Сегодня я расскажу об изменениях в порядке представления сведений о доходах физлиц в 2011 году и о размерах стандартных налоговых вычетов на детей. Новый порядок работы с НДФЛ.
Начнем с порядка представления сведений о доходах физлиц в налоговые инспекции за 2011 год. Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ внесены изменения в статью 230 НК РФ. Теперь ФНС России утверждает не только сами формы и форматы сведений о доходах физлиц и суммах начисленного, исчисленного и перечисленного за истекший год НДФЛ. Налоговая служба также утверждает и порядок представления этих сведений. Эти изменения вступили в силу с 1 января 2011 года и применяются в отношении доходов, которые были получены работниками в 2011 году. Также ФНС России утверждает и порядок представления сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ. Итак, налоговые агенты в 2012 году будут представлять сведения о доходах физлиц за 2011 год уже в соответствии с правилами, которые разработала налоговая служба. Они утверждены приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Теперь Порядок представления носит обязательный характер для налоговых агентов.
Как известно, сведения о доходах сдаются не позднее 1 апреля. Но последний день сдачи справок 2-НДФЛ за 2011 год – 2 апреля 2012 года (правильный ответ на вопрос № 1 теста – а. – Примеч. ред.). Это понедельник. 1 апреля выпадает на выходной, поэтому срок переносится на следующий рабочий день. Основание – статья 6.1 НК РФ.
Можно выделить несколько проблем, которые раньше существовали при передаче сведений о доходах физлиц.
Во-первых, нередко нарушались сроки представления справок по форме 2-НДФЛ – как по вине налоговых агентов, так и по вине налоговых инспекций. Дело в том, что существовала плохая обратная связь по подтверждению приема сведений. Неоднозначность определения факта получения инспекцией сведений создавала спорные ситуации. И порой добросовестные налоговые агенты оказывались в положении нарушителей. Отсутствие ответа от инспекции об успешном получении сведений приводило порою к судебным разбирательствам.
В числе существовавших проблем можно назвать периодические нарушения форматов данных и ошибки при работе с криптографическими средствами и ЭЦП. Немало было сбоев при передаче данных.
Цель нового Порядка – устранить эти проблемы и упорядочить процедуру подачи в налоговую инспекцию сведений о доходах физлиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ. Причем как на электронных или бумажных носителях, так и по телекоммуникационным каналам связи. В Порядке описана не только сама процедура представления сведений, но также определено, какие сведения считаются принятыми. Это очень важное нововведение.
Кроме того, Порядок изменил формы реестра сведений о доходах физлиц и протокола приема сведений. Из реестра убрана лишняя информация, что облегчит процесс его заполнения. Теперь реестр содержит только три графы: номер справки, Ф.И.О. налогоплательщика и дата его рождения. Раньше в реестр необходимо было вносить общую сумму дохода и налога.
В реестр и протокол добавлены код ОКАТО и признак представленных сведений – цифра «1» или «2». При представлении сведений о доходах физлиц надо ставить признак «1». При сообщении о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ – «2».
Очень важно при представлении сведений в электронном виде соблюдать требования к формированию файлов. Первый момент – количество представленных налоговым агентом в инспекцию сведений в одном файле не должно превышать 3000 документов. Если количество документов больше, компания должна сформировать несколько файлов.
Второй важный момент – по каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл. В одном сформированном файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов. Это ИНН налогового агента, КПП, ОКАТО, отчетный год и признак представленных сведений. Файлы, при формировании которых не будут учтены все эти реквизиты, инспекция не примет.
Если налоговый агент допускает ошибку при заполнении сведений, то он может ее исправить, представив новую справку о доходах физлиц. При этом надо поставить номер старой справки и дату составления новой. Таким образом, при необходимости уточнения сведений представлять надо только те данные, которые скорректированы. Весь файл представлять не нужно.
Отдельно хотелось бы сказать про компании, которые ликвидированы или реорганизованы до окончания налогового периода. В силу статьи 55 НК РФ периодом, за который такие компании должны представлять сведения, является момент от начала года до завершения ее ликвидации или реорганизации.
Обязанность налоговых агентов представлять сведения в свою налоговую инспекцию связана с обязанностью уплачивать налог, исчисленный и удержанный с налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты.
В отношении работников головного офиса компании сведения представляются в инспекцию по местонахождению. А по сотрудникам обособленных подразделений сведения нужно сдавать в местные налоговые инспекции. Подчеркиваю, что представлять сведения в отношении работников обособленного подразделения в налоговую инспекцию по местонахождению головного офиса не требуется. То есть сведения по этим работникам сдаются только в одну инспекцию и дублировать их не нужно.
Если доходы работникам обособленного подразделения выплачивает головная организация, сведения представляются этой организацией по месту учета подразделения. В этой ситуации очень важно правильно заполнить сами формы сведений.
При заполнении справок о доходах, полученных работниками от обособленного подразделения, прописывается ИНН головной организации, а КПП и ОКАТО – по месту ее учета по обособленному подразделению.
Новый порядок работы с НДФЛ . На сегодняшний день существует три способа представления сведений о доходах физлиц в инспекцию: на бумаге, на электронных носителях, в электронном виде по ТКС. Сведения налоговый агент может представить лично или через уполномоченного представителя при наличии доверенности. Сведения на бумаге или электронном носителе можно отправить по почте с описью вложения* (Правильный ответ на вопрос № 2 теста – а. – Примеч. ред.). Если по почте отправляются электронные носители, сопроводительные реестры в двух экземплярах надо обязательно подготовить на бумаге. Реестры надо готовить для каждого файла. То есть, например, для трех файлов – шесть реестров. Каждый налоговый агент вправе выбрать для себя, как именно сдавать сведения. Исключение составляет только способ представления на бумаге. Им могут пользоваться компании, у которых численность физических лиц, получивших доход, составляет не более 10 человек. Это предусмотрено в пункте 2 статьи 230 НК РФ уже для сведений за 2011 год. Поправки внесены Федеральным законом от 18 июля 2011 г. № 227-ФЗ. До внесения изменений в статью 230 НК РФ компании могли представлять сведения на бумажных носителях в исключительных случаях с учетом специфики их деятельности или местонахождения. Сведения на электронных носителях представляются в инспекцию в виде файлов по утвержденному формату на CD-дисках, DVD-дисках, дискетах, устройствах flash-памяти. Компания сама выбирает вид носителя из перечисленных. Датой представления сведений будет одна из следующих дат в зависимости от типа отправки: дата фактического представления в инспекцию или отправки по почте или дата, зафиксированная в подтверждении спецоператора или ИФНС.
При сдаче справок и реестров в инспекцию лично налоговым агентом или его представителем сотрудник инспекции обязательно проверит сведения. Инспектор посмотрит справки по форме 2-НДФЛ на предмет наличия в них: наименования налогового агента, ИНН, КПП, ОКАТО, данных о физическом лице – Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес постоянного места жительства и дата рождения. Проверит также данные о доходах и НДФЛ: месяц, код дохода, сумму дохода, общую сумму дохода, налоговую базу, сумму исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Также в инспекции посмотрят, есть ли в сведениях исправления.
Представленными будут считаться сведения, которые прошли такой контроль заполнения. Сведения, не прошедшие контроль, будут изыматься из пакета документов как ошибочные и возвращаться налоговому агенту или его представителю. Из реестра эти сведения будут вычеркнуты.
По итогам контроля инспектор подготовит в двух экземплярах «Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 2011 год на бумажных носителях». Один экземпляр выдадут налоговому агенту или его представителю. Также выдадут один экземпляр реестра. Если же сведения отправлены по почте, протокол и реестр вышлют тоже по почте. Протокол приема будет подтверждать факт представления сведений на бумаге.
Спрашивает Оксана Иванова, заместитель главного бухгалтера(г. Екатеринбург):
– Ошибочно были сданы справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию другого субъекта РФ через телекоммуникационные каналы связи. Но ИНН, КПП и ОКАТО мы там прописали верно, по месту регистрации компании. В той инспекции отчетность приняли, ошибок не обнаружили. Считается ли, что мы не сдали сведения или же сдали их с нарушением срока?
Отвечает Николай Стельмах, советник государственной гражданскойслужбы РФ 3-го класса:
Прошу запомнить: при представлении сведений на электронных носителях или через ТКС дублировать их на бумаге не надо. Даже если инспекция настаивает, такой обязанности у налогового агента нет.
Прием сведений на электронных носителях производится сотрудником инспекции также в присутствии налогового агента или его представителя. В этом случае допускается корректировка адреса в соответствии с использованным справочником адресов. То есть если налоговый агент допустит ошибку в адресе, программа автоматически ее исправит. Это будет зафиксировано в протоколе приема сведений.
Расскажу, что нового здесь внес Порядок. Представленными будут считаться только те сведения, которые прошли форматный контроль. Это проверка соответствия формату, который утверждается к форме 2-НДФЛ. Важно понимать, что форматный контроль не включает в себя проверку корректности информации, которую представляет налоговый агент. Логического контроля нет. До введения нового Порядка сведения проходили форматно-логический контроль на стадии представления.
Результаты форматного контроля отражаются в «Протоколе приема сведений о доходах физических лиц за 2011 год в электронном виде». Этот протокол оформляется в двух экземплярах. Один из них вместе с реестром выдадут на руки налоговому агенту или его представителю. Или же отправят по почте, если электронный носитель поступил в ИФНС таким способом.
Если сведения сформированы не в соответствии с форматом, электронный носитель вернут налоговому агенту или его представителю вместе с протоколом приема. В нем будет описание ошибок форматного контроля для того, чтобы данные были подготовлены повторно.
Сведения в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи представляются налоговыми агентами в ИФНС через спецоператора, который обеспечивает обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС.
Крупнейшие налоговые агенты представляют сведения через спецоператора или на основании договоров, заключенных с межрегиональными ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам, непосредственно в инспекцию.
При представлении сведений по ТКС инспекция передает компании извещение о получении электронного документа. Оно подтверждает факт получения отчетов. Это сообщение формирует сама инспекция и заверяет его квалифицированной электронной подписью.
В течение десяти дней с даты отправки сведений ИФНС направляет в адрес компании реестр в электронном виде и «Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде». Представленными считаются те сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в реестре, который сформировала налоговая инспекция.
Теперь несколько слов о представлении сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ. Сообщения подаются отдельно от сведений о доходах физлиц: за 2011 год их надо представить не позднее 31 января 2012 года в порядке, аналогичном представлению справок о доходах.
Сообщения представляются в виде справки 2-НДФЛ, но при этом надо прописать в реестре признак «2». За головной офис и каждое обособленное подразделение сообщения также представляются отдельно друг от друга. Представление справки по форме 2-НДФЛ в связи с невозможностью удержания налога не освобождает компанию от представления отчетности по налогу в целом по компании.
Поговорим напоследок о грядущих изменениях в статье 218 НК РФ. Президент подписал Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. № 330-ФЗ.
Новый закон с 2012 года отменяет стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. Вместе с этим увеличиваются стандартные налоговые вычеты для тех, у кого есть дети. Таким образом, изменится размер стандартного налогового вычета за каждый месяц налогового периода, который распространяется на родителя, супруга родителя, усыновителя, опекуна, попечителя, приемного родителя, супруга приемного родителя.
С 1 января по 31 декабря 2011 года включительно стандартный налоговый вычет на первого и второго ребенка составит 1000 руб., с 1 января 2012 года размер этого вычета вырастет до 1400 руб.
Кроме того, на третьего и каждого последующего ребенка размер вычета составит 3000 руб. Это также будет касаться детей-инвалидов до 18 лет и инвалидов I или II группы до 24 лет, если они являются студентами дневных отделений, аспирантами, ординаторами и интернами. Данное изменение будет распространяться на правоотношения, возникшие с 1 января 2011 года.