Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты, налоги и взносы

Обычно компании предпочитают не связываться с компенсаций за задержку зарплаты. Ведь суммы такой компенсации часто бывают не такими уж и большими. Однако от их перечисления лучше не отказываться. Такие действия нарушают трудовое законодательство и права работника, который для защиты своих интересов может обратиться в суд или в трудовую инспекцию.

Рассмотрим, как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты, заплатить с нее налоги и отразить операцию в учете.

Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты

Чтобы определить размер компенсации, сумму долга перед сотрудником нужно умножить на 1/300 ставки рефинансирования, а затем на количество календарных дней просрочки. В результате получится минимальная компенсация, положенная работнику (ст. 236 ТК РФ). Но организация вправе выплатить сотруднику сумму и в большем размере.

Часто спрашивают, нужно ли платить компенсацию, если зарплату компания задержала не по своей вине? Например, из-за того, что на счет вовремя не поступили деньги от ключевого дебитора? Компания должна выплатить сотруднику компенсацию в любом случае. Даже при условии, что ее вины в задержке нет и она физически не имела возможности погасить долг перед работником. Это прямо сказано в статье 236 ТК РФ. Кстати, по этой же причине лучше отправлять в банк платежки для перечисления денег на зарплатные карты не в день выдачи, а заранее. Ведь банкиры, получив поручение, могут исполнить его на следующий день. А компании в результате придется выплачивать сотрудникам компенсацию за день просрочки.

Пример 1
Оклад сотрудника – 30 000 руб. Сумма, которую ему нужно выплатить за вычетом НДФЛ, составляет 26 100 руб. При этом аванс (12 000 руб.) работник должен получить 20-го числа, а остаток в 14 100 руб. – 5-го числа. Из-за финансовых трудностей компания задержала зарплату. И деньги за март сотрудник получил только 15 апреля. Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты?

Чтобы рассчитать компенсацию, бухгалтер сначала определит количество дней просрочки. Отсчет он начнет со следующего дня после окончания установленного срока выплаты, а закончит днем погашения долга. Так как 20 марта выпало на выходной, аванс нужно было выплатить 18 марта (пятницу). Получается, что выплату аванса компания задержала на 28 дней (с 19 марта по 15 апреля). Зарплату за март компания должна была выплатить 5 апреля. Поэтому опоздание с зарплатой составит 10 дней (с 6 по 15 апреля).

Сумма компенсации равна:
12 000 руб. × 11% × 1/300 × 28 дн. + 14 100 руб. × 11% × 1/300 × 10 дн. = 174,90 руб.

Как рассчитать налоги с компенсации за задержку зарплаты

Быстро сориентироваться во всех налоговых нюансах компенсации поможет таблица (ниже).

Как при расчете налогов учесть компенсацию за задержку зарплаты

НДФЛ. С процентов за задержку зарплаты можно не исчислять и не удерживать НДФЛ. Это официальная позиция чиновников, неоднократно подтвержденная ими в письмах: ФНС России от 4 июня 2013 г. ЕД-4-3/10209, Минфина России от 18 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-526. Компенсацию не нужно облагать налогом и в том случае, если по условиям трудового договора она превышает минимум, установленный законом (письмо Минфина России от 28 ноября 2008 г. № 03-04-05-01/450). Во всех разъяснениях финансового ведомства прослеживается одна и та же логика. Эта выплата предусмотрена законом. А раз так, то она не облагается налогом в силу положений пункта 3 статьи 217 НК РФ.

Но если работодатель перечислит сотруднику компенсацию больше установленного минимума и такое условие в договоре с работником прописано не будет, то с суммы превышения НДФЛ придется удержать (письмо Минфина России от 6 августа 2007 г. № 03-04-05-01/261).

Страховые взносы. По поводу страховых взносов с компенсаций компании и чиновники спорят уже давно. Минтруд России считает, что на эти выплаты организация должна начислить взносы – письмо от 6 августа 2014 г. № 17-4/В-369. Свой вывод чиновники обосновывают так. От взносов освобождены компенсации, связанные с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А проценты от невыплаченных в срок сумм – это материальная ответственность компании, а не выплата, связанная напрямую с работой сотрудника. Такого же мнения придерживается и Минздравсоцразвития России (письмо от 15 марта 2011 г. № 784-19).

Компания может легко оспорить такую позицию чиновников. Тут работодатель находится под защитой высших судей. Они считают, что проценты за задержку зарплаты – компенсация, все-таки связанная с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, поэтому взносы на нее начислять не нужно: постановление Президиума ВАС РФ от 10 декабря 2013 г. № 11031/13, определение Верховного суда РФ от 18 декабря 2014 г. № 307-КГ14-5726.

Налог на прибыль. Можно ли учесть компенсацию при исчислении налога на прибыль? По мнению Минфина России, эти затраты не считаются ни внереализационными расходами, ни расходами на оплату труда (письмо от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164). Но и в этом вопросе судьи приходят к выводу, что компания вправе учесть компенсацию или как затраты на оплату труда (постановление ФАС Московского округа от 11 марта 2009 г. № КА-А40/1267-09), или в составе внереализационных расходов (постановление ФАС Поволжского округа от 30 августа 2010 г. № А55-35672/2009).

А вот страховые взносы на компенсацию Минфин России разрешает учесть в расходах при расчете налога на прибыль. Об этом финансовое ведомство сообщило в письме от 15 марта 2011 г. № 03-03-06/1/138. В документе чиновники объясняют, что в Налоговом кодексе отсутствуют нормы, которые запрещают признать в расходах страховые взносы, начисленные на выплату.

Как компенсацию за задержку зарплаты отразить в бухучете

Чтобы начислить компенсацию, бухгалтер в день погашения долга перед сотрудником сделает проводку по дебету счета 91 субсчет «Прочие расходы» и кредиту счета 73. Подтвердит такую запись первичный документ – бухгалтерская справка-расчет.

Проценты, которые сотрудник получит за нарушение сроков, в бухучете будут расходом. А вот возможность учесть эти затраты для целей налога на прибыль является спорной. Поэтому в учете могут возникнуть разница и соответствующее постоянное налоговое обязательство.

Пример
Воспользуемся условиями примера 1. Когда компания 15 апреля оплатила сотруднику долги по зарплате, бухгалтер записал:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 26 100 руб. – выплачена зарплата сотруднику;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
– 174,90 руб. – начислена компенсация за задержку зарплаты;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 174,90 руб. – выплачена компенсация.

Руководствуясь позицией ВАС РФ, компания не стала начислять страховые взносы на выплату. А в налоговом учете не включила ее в расходы. Возникло постоянное налоговое обязательство:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 34,98 руб. (174,90 руб. × 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.