Бухгалтерам сейчас приходится все больше разбираться в информационных технологиях: нас активно переводят на электронную отчетность не только налоговые инспекции, но и внебюджетные фонды. Информацию о контрагентах мы собираем в Интернете, а учет ведем в автоматизированных системах. Даже квалификацию многие стали повышать через Интернет. Замена привычных бумажных билетов на самолеты и поезда на электронные, или, как их еще называют, e-ticket, полностью вписывается в эту тенденцию.
Такие изменения логичны: электронный билет невозможно забыть или потерять, а значит, планы не будут сорваны в последний момент и пассажир попадет по месту назначения. Электронные билеты удобнее для пассажиров, их не надо выкупать в кассе. Но есть и минус: современный уровень бухгалтерского и налогового учета не всегда позволяет учитывать электронные документы для подтверждения расходов в целях налога на прибыль. То есть в этой области опять складывается классическая ситуация: удобно всем, кроме бухгалтера. Поэтому большую часть своего семинара я посвящу электронным билетам. Расходы на проезд по электронным билетам.
E-ticket – это электронный документ, удостоверяющий договор перевозки между пассажиром и перевозчиком. По своей сути электронный билет, в отличие от бумажного аналога, является цифровой записью в базе данных перевозчика.
Бронирование электронных билетов может осуществляться через операторов, интернет-системы бронирования, а также на сайтах перевозчиков и агентств.
Оплатить e-ticket можно традиционным способом – через кассу наличными деньгами или более современным путем, воспользовавшись электронными системами платежей.
Таким образом, электронный билет существует в бездокументарной форме. Следовательно, не возникает непосредственно самого «билета», то есть материального носителя информации, сообщающего всем заинтересованным лицам о заключении договора перевозки.
Для принятия расходов в целях налогообложения прибыли необходимо, чтобы они были экономически обоснованны и подтверждены документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). На экономической обоснованности командировочных расходов, и покупки билетов на поезд или самолет в частности, мы сейчас останавливаться не будем. А вот проблема документального подтверждения как раз и является темой нашего сегодняшнего семинара. Ведь, как уже было сказано выше, электронный билет имеет бездокументарную форму. Попросту говоря, документа нет. Следовательно, если компания приобретает своим сотрудникам электронные билеты, то выполнить требование статьи 252 НК РФ и принять эти расходы в целях налогообложения прибыли бухгалтер на первый взгляд не сможет. Напрашивающийся ответ не приобретать электронные билеты не годится: практически все перевозчики полностью перешли на бездокументарную форму оформления документов на проезд. И как поступать в сложившейся ситуации?
Минфин предлагает выход. На самом деле ситуация с подтверждением расходов на приобретение электронных билетов не выглядит так уж безрадостно. Чиновники финансового ведомства дали на этот счет разъяснения. Минфин России в письмах от 13 декабря 2010 г. № 03-03-06/4/123, от 26 октября 2010 г. № 03-03-07/35, от 16 августа 2010 г. № 03-03-07/27, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384 предлагает бухгалтерам способ подтверждения расходов на приобретение электронных билетов.
Давайте я подведу к общему знаменателю смысл этих разъяснений. Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме, оправдательным документом является сформированная автоматизированной системой маршрут/квитанция. Для железнодорожного билета – это контрольный купон. Далее я остановлюсь подробнее на этих документах.
Приказ Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 устанавливает форму электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации. Пункт 2 этого документа определяет маршрут/квитанцию электронного пассажирского билета и багажную квитанцию, то есть выписку из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, в качестве документа строгой отчетности.
Таким образом, компании могут применять этот документ при расчете наличными или при использовании платежных карт без использования ККТ и выдачи кассового чека. Следовательно, распечатки маршрут/квитанции электронного билета достаточно для того, чтобы подтвердить расходы на перелет для целей налогового учета.
Но кроме стоимости электронного билета для принятия расходов в целях налогообложения прибыли надо еще подтвердить факт перелета. Для этого лучше потребовать от командированного работника сохранить посадочные талоны на рейсы туда и обратно, а по возвращении сдать их в бухгалтерию.
Форма электронного железнодорожного билета установлена приказом Минтранса России от 31 августа 2011 г. № 228. Он предусматривает новую форму этого проездного документа. Теперь у железнодорожного билета есть контрольный купон. Контрольно-кассовый чек больше не требуется. Эти правила действуют с 1 января 2012 года.
Раньше действовал приказ Минтранса России от 23 июля 2007 г. № 102. В соответствии с ним билет должен был выписываться либо на БСО, либо к нему должен был прилагаться чек. Бухгалтерам на первый взгляд в этой ситуации было не обойтись без кассового чека или непосредственно бумажного билета. Но Минфин предложил следующее решение проблемы. Расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть приняты в уменьшение базы по налогу на прибыль, даже если они подтверждены только косвенно. Следовательно, можно использовать посадочные талоны при условии наличия других необходимых для оформления командировки документов: приказа о направлении сотрудника в командировку, первичных документов, подтверждающих его проживание по месту командировки, и т. д.
Но сейчас такие вопросы относительно билетов на поездки по ж/д, совершенные после 1 января 2012 года, решены. У РЖД теперь в автоматизированной системе управления хранится информация о поездках. Из нее делается выписка – контрольный купон. Он приравнен к бланку строгой отчетности. Контрольный купон при железнодорожных перевозках – это по сути то же самое, что маршрут/квитанция при полетах на самолете.
Итак, как я уже сказала, для того чтобы подтвердить расходы на приобретение электронного билета на самолет, бухгалтеру необходимо иметь два документа: распечатку маршрут/квитанции, где указана стоимость перелета, и посадочный талон. Это подтверждает Минфин России в письме от 7 июня 2011 г. № 03-03-07/20.
Потерять маршрут/квитанцию сложно, так как перевозчик высылает ее на электронную почту компании-покупателя, и бухгалтер может распечатать ее столько раз, сколько ему нужно. Сложнее с посадочным талоном. Он выдается непосредственно перед отбытием из места назначения в руки пассажиру и в единственном экземпляре. Учитывая человеческий фактор, естественно, посадочный талон может быть утерян. Обратите внимание, что восстановить посадочный талон фактически невозможно.
Но даже в случае утери посадочного талона компания сможет подтвердить расходы на приобретение электронного билета в целях налогообложения прибыли. Во-первых, по утверждению Минфина России, высказанному в письме от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384, такие расходы могут быть подтверждены косвенно. То есть если у компании имеется подтверждение пребывания сотрудника в командировке (подписанное командировочное удостоверение, счет из гостиницы и т. д.), то факт проезда подтвержден. Ведь работник прибыл по месту командировки, следовательно, как-то он туда попал. Стоимость и реальность расходов на покупку электронного билета в свою очередь подтверждает его распечатка. Во-вторых, пассажир всегда может потребовать у компании-перевозчика архивную справку, в которой содержится информация о его Ф.И.О., номере рейса, направлении следования, дате отбытия и стоимости билета. Такой совет дал Минфин России в письме от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168. Таким образом, факт перелета будет подтвержден этим документом и без наличия посадочного талона.
Наряду с подтверждением расходов на электронный билет, в случае утери работником посадочного талона могут возникнуть проблемы и с НДФЛ, так как при желании стоимость билета налоговики смогут рассматривать как доход работника. Но судя по письму Минфина России от 21 марта 2011 г. № 03-04-06/6-49, такого желания у чиновников нет. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ от обложения НДФЛ освобождаются суммы компенсации командировочных расходов работника, если имеется их надлежащее документальное подтверждение. По мнению Минфина России, для этого достаточно распечатки электронного билета, а посадочного талона не требуется. Его утрата на исчисление НДФЛ влиять не может.
Одним из основных требований к документам, подтверждающим расходы, является их соответствие действующему законодательству РФ. В частности, в целях бухучета оформление фактов хозяйственной деятельности должно вестись на русском языке. Например, согласно пункту 9 Положения по ведению бухучета (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. – Примеч. ред.), первичные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Но Минфин России письмом от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6 существенно упрощает бухгалтерам задачу. По мнению чиновников, в ситуации с электронными билетами можно перевести только те данные из документа, которые необходимы для непосредственного подтверждения расходов на его приобретение: Ф.И.О. пассажира, номер рейса, направление следования, дата вылета, стоимость билета. А ту информацию, которая не имеет прямого отношения к подтверждению расходов, то есть условия применения тарифов, правила авиаперевозки, переводить не нужно.
Но приведенный выше способ существует для осторожных бухгалтеров. Для остальных есть два письма ФНС России– от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983 и от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@, которые расширили и дополнили позицию Минфина, разрешив информацию, содержащуюся в электронных билетах, совсем на русский язык не переводить. Руководствовалось налоговое ведомство в этом случае следующей логикой. Электронные билеты имеют унифицированную международную форму. Ф.И.О. пассажира указываются в них набором букв с использованием латиницы способом транслитерации букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы. Месяц даты отправления рейса, наименования и коды аэропортов, код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Следовательно, информация, содержащаяся в электронных билетах, носит формализованный характер и для подтверждения расходов перевода не требует.
О лекторе
Елена Юрьевна Сафарова, руководитель отдела правового консалтинга и судебных споров ЗАО «ЦБА». В настоящее время – консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.