «инспекция», и нажать изображение лупы справа. Программа выдаст встречи, в которых упомянуто это слово.
Встречу или событие из «Календаря» пользователь может отправить по электронной почте как оповещение для других участников. Надо нажать на кнопку «Встреча» и в появившейся строке «Кому» вписать адрес получателя. Кроме того, с помощью Microsoft Outlook 2007 руководитель может видеть у себя календари нескольких сотрудников. Для этого в компании должна быть подключена программа Microsoft Exchange. Сотрудники IT-службы помогут с ее установкой.
Есть возможность распечатать расписания, созданные в «Календаре». Вид документа можно настроить так, чтобы остались места для дополнительных пометок от руки. Такие таблицы можно брать с собой на совещания с руководством компании.
В работе с коллективом полезен подраздел «Задачи». Найти его можно в левой части экрана – там же, где «Календарь». Под надписью «Задачи» есть строка с фразой «Щелчок добавит элемент». В него вводится название той задачи, которую нужно, чтобы выполнил подчиненный. Например: «Генеральный директор: подготовить отчет по уплате налогов». Задача отобразится в общем хронологическом списке.
Если щелкнуть в этом списке на строку с названием задачи, появится окно, в которое можно внести дополнительные параметры (рис. 3). Самое важное: назначить время для выполнения поручения и выбрать цветовую категорию. Если нажать кнопку «Подробно», можно вбить количество часов, которое требуется для выполнения задачи.
Для того чтобы исполнитель узнал о приготовленном ему задании, надо нажать кнопку «Назначить задачу». После этого появляется строка «Кому», в которую вбивается электронный адрес сотрудника. Изменения, которые подчиненный вносит в появившуюся форму у себя в Outlook, будут отображаться у создателя задачи. Если руководитель хочет узнать о том, выполнено ли его поручение, то надо поставить галочку напротив фразы «Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи».
Лектор:
Глеб Алексеевич Архангельский
к. э. н., эксперт в области управления временем
генеральный директор компании «Организация времени»